Emil Zelma
Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko sprzedaż produktów czy zarządzanie personelem. Ważne jest również spełnianie wymogów dotyczących np. dokumentowania każdej transakcji. Należy robić to w sposób zgodny z przepisami prawa podatkowego. W określonych sytuacjach niezbędny jest duplikat faktury. Kiedy wystawić duplikat, by było to zgodne z przepisami? Jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony duplikat faktury?
Spis treści
ukryj
Czym jest duplikat faktury? Podstawowe informacje
Czym jest duplikat faktury? Definicja jest prosta: określa się tak ponownie wystawioną fakturę, która odwzorowuje dokument pierwotny. Możliwość wystawienia duplikatu faktury przewiduje się w ramach art. 106l ustawy o VAT.
„1. W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:
1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2) nabywca […] wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.
2. Faktura wystawiona ponownie:
1) zawiera datę wystawienia;
2) może zawierać wyraz „DUPLIKAT”
A zatem, zasada jest prosta. Jeżeli faktura pierwotna zaginie, ulegnie zniszczeniu bądź np. w związku z pomyłką na poczcie dokument nie dotarł do odbiorcy, należy wystawić duplikat.
| Ważne Przedsiębiorca ma prawo wystawić duplikat nie tylko dla standardowej faktury VAT, ale także dla faktur zwolnionych z tego podatku oraz rachunków. |
Jak wygląda duplikat? Duplikat a oryginalna faktura
Jakie elementy powinien zawierać duplikat? To proste: musi on zawierać te same dane, które znajdowały się na dokumencie pierwotnym, w tym m.in. informacje na temat:
- kontrahentów (nazwa przedsiębiorstwa, adres),
- ilości oraz wartości towaru,
- kwoty podatku,
- terminu płatności.
Tym, co różni duplikat od pierwotnej faktury, jest data wystawienia dokumentu. W przypadku duplikatu powinna być to data wygenerowania duplikatu.
| Ważne Na duplikacie można zamieścić oznaczenie o treści „DUPLIKAT” (nie ma jednak takiego obowiązku). Jest to działanie zalecane, które pomaga odróżnić oryginał od duplikatu. Znacząco ułatwia to pracę księgowego. |
Duplikat faktury VAT. Jak zaksięgować?
Jak zaksięgować duplikat w systemie księgowym? Sposób działania zależy od tego, czy nabywca otrzymał już wcześniej oryginał faktury.
Faktura pierwotna została zaksięgowana przez odbiorcę, lecz podatnik zniszczył ją lub zagubił
Jeśli tak się stało (tzn. faktura pierwotna trafiła do niego, ale potem została np. zniszczona), to duplikatu nie wprowadza się do ksiąg rachunkowych jako nowego dokumentu. W takiej sytuacji sprzedawca musi po prostu wygenerować duplikat faktury. Odbiorca powinien jedynie dołączyć go do swojej dokumentacji na wypadek kontroli.
Zagubienie faktury pierwotnej przez odbiorcę
Inaczej wygląda sytuacja, jeśli nabywca nie odebrał dokumentu pierwotnego. W takim wariancie duplikat to dokument, który trzeba traktować tak samo jak oryginał, tzn. zaksięgować go.
Data wystawienia duplikatu ma wówczas ogromne znaczenie – od niej bowiem zależy, do którego okresu rozliczeniowego trzeba zaksięgować duplikat faktury. W praktyce oznacza to, że należy zaksięgować duplikat w miesiącu wpływu dokumentu.
| Przykład W marcu 2025 r. pan Jan otrzymał fakturę zakupową za dostawę towarów, która jednak uległa zniszczeniu, zanim jeszcze zdążył odliczyć podatek VAT. Duplikat dokumentu trafił do niego jednak dopiero w czerwcu 2025 r. W takiej sytuacji podatnik miał prawo do odliczenia VAT w marcu 2025 lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, czyli w kwietniu, maju albo czerwcu. |
Duplikat faktury a odliczenie VAT
W tym przypadku również wszystko zależy od tego, czy nabywca towaru lub usługi wcześniej otrzymał oryginał dokumentu pierwotnego:
- jeśli tak, a dokument został zaksięgowany, wówczas duplikat jest w zasadzie jedynie potwierdzeniem transakcji niezbędnym podczas kontroli skarbowej. Nie dokonuje się wówczas ponownego odliczania VAT,
- jeśli nie, ponieważ faktura pierwotna nigdy nie trafiła do podatnika (lub trafiła, lecz została jeszcze przed zaksięgowaniem zniszczona lub zgubiona) – można odliczyć VAT na podstawie duplikatu. Podatnik ma na to czas do końca okresu rozliczeniowego, w którym otrzymał duplikat, bądź w jednym z 3 kolejnych okresów rozliczeniowych. A zatem, są to zasady podobne jak w przypadku standardowej faktury VAT. Jeśli termin ten nie zostanie dotrzymany, odliczenie wciąż jest możliwe, aczkolwiek wiąże się to z korektą deklaracji VAT.
Duplikat faktury a KSeF – co od 2026 roku?
W dniu 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to koniec z wystawianiem duplikatu faktury VAT. Wszystkie dokumenty – i sprzedażowe, i zakupowe – będą przechowywane w centralnym systemie online. Za jego prowadzenie będzie odpowiedzialne Ministerstwo Finansów). Każdy dokument będzie miał swój unikalny numer i zostanie zapisany w systemie na minimum 10 lat. Duplikat faktury przestanie być potrzebny.
