Czy skany faktur mogą być podstawą wpisów do KPiR?

Faktury elektroniczne znajdują się w powszechnym użyciu w Polsce i są traktowane na równi z fakturami tradycyjnymi, papierowymi przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej. Niemniej jednak, w zakresie pojęcia faktury elektronicznej nie mieści się skan faktury papierowej. Czy zatem taki dokument przesłany do kontrahenta będzie podstawą ujęcia kosztów w podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?

Koszt uzyskania przychodów w przepisach ustawowych

Wykładnią przepisów dotyczących ujmowania danych wydatków w gronie kosztów uzyskania przychodów, jest ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 22 ust. 1 wskazuje, że:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Dodatkowo, aby uznać poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek za koszt uzyskania przychodów, czyli za koszt podatkowy, musi on być prawidłowo udokumentowany i nie objęty wykazem wymienionym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dla biur rachunkowych bardzo istotną kwestią jest to, jak prawidłowo dokumentować wydatki zaliczane w KPiR do kosztów uzyskania przychodów. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów określa w § 30 ust. 1, że:

„W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 20 ust. 2, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.”

Akceptowalne dokumenty

Biura rachunkowe będą dokonywały wpisów w podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów na podstawie przekazanych przez przedsiębiorcę prawidłowych i rzetelnych dokumentów, akceptowalnych na mocy podpisanej umowy o świadczenie usług księgowych. Do dokumentów tych wlicza się przede wszystkim faktury. Rozporządzenie Ministra Finansów określa, że podstawą dokonywania wpisów w KPiR mogą być (art. 12 pkt. 1b):

„1b) dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów), zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów,
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
e) podpis osoby sporządzającej dokument.”

Dodatkowo, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wskazuje, że podatnik zobowiązany jest do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jeśli takie warunki spełnia skan faktury, może być on podstawą dokonania wpisu w KPiR. Autentyczność określa, że należy być pewnym co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei, integralność treści oznacza, że przesłany dokument zapewnia, że na fakturze nie zmieniono danych, które dokument ten powinien zawierać.