Jak przeliczać kwoty w walutach obcych w księgowości?

W wielu przypadkach podczas realizacji transakcji handlowych o charakterze międzynarodowym możemy spotkać się z sytuacją, w której księgując fakturę zaistnieje konieczność przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na złote. Jaki kurs powinno się wówczas zastosować, aby księgowanie było realizowane poprawnie?

Jaki kurs zastosować?

Według obowiązujących przepisów prawa, przeliczenia kwot wyrażonych w walutach obcych w 2013 roku dokonuje się według średniego kursu danej waluty obcej, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Alternatywną możliwością jest przeliczanie tych samych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny, na ostatni dzień poprzedzający powstanie obowiązku podatkowego. W tym drugim przypadku księgowy musi dokonać dwukrotnego przeliczenia, ponieważ najpierw kurs waluty obcej przelicza się na euro, a później z euro na złotówki.

Nowe zasady wystawiania faktur VAT 2014 a przeliczenie kursu walutowego

W 2014 roku zmienią się zasady wystawiania faktur VAT, które jednocześnie wywołają zmiany w zakresie przeliczania kwot wyrażonych w walutach obcych, umieszczonych na fakturach, na złote. Dzieje się tak dlatego, że data dostawy na fakturze będzie różniła się od daty jej wystawienia. Zawsze jednak w księgowości w zastosowaniu powinien być kurs waluty obcej ogłoszony przez NBP na dzień poprzedzający dzień dostawy.

W przypadku faktur zbiorczych, księgowy powinien dokonać osobno przeliczenia kursu walutowego dla każdej transakcji. Dla faktur wystawianych w związku z dostawą realizowaną w systemie wysyłkowym, obowiązek podatkowy powstaje z datą otrzymania towaru przez nabywcę, czyli właściwym kursem dla przeliczenia kwoty wyrażonej w walucie obcej na złotówki będzie średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień otrzymania towaru przez nabywcę.

Jeśli chodzi o usługi i dostawy z następującymi kolejno po sobie terminami płatności lub w odniesieniu do podobnych rozliczeń, obowiązek podatkowy powstaje wraz z upływem każdego okresu, którego termin płatności dotyczy. Dlatego też przy przeliczaniu kursu walutowego dla kwot wyrażonych w walutach obcych należy wziąć pod uwagę odpowiednią wartość waluty jednorazowo, na dzień poprzedzający termin zakończenia całego okresu rozliczeń.

Możliwe jest, że podatnik wystawi fakturę VAT przed dniem powstania obowiązku podatkowego, a kwota widniejąca na fakturze będzie wyrażona w walucie obcej. W takim przypadku przeliczenia na złote dokonuje się według średniego kursu danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

Przeliczenia walutowe w wewnątrzwspólnotowym obrocie towarowym

Dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru data wystawienia faktury VAT przez kontrahenta będzie właściwa dla ustalenia obowiązku podatkowego. Dzień poprzedzający datę wystawienia dokumentu będzie odpowiedni dla ustalenia właściwego kursu waluty obcej. Z inną sytuacją będziemy mieli do czynienia, jeśli umowy z zagranicznymi kontrahentami ustalają z góry kurs walutowy i to on musi być każdorazowo wykorzystywany do dokonywania przeliczenia kwoty w walucie obcej na złotówki.