Krajowy System e-Faktur, jak korzystać z KSeF -wszystko, co przedsiębiorca wiedzieć powinien

Martwią Cię kolejne zmiany w ustawach o podatku od towarów i usług -VAT? Chciałbyś wdrożyć wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać? Przestawiamy kilka ważnych faktów i porad w przystępnej formie.

KSeF -to platforma do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z form funkcjonujących w obrocie gospodarczym obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Zmiana będzie wprowadzana stopniowo:

Czym jest Krajowy System e-Faktur i od kiedy zacznie obowiązywać? KSeF a PeF

• październik 2021 r. -uchwalenie ustawy o wprowadzeniu Krajowego System e-Faktur,
• październik -grudzień 2021 r. -pilotaż korzystania z testowej platformy przez podatników,
• 1 stycznia 2022 r. -Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne,
• 1 stycznia 2024 r. -KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.

W Polsce funkcjonuje już PEF, czyli centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Pomiędzy KSeF a PEF są jednak istotne różnice, które wymagać będą integracji obu systemów po wdrożeniu obowiązku otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Czym są faktury ustrukturyzowane, czym różnią się od zwykłych faktur elektronicznych?

Już niedługo e-faktura ustrukturyzowana dołączy do e-faktur i faktur papierowych na polskim rynku. Na pierwszy rzut oka wydaje się być po prostu zwykłą e-fakturą. A czym jest w rzeczywistości?

Te dwa dokumenty nie są takie same. Oto dzielące je różnice:

• ustrukturyzowana e-faktura to szczególna postać e-faktury,
• jeśli e-faktura to dokument w formie elektronicznej, występujący najczęściej w formacie PDF, różniący się od dokumentu papierowego jedynie sposobem wystawienia i wysyłki- faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML o ściśle określonej, ustandaryzowanej strukturze, pozwalającej na jej automatyczne odebranie i przetworzenie,
• e-fakturę odczytasz samodzielnie, ewentualnie przy użyciu dostępnych narzędzi optycznego rozpoznawania znaków (OCR), podczas gdy dane z faktur z KSeF otrzymasz automatycznie.

Co zyska Ministerstwo, a co przedsiębiorcy dzięki wprowadzeniu KSeF?

Ministerstwo Finansów informuje, że zaletą wprowadzenia KSeF jest:

• uszczelnienie systemu podatkowego,
• minimalizowanie błędów w rozliczaniu podatku VAT,
• optymalizacja czynności związanych z przeprowadzaniem kontroli podatkowych- skrócenie ich czasu,
• zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Przedsiębiorca, wystawiając i odbierając faktury w ramach KSeF zyska:

• szansę na pozbycie się papierowych dokumentów i łatwiejszy dostęp do dokumentów elektronicznych,
• jeden wzorzec faktur,
• eliminację błędów powstających podczas przenoszenia danych z faktur do systemu księgowego,
• szybszy zwrot VAT (ma zostać skrócony z 60 do 40 dni),
• większe bezpieczeństwo płatności,
• ułatwienie rozliczeń między kontrahentami i księgowania faktur (automatyzacja),
• zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur,
• brak konieczności przesyłania JPK-FA.

Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Ustawodawca przygotował i wdrożył możliwość przetestowania nowego sposobu wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu krajowej platformy zintegrowanej z resortem finansów (bezpłatnych narzędzi KSeF). Możesz także skorzystać z wielu dostępnych na rynku platform.  W prosty sposób przejdziesz przez pierwszy etap integracji swoich systemów informatycznych z rządową platformą.

KSeF od października 2021 roku -jakie są dotychczasowe wyniki testu?

Z informacji zebranych od tych przedsiębiorców, którzy mają już możliwość korzystania z nowych narzędzi wynika, iż pilotaż przyniósł wiele korzyści. Proces testowy pozwolił na zapoznanie się i zintegrowanie z nowym API (łączem pomiędzy KSeF a oprogramowaniem wewnętrznym przedsiębiorcy). Realne wykorzystanie systemu do wystawiania i upubliczniania faktur i zgłaszanie wszelkich rozbieżności pomiędzy oczekiwaniem przedsiębiorców-testerów a testowanym oprogramowaniem. W wyniku tego na rynku działa już trzecia wersja aplikacji. Podobno bogatsza o wartości dodane, wniesione podczas testów.

Niestety, kolejne zmiany API opóźniają w praktyce integrację systemów księgowo-rozliczeniowych z KSeF, budząc także niepokój (kolejny raz zmieniany system teleinformatyczny).

Wielu księgowych przyznaje, że nie ma czasu na testy aplikacji podatnika KSeF. A to ze względu na wciąż nierozpoznane do końca modyfikacje systemu podatkowego i nowe przepisy, obowiązujące od wakacji. Podnoszą także, iż nie widzą sensu zapoznawania się z nowinkami, które bezpośrednio ich obecnie nie dotyczą.  Zostaną one wdrożone w odległym terminie.

Cóż, tego typu podejście nie dziwi w obliczu wielokrotnych i skomplikowanych zmian w polskim prawie podatkowym -niemniej jednak zaznaczyć należy, iż wartość dodana z przeprowadzenia testów uprawnień do korzystania z KSeF jest niewspółmierna do wskazywanych wyżej niedogodności.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076);
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).