Sklepy internetowe, KSeF, program księgowej i dane z programu, z którego przechodzisz — wszystko wpada do jednej ewidencji, bez przepisywania dokumentów ręcznie.
Integracje e-commerce
Cztery platformy sprzedaży, jeden sposób pracy: podpinasz konto, pobierasz zamówienia i wystawiasz do nich dokumenty w programie.
Cztery platformy, jedno połączenie
Program łączy się z WooCommerce, PrestaShop, Allegro i BaseLinkerem. Każde połączenie to jeden wpis w programie — możesz mieć ich kilka naraz, także po kilka kont na tej samej platformie.
Dane dostępowe generujesz w panelu sklepu i wklejasz raz: w WooCommerce parę Consumer key / Consumer secret z REST API, w PrestaShop klucz webservice z uprawnieniami do produktów i zamówień, w BaseLinkerze token z zakładki API. Allegro działa inaczej — rejestrujesz własną aplikację i klikasz „Autoryzuj w Allegro”, a klucz wypełnia się sam.
Zanim zapiszesz, przycisk „Testuj połączenie” od razu powie, czy klucze działają. Autoryzacja Allegro odnawia się samoczynnie, więc wykonujesz ją jeden raz, a nie przed każdym pobraniem.
Moduł Magazyn — wersja PRO
Co przechodzi przez integrację
Ze sklepu przychodzą zamówienia z danymi kupującego i pozycjami — zamieniasz je w fakturę albo paragon jednym poleceniem. Dokument trafia do tej samej ewidencji VAT co sprzedaż stacjonarna i stąd idzie do KSeF, więc nie prowadzisz dwóch rejestrów.
BaseLinker potrafi fakturować po swojej stronie — przycisk „Pobierz faktury” pobiera wtedy gotowe dokumenty zamiast zamówień i szuka kontrahenta najpierw po NIP-ie. Możesz też zachować numerację nadaną w sklepie zamiast numeracji programu.
W drugą stronę do sklepu wychodzą stany magazynowe — program wysyła ilość dostępną, pomniejszoną o rezerwacje. Szczegóły tej wymiany, dopasowanie towarów po indeksie i granice integracji opisuje strona Handel, magazyn i dystrybucja.
Wszystko uruchamiasz ręcznie. Program nie łączy się ze sklepem sam w tle i nie pobiera niczego bez Twojej decyzji — zamówienia ściągasz wtedy, kiedy siadasz do fakturowania.
Moduł Magazyn — wersja PRO
Integracje księgowe
Przekazanie dokumentów biuru rachunkowemu w formacie, który wczyta jego program — bez wysyłania pięciu załączników mailem.
Moje Biuro — komplet dokumentów w jednym pliku
Moduł Moje Biuro pakuje komplet dokumentów za miesiąc, kwartał albo rok w jeden plik ZIP: faktury sprzedaży i zakupu w PDF, pliki JPK, wyciągi bankowe, zestawienia kasowe i magazynowe, ZUS. W środku jest manifest ze spisem zawartości i ostrzeżeniami, jeśli czegoś zabrakło.
Osobno wybierasz format, w którym biuro wczyta dane do swojego programu: JPK_FA (zalecany — wczyta go każdy program księgowy), EPP (EDI++) dla Rewizora GT i innych programów InsERT, Comarch ERP Optima (XML) oraz Symfonia (format 3.0).
Paczkę zapisujesz na dysku albo wysyłasz mailem wprost na adres biura. Zakładka Historia wysyłek pokazuje, co i kiedy poszło — koniec z pytaniem „czy sierpień już wysłałem?”.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Integracje z KSeF
Krajowy System e-Faktur w obie strony: wysyłka faktur sprzedaży, odbiór zakupowych i praca offline, gdy KSeF nie odpowiada.
Wysyłka zbiorcza i odbiór faktur zakupowych
Faktura VAT 2027 nie łączy się z KSeF bezpośrednio — komunikację prowadzi osobny program KSeF Client, instalowany razem z programem. Dzięki temu wysyłka odbywa się w tle i nie blokuje wystawiania kolejnych dokumentów.
Faktury idą do KSeF zbiorczo, przy synchronizacji. Zanim cokolwiek trafi do systemu państwowego, program pokazuje listę faktur do wysłania: ile ich jest, na jaką łączną kwotę, z podglądem zaznaczonego dokumentu i ostrzeżeniami w kolumnie „Uwagi”. Wysyłki nie da się cofnąć, więc ten ekran jest obowiązkowy.
W drugą stronę KSeF Client pobiera faktury wystawione na Twój NIP i odkłada je do bufora. Program nie tworzy z nich dokumentów sam — oglądasz każdą w postaci, w jakiej wystawił ją kontrahent, i sam decydujesz, które zaimportować.
Gdy KSeF nie działa albo nie masz internetu, program obsługuje wszystkie cztery tryby offline (offline24, niedostępność, awaria MF, awaria całkowita) i sam liczy ustawowy termin dosłania, z uwzględnieniem sobót, niedziel i świąt.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Import danych z innych programów (EPP, JPK, CSV)
Przejście z innego programu do faktur albo doniesienie dokumentów, które powstały poza programem.
Plik EPP — dane z Subiekta, wFirmy, Fakturowni i innych programów
Przechodzisz z innego programu do fakturowania? Nie przepisujesz niczego ręcznie. Większość programów handlowych i księgowych zapisuje dane w formacie EPP (EDI++) — standardzie wymiany danych z biurami rachunkowymi. Faktura VAT 2027 wczytuje taki plik razem z kartoteką kontrahentów, towarami i cennikiem.
Z pliku trafiają do programu: faktury sprzedaży, rachunki i paragony, faktury zakupu i RR, korekty powiązane z fakturą pierwotną, zamówienia od klientów i do dostawców, kontrahenci z NIP-em, adresem i kontem bankowym oraz towary z kodem kreskowym, PKWiU, CN i oznaczeniem GTU — a także numery KSeF, oznaczenia JPK_V7 i podzielona płatność.
Przed importem widzisz listę dokumentów ze stanem każdego: Nowy, Jest już w programie albo powód pominięcia. Duplikaty program rozpoznaje po numerze, dacie, kontrahencie, kwocie i numerze KSeF, więc ten sam plik wczytany dwa razy nie utworzy kopii. Istniejących kartotek nie nadpisuje — co najwyżej uzupełnia puste pola.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Z jakich programów wczytasz plik EPP
Plik zapisze każdy program obsługujący format EDI++: Subiekt GT, nexo i 123, Rewizor i Rachmistrz (GT i nexo), Navireo, Gratyfikant, wFirma, Fakturownia, Symfonia i WAPRO Mag, a także sklepy internetowe, takie jak IdoSell. Jeśli Twojego programu nie ma na liście, poszukaj w nim eksportu o nazwie „EDI++”, „EPP” albo „dla biura rachunkowego”.
Wyjątkiem jest Comarch ERP Optima — zapisuje dane we własnym formacie XML, którego ten import nie czyta. Program potrafi za to wysłać dane do Optimy w paczce dla biura rachunkowego.
Import obejmuje dokumenty handlowe. Pomija dokumenty magazynowe, kasowe i bankowe oraz zwroty ze sprzedaży detalicznej — każdy pominięty dokument jest wypisany na liście z powodem, więc nic nie ginie po cichu.
Plik innej firmy? Program sam założy jej profil
Plik EPP zawiera NIP firmy, której dotyczą dokumenty. Gdy nie zgadza się on z firmą, na której pracujesz, program zapyta, zanim cokolwiek wczyta — cudze faktury w Twojej ewidencji zawyżyłyby sprzedaż i zepsuły pliki JPK.
W wersjach STANDARD i PRO program przełączy się na profil tej firmy albo — jeśli go nie ma — zaproponuje jego założenie i wypełni dane z pliku: nazwę, NIP i adres. To gotowa ścieżka dla biur rachunkowych: plik od klienta trafia do jego własnej bazy. W wersji START program ostrzeże i zapyta, czy mimo to importować.
Profile firm: wersja STANDARD i PRO
Pliki CSV, XML i JPK_FA
Dane z programu, z którego przechodzisz, wczytasz z plików CSV i XML: listę firm do kartoteki kontrahentów, cennik towarów i usług oraz gotowe dokumenty sprzedaży. Przy imporcie wskazujesz plik i dopasowujesz jego kolumny do pól programu, więc układ eksportu z poprzedniego systemu nie musi się zgadzać co do znaku.
Osobno program wczytuje pliki wymiany: JPK_FA(4) — faktury wraz z kontrahentami i pozycjami, oraz JPK_V7M — ewidencję VAT okresu. To najprostsza droga, gdy część dokumentów powstaje poza programem albo dostajesz je od biura.
Osobom przechodzącym z wcześniejszego rocznika służy kreator Import danych z Faktura VAT 2002–2026: przenosi dokumenty, kontrahentów, cennik, KPiR, faktury cykliczne, numerację, dane podatnika i ustawienia KSeF — także przy pracy na wielu profilach firm.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Zanim zaimportujesz
Import dopisuje dane do istniejących i nie ma jednego przycisku cofającego całość. Zanim wczytasz duży plik, zrób kopię zapasową i zaimportuj najpierw mały fragment, żeby sprawdzić dopasowanie kolumn.
Sprawdź też dwie rzeczy, które najczęściej robią bałagan: duplikaty — czy dokumentów nie ma już w bazie, oraz numerację — zaimportowane dokumenty zachowują oryginalne numery, więc numerację bieżącą ustaw tak, żeby z nimi nie kolidowała.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Płatności, banki i rejestry
Płatności od klientów, wyciągi z banku i sprawdzanie kontrahentów w rejestrach — bez przepisywania numerów i kwot.
Link do zapłaty na fakturze
Do faktury dołączysz link płatności online obsługiwany przez PayU, Przelewy24, Tpay, Stripe i PayPal. Klient płaci kartą lub BLIK-iem prosto z wydruku PDF albo z maila, a program sam oznacza fakturę jako rozliczoną.
Płatności działają przez panel mobilna-faktura.pl — potrzebne jest tam konto, na którym trzymane są klucze do bramek.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Wyciągi bankowe i paczki przelewów
Wyciąg wczytasz z pliku pobranego z bankowości elektronicznej — w formacie MT940 albo CSV. Program dopasuje wpłaty do nierozliczonych faktur, porównując kwotę, numer dokumentu w tytule przelewu i dane kontrahenta; obsłuży też wpłatę częściową i jedną wpłatę na kilka faktur.
W drugą stronę zobowiązania wobec dostawców wyeksportujesz jedną paczką w formacie Elixir i wczytasz do banku, a z wyciągów przygotujesz plik JPK_WB.
Wersja STANDARD i PRO
Kontrahent sprawdzony w rejestrach
Przed wystawieniem faktury albo zapłatą sprawdzisz firmę na białej liście podatników VAT — czy jest czynnym podatnikiem i czy rachunek jest zgłoszony, w VIES — czy numer VAT-UE kontrahenta z innego kraju UE jest aktywny, oraz w GUS, skąd nazwę i adres firmy pobierzesz po samym NIP-ie.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Kursy walut i drukarki fiskalne
Przy dokumencie w walucie obcej program pobiera notowania z NBP i podstawia kurs z dnia poprzedzającego sprzedaż. Do sprzedaży detalicznej podłączysz drukarkę fiskalną z protokołem Posnet, Novitus lub Elzab.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Pozostałe integracje
Aplikacja mobilna i giełda transportowa — wymiana danych z narzędziami używanymi poza biurkiem.
Mobilna Faktura — wystawiasz w telefonie, rozliczasz w programie
Synchronizacja wymienia dane z aplikacją Mobilna Faktura w obie strony: do aplikacji trafiają kontrahenci i towary z programu, a do programu wracają dokumenty wystawione w telefonie.
Dokumenty z aplikacji stają się zwykłymi fakturami — mają numerację, wchodzą do ewidencji VAT i można je wysłać do KSeF. Synchronizuj po każdym wyjeździe oraz po większych zmianach w cenniku, żeby aplikacja miała aktualne ceny.
Wszystkie wersje: START, STANDARD, PRO
Trans.eu — faktury za fracht
Przewoźnicy pobierają z platformy Trans.eu listę zrealizowanych zleceń transportowych: numer, datę, zleceniodawcę z NIP-em, miejsca załadunku i rozładunku, kwotę frachtu, walutę i status realizacji. Zleceniodawcę dodajesz do kartoteki jednym kliknięciem i wystawiasz fakturę bez przepisywania danych.
Stawkę VAT dla pozycji frachtu ustawiasz w programie, nie bierze się jej z platformy — transport międzynarodowy bywa opodatkowany stawką 0%, NP albo odwrotnym obciążeniem zależnie od kierunku i statusu kontrahenta, a Trans.eu nie zwraca polskiej kwalifikacji podatkowej.
Cały pion transportowy — zlecenia, flotę, CMR i rentowność kursu — opisuje strona Rozwiązania dla firm transportowych.
Wersja PRO
Co jest w której wersji
| Funkcja | START | STANDARD | PRO |
|---|---|---|---|
| Integracje e-commerce | |||
| Sklepy: WooCommerce, PrestaShop, Allegro, BaseLinker | — | — | ✓ |
| Wysyłanie stanów magazynowych do sklepu | — | — | ✓ |
| Integracje księgowe | |||
| Paczka Moje Biuro: JPK_FA, EPP, Optima, Symfonia | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eksport dokumentów do Szark (CSV) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Integracje z KSeF | |||
| Wysyłka i odbiór faktur przez KSeF, tryby offline | ✓ | ✓ | ✓ |
| Import danych z innych programów (EPP, JPK, CSV) | |||
| Import EPP (EDI++): Subiekt, Rewizor, wFirma, Fakturownia, Symfonia i inne | ✓ | ✓ | ✓ |
| Import pliku innej firmy do jej profilu | — | ✓ | ✓ |
| Import CSV/XML: firmy, cennik, dokumenty | ✓ | ✓ | ✓ |
| Import JPK_FA(4) i JPK_V7M | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kreator importu z Faktury VAT 2002–2026 | ✓ | ✓ | ✓ |
| Płatności, banki i rejestry | |||
| Linki płatności online: PayU, Przelewy24, Tpay, Stripe, PayPal | ✓ | ✓ | ✓ |
| Wyciągi bankowe MT940/CSV i dopasowanie wpłat | — | ✓ | ✓ |
| Eksport paczki przelewów Elixir | — | ✓ | ✓ |
| Weryfikacja kontrahenta: biała lista VAT, VIES, GUS | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kursy walut NBP | ✓ | ✓ | ✓ |
| Drukarki fiskalne: Posnet, Novitus, Elzab | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pozostałe integracje | |||
| Synchronizacja z aplikacją Mobilna Faktura | ✓ | ✓ | ✓ |
| Trans.eu — faktury za fracht | — | — | ✓ |
Pełne zestawienie funkcji znajdziesz w porównaniu wersji. Magazyn, zamówienia i wysyłkę opisuje strona Handel, magazyn i dystrybucja, a rozliczenia bankowe — Kasa i Bank.
Sprawdź integracje bez opłat
Wersja testowa działa przez 31 dni i ma wszystkie funkcje PRO.
