Redakcja K24
Fałszywa faktura w KSeF to dokument, który ma numer KSeF i poprawną strukturę, a mimo to opisuje transakcję, która nigdy się nie odbyła. System sprawdza bowiem zgodność pliku ze schemą i uprawnienia wystawcy. Nie weryfikuje natomiast, czy sprzedaż naprawdę nastąpiła. W efekcie nabywca pobiera fakturę „autentyczną” w sensie technicznym, ale nieprawdziwą co do treści. Poniżej wyjaśniamy, jak w takiej sytuacji postąpić w firmie i w biurze rachunkowym.
Dlaczego KSeF nie chroni przed fikcyjną fakturą
Autentyczność pochodzenia oznacza w praktyce tylko jedno. Dokument wysłał podmiot uwierzytelniony w systemie w kontekście danego NIP. System nie pyta jednak nabywcy o zgodę na otrzymanie faktury. Dlatego każdy, kto zna Twój NIP, może wystawić fakturę z Twoimi danymi jako nabywcy. Co więcej, taki dokument automatycznie trafia do puli faktur zakupowych, którą pobiera Twój program lub biuro rachunkowe.
W praktyce spotkasz kilka typowych scenariuszy:
- faktura wyłudzająca zapłatę – oszust liczy, że ktoś opłaci ją rutynowo; więcej o tym zjawisku piszemy w tekście Faktura scamowa w KSeF. Co to takiego?,
- pomyłka wystawcy – sprzedawca wpisał błędny NIP i faktura trafiła do obcej firmy,
- faktura za usługę niewykonaną lub zawyżoną – kontrahent istnieje, ale dokument nie odpowiada rzeczywistości,
- tzw. pusta faktura – dokument wystawiony bez żadnej transakcji, na przykład w ramach oszustwa podatkowego.
Każdy z tych przypadków wymaga nieco innej reakcji. Jednak punkt wyjścia jest wspólny: sam numer KSeF niczego nie przesądza o prawdziwości faktury.
Fałszywa faktura w KSeF – dwa podejścia do postępowania
W praktyce funkcjonują co najmniej dwie „szkoły” postępowania. Obie mają sens, ale różnią się poziomem zaangażowania i ryzykiem.
Podejście pasywne: nie ujmować i udokumentować
Zwolennicy tej metody uważają, że nabywca nie ma obowiązku reagować na dokument, z którym nie ma nic wspólnego. Firma po prostu nie ujmuje faktury w ewidencji VAT ani w kosztach. Nie płaci też wskazanej kwoty. Ponadto zapisuje w notatce, dlaczego uznała fakturę za nieprawdziwą. Ta notatka przyda się podczas ewentualnej kontroli, ponieważ urząd widzi w KSeF wszystkie faktury wystawione na Twój NIP.
Podejście aktywne: reagować wobec wystawcy i urzędu
Druga szkoła zakłada, że samo milczenie to za mało. Nabywca pisemnie informuje wystawcę, że transakcja się nie odbyła, i żąda wyjaśnień lub korekty. Jeśli wystawca nie odpowiada albo jest nieznany, firma zawiadamia urząd skarbowy. Przy podejrzeniu oszustwa można także złożyć zawiadomienie o przestępstwie. Dzięki temu przedsiębiorca ma dowód, że od początku kwestionował dokument.
Które podejście wybrać? Przy drobnej pomyłce znanego kontrahenta zwykle wystarczy kontakt i korekta. Z kolei przy wysokich kwotach lub nieznanym wystawcy bezpieczniej działać aktywnie.
Co zrobić krok po kroku
- Sprawdź dokument. Porównaj fakturę z zamówieniami, umowami, WZ i korespondencją. Ustal, czy ktoś w firmie zlecał taką usługę.
- Zweryfikuj wystawcę. Sprawdź NIP w rejestrach i rachunek bankowy na białej liście podatników VAT.
- Nie płać. Wstrzymaj płatność do czasu wyjaśnienia sprawy, nawet jeśli kwota jest niewielka.
- Skontaktuj się z wystawcą na piśmie. Opisz, że nie zawierałeś transakcji, i poproś o korektę. Zachowaj potwierdzenie wysyłki.
- Nie ujmuj faktury w ewidencji. Oznacz ją w programie jako zakwestionowaną, aby nikt nie zaksięgował jej przez pomyłkę.
- Sporządź notatkę. Wpisz numer KSeF, datę pobrania, kwoty, podjęte działania i odpowiedź wystawcy.
- Rozważ zawiadomienie urzędu lub organów ścigania. Szczególnie wtedy, gdy wystawca nie istnieje lub nie odpowiada.
Pamiętaj, że nabywca nie może samodzielnie usunąć ani poprawić faktury w KSeF. Nota korygująca też nie zadziała, bo nie służy do zmiany kwot czy samej transakcji. Korektę może wystawić wyłącznie sprzedawca. Zasady takiej korekty opisujemy w artykule Faktura korygująca a podatek VAT.
Jak potraktować taki dokument w ewidencji
Przepisy o VAT wykluczają odliczenie podatku z faktury, która dokumentuje czynność niedokonaną. Dlatego faktura zakwestionowana nie trafia do części ewidencyjnej JPK_V7 po stronie zakupów. Również w podatku dochodowym taki dokument nie jest kosztem, ponieważ brakuje rzeczywistego wydatku.
| Obszar | Co zrobić |
|---|---|
| VAT naliczony | Nie odliczać, nie ujmować w JPK_V7 |
| KPiR / księgi rachunkowe | Nie księgować jako kosztu ani zobowiązania |
| Program księgowy | Oznaczyć jako „zakwestionowana”, dołączyć notatkę |
| Archiwum | Przechowywać notatkę, korespondencję i ewentualne zawiadomienia |
W pełnej księgowości warto prowadzić także pomocniczy rejestr faktur zakwestionowanych. Dzięki temu łatwo uzgodnisz listę z KSeF z tym, co faktycznie zaksięgowałeś.
Przykład liczbowy
Firma na podatku liniowym pobiera z KSeF fakturę na 20 000 zł netto i 4 600 zł VAT za „usługi doradcze”. Nikt takich usług nie zamawiał. Księgowa przez nieuwagę ujmuje fakturę w kosztach i w VAT. W efekcie firma zawyża VAT naliczony o 4 600 zł. Ponadto zaniża podatek dochodowy o 3 800 zł (19% z 20 000 zł). Łącznie budżet traci więc 8 400 zł, a przedsiębiorcy grozi zapłata zaległości z odsetkami oraz dodatkowe sankcje.
Co zrobić, gdy faktura już trafiła do ksiąg
Błąd można naprawić, ale trzeba działać szybko. Najpierw wycofaj fakturę z ewidencji i złóż korektę JPK_V7 za okres, w którym odliczyłeś VAT. Następnie skoryguj koszty w podatku dochodowym i dopłać ewentualną różnicę z odsetkami. W praktyce warto rozważyć także czynny żal, który może uchronić przed odpowiedzialnością karną skarbową. Im wcześniej sam wykryjesz błąd, tym mniejsze ryzyko przy kontroli.
Procedura w biurze rachunkowym
Biuro zwykle pobiera faktury klienta z KSeF samodzielnie, na podstawie nadanych uprawnień. Jak je skonfigurować, opisujemy w poradniku KSeF – jak nadać uprawnienia dla biura rachunkowego?. Księgowy nie wie jednak, czy klient naprawdę coś kupił. Dlatego fałszywa faktura w KSeF to dla biura realne ryzyko zawodowe.
Warto więc wprowadzić prostą procedurę:
- biuro przekazuje klientowi listę nowych faktur zakupowych do akceptacji,
- faktury od nieznanych wystawców trafiają do osobnej kolejki i czekają na potwierdzenie,
- umowa z klientem jasno określa, że to klient odpowiada za potwierdzenie rzeczywistości zakupów,
- biuro dokumentuje każdą zakwestionowaną fakturę i decyzję klienta.
Taki mechanizm chroni zarówno klienta, jak i biuro. Co więcej, przy kontroli pozwala wykazać należytą staranność.
Podsumowanie
Numer KSeF potwierdza tylko pochodzenie dokumentu, a nie prawdziwość transakcji. Fałszywa faktura w KSeF nie powinna więc trafić ani do VAT, ani do kosztów. Przede wszystkim nie płać, sprawdź wystawcę i zabezpiecz dowody. Następnie wybierz podejście: pasywne przy oczywistej pomyłce albo aktywne, czyli pismo do wystawcy i zawiadomienie urzędu, przy większym ryzyku. Jeśli faktura już trafiła do ksiąg, skoryguj JPK i podatek dochodowy jak najszybciej. Z kolei biura rachunkowe powinny wprowadzić akceptację faktur zakupowych przez klienta, zanim cokolwiek zaksięgują.
Zdjęcie: Giorgio Tomassetti / Unsplash
