Windykacja — od przypomnienia o płatności po wezwanie przedsądowe

Sześć etapów windykacji w programie

Program nie zastępuje kancelarii ani komornika — prowadzi Cię przez całą windykację polubowną, czyli wszystko, co robisz sam, zanim sprawa trafi do sądu. Każdy etap ma w programie swoje narzędzie.

Etap 1 — Zanim powstanie dług

Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić: ograniczasz kredyt kupiecki i ułatwiasz klientowi zapłatę już na fakturze.

Limit kredytowy kontrahenta

Na karcie kontrahenta ustalasz kwotę, do jakiej sprzedajesz mu z odroczonym terminem. Puste pole i zero to dwie różne rzeczy: puste oznacza brak limitu, 0 — sprzedaż wyłącznie za gotówkę, a kwota — maksymalne dopuszczalne zadłużenie.

Zadłużenie to suma niezapłaconych kwot z dokumentów sprzedaży — ta sama wartość, którą pokazuje pulpit jako „Należności ogółem”. Limitu nie obciążają zakupy, oferty, zamówienia, pro formy ani dokumenty magazynowe i kasowe.

Samo ustawienie limitu działa informacyjnie. Twardą blokadę włączasz w konfiguracji przełącznikiem „Nie pozwalaj zapisać dokumentu po przekroczeniu limitu kredytowego” — program sprawdza wtedy limit przed zapisem i pokazuje kwotę dokumentu oraz limit, który jeszcze został.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Link do zapłaty na fakturze i w mailu

Do faktury dołączasz link do zapłaty. Klient klika go w mailu albo skanuje kod QR z wydruku, płaci kartą lub BLIK-iem, a program sam oznacza fakturę jako rozliczoną — bez przepisywania wyciągu bankowego.

Obsługiwane bramki to PayU, Przelewy24, Tpay, Stripe i PayPal. Na wydruku i w PDF link występuje jako kod QR „Zapłać online”, jako przycisk „Kliknij i zapłać” albo jedno i drugie naraz.

Płatności działają przez panel mobilna-faktura.pl, więc potrzebujesz konta w panelu i umowy z wybraną bramką. Faktur nie trzeba przy tym synchronizować ani wysyłać do chmury.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Etap 2 — Wiesz, kto zalega

Zanim napiszesz do klienta, musisz wiedzieć, komu, ile i od kiedy. Program pokazuje to w kilku miejscach — wszystkie liczą z tego samego pola, więc kwoty zawsze się zgadzają.

Pulpit i przypomnienia przy starcie

Kafelek Należności pokazuje sumę nierozliczonych faktur sprzedaży, a Przeterminowane — kwotę po terminie płatności. To pierwsze miejsce, w które warto spojrzeć rano.

Przy uruchomieniu programu okno Przypomnienia zbiera sprawy wymagające uwagi, w tym faktury po terminie płatności — z okna przechodzisz bezpośrednio do dokumentu.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Rejestr płatności

Rejestr odpowiada na pytanie, które w firmie pada najczęściej: kto jeszcze nie zapłacił. Przy każdym dokumencie widzisz kwotę, ile zapłacono, ile zostało, termin i dni zwłoki — także przy wpłatach częściowych.

Grupowanie po kontrahencie pokazuje łączną zaległość każdej firmy, a sortowanie po dniach zwłoki wynosi najstarsze długi na górę. Te same informacje masz dla faktur zakupu, czyli dla tego, co sam masz zapłacić.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Wiekowanie należności i salda kontrahentów

Wiekowanie rozkłada dług każdego kontrahenta na przedziały: bieżące, 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni po terminie. Osobna kolumna pokazuje, ile dni liczy jego najdłużej nieopłacona faktura.

Salda kontrahentów zbierają w jednym miejscu to, co dotąd trzeba było sprawdzać na kartach: ile firma jest winna Tobie, ile Ty jej, jakie ma saldo i ile zostało z limitu kredytowego. Kontrahenci zablokowani są oznaczeni osobną kolumną.

Wersja PRO

Etap 3 — Przypomnienie

Większość opóźnień to przeoczenie, nie zła wola. Pierwsze pismo jest więc uprzejme i ma jedno zadanie: przypomnieć i ułatwić zapłatę.

Trzy szablony e-mail o rosnącym tonie

Treść każdego stopnia ustalasz raz, w szablonach e-mail — od uprzejmej informacji o terminie po zapowiedź dalszych kroków. Program podstawia dane dokumentu przez znaczniki, np. numer faktury i datę wystawienia, więc kolejne pisma mają spójny, przemyślany ton.

Znacznik $LINK_PLATNOSCI wstawia do maila zielony przycisk „Zapłać online”. Jest bezpieczny w każdym szablonie: dla faktur bez linku i dla dokumentów już opłaconych po prostu znika z treści.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Etap 4 — Wezwanie do zapłaty

Gdy przypomnienie nie działa, ton się zmienia: pismo jest formalne i zawiera konkretny termin na uregulowanie zaległości.

Etap 5 — Wezwanie ostateczne i odsetki

Ostatni krok przed sądem: pismo przedsądowe, dowód, że zostało nadane, i naliczenie odsetek za zwłokę.

Ostateczne wezwanie przedsądowe i dowód nadania

Najostrzejszy stopień zapowiada skierowanie sprawy do sądu. Program proponuje go od drugiego progu — domyślnie 45 dni, ustawianego w polu „Ostateczne po (dni)”. Ostateczne wezwanie jest wymagane, jeśli chcesz dochodzić należności w postępowaniu uproszczonym.

Przy sprawie sądowej liczy się wykazanie, że dłużnik został wezwany. Do przesyłki poleconej służy książka nadawcza: zaznaczasz adresatów, drukujesz zestawienie, a stempel poczty staje się dowodem nadania.

Wezwanie: wszystkie wersje · Książka nadawcza: STANDARD i PRO

Nota odsetkowa

Wskazujesz kontrahenta i nierozliczone faktury po terminie, a program wylicza odsetki od każdej z nich — na podstawie kwoty, liczby dni zwłoki i przyjętej stopy. Powstaje dokument z zestawieniem faktur i łączną kwotą odsetek.

Do wyboru są odsetki ustawowe za opóźnienie oraz wyższe, w transakcjach handlowych — dla obrotu między firmami. Notę można dołączyć do wezwania do zapłaty.

Dwie uwagi z praktyki: odsetki są przychodem dopiero w chwili zapłaty, nie wystawienia noty, a przy stałych kontrahentach warto rozważyć, czy nota nie zaszkodzi relacji bardziej, niż wyniesie odzyskana kwota.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Kalkulator odsetkowy

Podajesz kwotę, termin zapłaty i datę faktycznej wpłaty, a program wylicza należne odsetki — bez wystawiania dokumentu. Kalkulator uwzględnia okresy obowiązywania poszczególnych stóp.

Przydaje się, żeby ocenić, czy w ogóle warto dochodzić odsetek, sprawdzić kwotę przed rozmową z kontrahentem albo policzyć odsetki od zobowiązania, które sam regulujesz po terminie. Z okna kalkulatora od razu wydrukujesz notę odsetkową.

Wersja STANDARD i PRO

Etap 6 — Odcięcie sprzedaży i rozliczenie

Gdy pisma nie działają, przestajesz powiększać dług. A gdy pieniądze wpłyną — zamykasz sprawę tak, żeby zniknęła ze wszystkich zestawień naraz.

Blokada sprzedaży kontrahentowi

Pole „Kontrahent zablokowany” wstrzymuje sprzedaż konkretnej firmie. Warto wpisać powód blokady — pojawi się w komunikacie przy próbie wystawienia dokumentu, więc każdy od razu zobaczy, dlaczego sprzedaż nie przeszła, bez otwierania karty.

Blokada działa zawsze, bez włączania czegokolwiek w konfiguracji, i dotyczy tylko sprzedaży — fakturę zakupu od zablokowanego kontrahenta wystawisz normalnie.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Kompensata, gdy dłużnik jest też dostawcą

Jeśli ten sam kontrahent kupuje od Ciebie i jednocześnie Ci sprzedaje, zamiast czekać na przelew możesz potrącić wzajemne należności (art. 498 Kodeksu cywilnego). Program pokazuje dwie listy nierozliczonych dokumentów, a kwota potrącenia to mniejsza z dwóch stron.

Rozliczona kompensata dostaje numer KOMP/numer/rok i zapisuje zwykłe płatności na dokumentach po obu stronach. Szczegóły opisuje strona Kasa i Bank.

Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO

Księgowanie wpłaty i ocena skuteczności

Wpłatę zaksięgujesz przyciskiem Rozlicz dokument, dokumentem kasowym KP albo bankowym BP, a płatność online rozlicza fakturę sama. Przy wielu przelewach najszybsze jest dopasowanie wpłat z zaimportowanego wyciągu bankowego.

Po zaksięgowaniu rejestr, zestawienie terminów oraz kafelki Należności i Przeterminowane aktualizują się od razu — sprawa znika ze wszystkich list jednocześnie.

Zestawienie Przychody / Zapłaty pokazuje obok siebie wartość wystawionych dokumentów i pieniądze, które faktycznie wpłynęły. Różnica to należności czekające na uregulowanie — widać, czy luka się powiększa, czy maleje, czyli czy windykacja działa.

Rozliczanie: wszystkie wersje · Dopasowanie wpłat i Przychody / Zapłaty: STANDARD i PRO

Co jest w której wersji

Pełne zestawienie funkcji znajdziesz w porównaniu wersji. Raport kasowy i wyciągi bankowe opisuje strona Kasa i Bank, historię kontaktów z klientem — CRM i Serwis, a płatności przy sprzedaży towarów — Handel, magazyn i dystrybucja.

Sprawdź windykację bez opłat

Wersja testowa działa przez 31 dni i ma wszystkie funkcje PRO.