Emil Zelma
Wraz z upowszechnieniem KSeF sposób oznaczania transakcji objętych MPP uległ zmianie. Kluczową rolę odgrywa numer przypisany dokumentowi przez Krajowy System e-Faktur. Dzięki niemu banki oraz administracja skarbowa mogą automatycznie powiązać płatność za fakturę KSeF z odpowiednim dokumentem.
Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności. Kogo dotyczy?
Split payment jest obowiązkowy w przypadkach określonych przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Dotyczy to przede wszystkim transakcji obejmujących towary i usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli wartość brutto transakcji przekracza 15 000 zł.
W takich sytuacjach przedsiębiorca ma obowiązek zastosować płatności w mechanizmie podzielonej płatności, a odpowiedni przelew powinien zawierać komplet wymaganych informacji.
Nadal wskazuje się między innymi:
- kwotę należności netto,
- kwotę VAT,
- dane odbiorcy,
- identyfikator dokumentu.
Zmianie ulega wyłącznie sposób oznaczania dokumentu, ponieważ klasyczny numer sprzedażowy zastępuje identyfikator wygenerowany przez system KSeF. Takie rozwiązanie pozwala skuteczniej powiązać dane bankowe z informacjami znajdującymi się w centralnej bazie faktur ustrukturyzowanych, co zwiększa przejrzystość całego procesu.
Jak działa powiązanie przelewu MPP (split payment) z fakturą w KSeF?
Najważniejszą zmianą jest zastąpienie tradycyjnego numeru dokumentu przez numer KSeF na przelewie. Po przesłaniu dokumentu do KSeF-u otrzymuje on indywidualny identyfikator, który stanowi oficjalny numer identyfikujący konkretną fakturę. To właśnie ten numer wykorzystuje się podczas wykonywania przelewu w przypadkach objętych nowymi zasadami.
Dzięki temu bank oraz administracja podatkowa mogą jednoznacznie ustalić, którego dokumentu dotyczy dana płatność. Rozwiązanie to ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z podobnych numerów nadawanych przez przedsiębiorców oraz usprawnia automatyczne księgowanie operacji.
| Warto wiedzieć W praktyce oznacza to, że po odebraniu dokumentu z KSeF warto zweryfikować, czy oprogramowanie finansowo-księgowe pobrało właściwy identyfikator. Takie powiązanie pozwala znacznie szybciej dopasować fakturę do odpowiedniego przelewu oraz ułatwia późniejsze kontrole i uzgadnianie rozrachunków. |
MPP a KSeF – jakie dane należy wpisać podczas przelewu?
W przelewie bankowym, w miejscu przeznaczonym na numer faktury, należy wpisać identyfikator nadany przez KSeF, a nie oznaczenie stosowane przez sprzedawcę. Dzięki temu przelew MPP zostanie prawidłowo powiązany z odpowiednim dokumentem zapisanym w systemie.
Jeżeli przedsiębiorca wykonuje jedną płatność obejmującą kilka dokumentów od tego samego kontrahenta, wykorzystuje specjalny identyfikator zbiorczy w KSeF.
Z kolei w przypadku wpłaty zaliczki, kiedy dokument nie został jeszcze wystawiony i nie posiada numeru systemowego, w polu przeznaczonym na oznaczenie dokumentu stosuje się określenie „ZALICZKA”.
| Warto wiedzieć Takie rozwiązanie pozwala zachować zgodność z wymaganiami jeszcze przed wystawieniem właściwej faktury. W okresie przejściowym część banków dopuszcza różne oznaczenia, jednak docelowo właśnie numer KSeF stanie się podstawowym identyfikatorem wykorzystywanym przy realizacji przelewów. |
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Istotne zmiany dotyczą także harmonogramu wdrażania nowych funkcjonalności. Od 1 stycznia 2027 r. planowane jest pełniejsze zintegrowanie bankowości elektronicznej z KSeF, dzięki czemu w wielu przypadkach identyfikatory dokumentów będą mogły być pobierane automatycznie przez systemy finansowe. Pozwoli to:
- ograniczyć ręczne przepisywanie danych,
- zmniejszyć liczbę błędów podczas wykonywania przelewów.
Oznacza to również większą automatyzację procesów księgowych, szczególnie w przedsiębiorstwach realizujących liczne płatności za faktury każdego dnia. W praktyce firmy powinny wcześniej zweryfikować, czy wykorzystywane programy księgowe oraz systemy ERP są gotowe do obsługi nowych funkcji. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur pozwoli bowiem znacznie szybciej identyfikować dokument, automatycznie przypisywać go do właściwego rozrachunku oraz ograniczyć konieczność ręcznej kontroli poprawności danych.
Jak przygotować firmę do nowych zasad?
Przedsiębiorcy nie powinni odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowych procedur obejmuje nie tylko aktualizację oprogramowania, lecz także przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość i finanse.
Szczególną uwagę warto zwrócić na sposób dokonywania przelewów oraz weryfikację danych pobieranych z KSeF. Dzięki temu każda płatność zostanie przypisana do właściwego dokumentu bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.
Firmy powinny również ustalić procedury postępowania w sytuacjach wyjątkowych, gdy pojawiają się faktury poza KSeF, na przykład w czasie awarii lub innych przypadkach przewidzianych przepisami.
Takie dokumenty nadal podlegają odpowiednim zasadom rozliczeń, jednak ich obsługa może różnić się od standardowego obiegu dokumentów elektronicznych. Odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć błędów, usprawni rozliczenia B2B i sprawi, że nowe obowiązki związane z KSeF, MPP, VAT oraz identyfikacją dokumentów nie będą powodowały problemów organizacyjnych ani opóźnień w regulowaniu należności.
