Kilometrówka w działalności jednoosobowej i w spółce

Większość wydatków przedsiębiorcy, związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, można rozliczyć w ramach kosztów podatkowych, o ile firma rozlicza się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych, według skali podatkowej lub podatku liniowego. W ramach kosztów uzyskania przychodów można rozliczyć wydatki związane z wykorzystaniem prywatnego samochodu do celów prowadzenia działalności gospodarczej, za pośrednictwem tzw. kilometrówki. Jak ją rozliczyć w działalności jednoosobowej, a jak w spółce?

Czym jest kilometrówka?

Tzw. kilometrówka to sposób wyliczania limitu kosztów związanych z pojazdem, które możliwe są do rozliczenia w ramach kosztów podatkowych, za dany okres. W każdym roku podatkowym stawki kilometrówki są inne. Na rok 2014 przedstawiają się następująco:
• 0,5214 zł/1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika nie przekraczającej 900 cm3,
• 0,8358 zł/1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3,
• 0,2302 zł/1 km dla motocykli i 0,1382 zł/1 km dla motorowerów.

Kilometrówkę do celów rozliczenia wydatków związanych z użytkowaniem samochodu prowadzi się w przypadku samochodu prywatnego i użyczonego, jaki wykorzystywany jest do celów firmowych. Do obliczenia kilometrówki, czyli limitu odliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na transport, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, w której zapisuje się trasy przebyte na cele związane z prowadzoną działalnością. Kilometrówkę wylicza się w taki sposób, że mnoży się liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę ustaloną przez Ministerstwo Finansów.

Kilometrówka – osoby fizyczne i prawne

Nieco w inny sposób kilometrówka obowiązuje w przypadku osób fizycznych, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a inaczej przy osobach prawnych.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mogą uwzględnić pewnych kosztów w kosztach podatkowych

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika — w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.”

Z kolei w spółkach, u osób prawnych, zastosowanie w kilometrówce ma art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Wskazuje się w nim, że:

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.”

Kilometrówka dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i wykorzystujących do celów firmowych samochód prywatny jest ograniczona w bardziej restrykcyjny sposób niż przy spółkach. Ograniczenie dotyczy nie tylko wykorzystywania w firmie samochodów należących do innych podmiotów, ale także stanowiących własność przedsiębiorcy, jeżeli nie zostały one uznane za środki trwałe przedsiębiorstwa.