Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmieniło sposób, w jaki przedsiębiorcy muszą myśleć o datach na fakturach. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT datą wystawienia faktury w KSeF jest dzień faktycznego przesłania jej do systemu, a nie dzień sporządzenia dokumentu. Rozróżnienie to, choć pozornie techniczne, ma konkretne skutki prawne i podatkowe. Przedsiębiorcy, którzy nie rozumieją tej zasady, narażają się na rozbieżności w ewidencji VAT i problemy podczas kontroli skarbowej.
Data faktury w KSeF. Podstawowe zasady
Jeśli wystawca faktury wygeneruje dokument w poniedziałek, ale prześle go do systemu we wtorek, to datą wystawienia jest data przesłania do KSeF, czyli wtorek.
System KSeF automatycznie przyjmuje dzień wysyłki jako oficjalną datę wystawienia – nawet jeśli w polu P_1 widnieje data wcześniejsza. Datę wystawienia dokumentu potwierdza Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO), które stanowi jedyny miarodajny dowód wystawienia faktury w rozumieniu przepisów. Dlatego data wskazana w polu P_1 musi zgadzać się z datą przesłania faktury – rozbieżność między nimi skutkuje odrzuceniem dokumentu przez system.
Data sprzedaży a data wystawienia – różnica w Krajowym Systemie e-Faktur
Wielu przedsiębiorców myli datę wystawienia faktury z datą sprzedaży. To poważny błąd, który może zaburzyć rozliczenia podatkowe. Przez datę sprzedaży rozumie się moment dostawy towaru lub wykonania usługi. Data wystawienia faktury to dzień, w którym dokument trafił do KSeF. Obie daty bardzo często będą się różnić. Moment powstania obowiązku podatkowego wiąże się z dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a nie z wystawieniem faktury – KSeF tej zasady nie zmienia, ale wprowadza nowe oznaczenia, które wpływają na interpretację dat na fakturze.
| Warto wiedzieć Wyobraźmy sobie firmę, która wykonuje usługę 28. dnia miesiąca, wystawia fakturę 30. dnia, a wysyła ją do KSeF 2. dnia kolejnego miesiąca. Mamy wówczas do czynienia z trzema różnymi datami, z których każda pełni inną funkcję: data dostawy towaru lub wykonania usługi decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego; data przesłania jej do KSeF decyduje o formalnym istnieniu dokumentu w obrocie; data wskazana przez podatnika musi zaś odpowiadać tej ostatniej, inaczej faktura zostanie odrzucona przez system. |
KSeF a data otrzymania faktury przez nabywcę
W Krajowym Systemie e-Faktur datą otrzymania dokumentu nie jest moment pobrania dokumentu z systemu. Faktura jest uznana za otrzymaną wtedy, gdy KSeF przydziela jej unikalny numer. Jest to zdarzenie czysto systemowe, niezależne od działań nabywcy. Prawo do odliczenia VAT po stronie kupującego wiąże się zatem bezpośrednio z momentem otrzymania faktury, a w realiach KSeF oznacza to właśnie moment nadania numeru KSeF.
Przesłanie faktury do KSeF jest działaniem po stronie wystawcy faktury. Nadanie numeru to zdarzenie systemowe, które wyznacza moment otrzymania faktury przez nabywcę. Z tego powodu data wystawienia faktury w KSeF i data jej otrzymania mogą przypadać na różne dni. Różnica ta jest zazwyczaj jednodniowa i w pełni zgodna z przepisami, niemniej jej ignorowanie prowadzi do błędów w ewidencji podatkowej po stronie nabywcy.
Jak Krajowy System e-Faktur wpływa na obowiązek podatkowy i prawo do odliczenia VAT?
Generalnie, jeśli chodzi o ewidencję VAT, w związku z wprowadzeniem KSeF zmienia się niewiele. Po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy nadal powstaje w chwili dostawy towaru lub wykonania usługi. Wystawienie lub przesłanie faktury do KSeF nie zmienia tej zasady. Wystawca musi zadbać o to, by faktura do systemu trafiła w ustawowym terminie, najczęściej najpóźniej następnego dnia roboczego po transakcji.
Nieco inaczej wygląda to po stronie nabywcy. Prawo do odliczenia VAT jest bowiem powiązane z chwilą nadania numeru KSeF. System automatycznie i precyzyjnie wskazuje moment, od którego nabywca może odliczyć VAT. Nie jest to już kwestia uznaniowa ani zależna od daty wydruku. Krajowy System e-Faktur wprowadza weryfikowalne znaczniki czasu, co upraszcza dokumentowanie rozliczeń, ale wymaga od przedsiębiorców większej dyscypliny i świadomości prawnej.
Tryb offline w Krajowym Systemie e-Faktur
Wystawienie faktury w KSeF w trybie offline rządzi się innymi zasadami. Faktura, którą podatnik wystawił poza systemem, musi zostać do niego przesłana niezwłocznie po ustąpieniu przeszkody. Można zrobić to najpóźniej następnego dnia roboczego po przywróceniu dostępu. W trybie online fakturę uznaje się za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru KSeF. W trybie offline moment otrzymania faktury przez nabywcę można wyznaczyć inaczej. Regulują to przepisy szczegółowe.
| Warto wiedzieć Obsługa KSeF w trybie offline wymaga starannego dokumentowania wszystkich zdarzeń: kiedy faktura została wystawiona poza systemem, kiedy awaria KSeF ustąpiła i kiedy dokument trafił ostatecznie do systemu. Wszelkie rozbieżności mogą skutkować kwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę lub problemami po stronie sprzedawcy. |
Jak nie popełniać błędów w codziennej pracy z Krajowym Systemem e-Faktur?
W dobie KSeF pytania o poprawne stosowanie dat pojawiają się w każdym biurze rachunkowym. Jeśli data w polu P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysłania faktury do KSeF, datą wystawienia faktury jest data przesłania do KSeF i to ją potwierdza UPO. Jeśli natomiast data wskazana przez podatnika jest późniejsza niż dzień wysyłki, dokument zostanie przez system odrzucony.
