Emil Zelma
Od momentu wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zaczęło zastanawiać się, czy faktura spoza KSeF nadal pozwala na prawidłowe rozliczenie wydatku. W praktyce pojawia się pytanie, czy taki dokument wystawiony daje możliwość zaliczenia wydatku do kosztów oraz czy można odliczyć z niego VAT.
KSeF. Od kiedy obowiązkowy?
Państwo wdrożyło obowiązkowy Krajowy System e-Faktur etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął największych przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Następnie od 1 kwietnia 2026 roku objęto nim pozostałych podatników. Dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza określonego limitu, ostateczny termin 1 stycznia 2027 roku.
Nie oznacza to jednak, że każda faktura powinna znaleźć się w systemie. Przepisy przewidują liczne wyjątki. Dotyczą one między innymi:
- sprzedaży detalicznej,
- sprzedaży na rzecz niektórych transakcji międzynarodowych,
- procedur szczególnych rozliczania VAT,
- sytuacji związanych z awarią systemu lub jego czasową niedostępnością.
| Warto wiedzieć Część dokumentów zgodnie z ustawą nadal może być sporządzana poza KSeF-em. |
Czy faktura poza KSeF może być kosztem?
Najważniejsza informacja dla przedsiębiorców jest jednoznaczna. Faktura poza KSeF może stanowić podstawę do rozliczenia wydatku jako koszt podatkowy, jeżeli spełnione są wszystkie ustawowe warunki dotyczące zaliczania wydatków do kosztów prowadzenia działalności. Sam fakt, że sprzedawca nie przekazał dokumentu do systemu, nie powoduje automatycznej utraty prawa do jego rozliczenia przez kupującego.
Odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie faktury oraz przesłanie jej do systemu spoczywa na sprzedawcy. Nabywca nie ma obowiązku kontrolowania, czy kontrahent wprowadził dokument do KSeF. Jeżeli dokument spełnia łącznie następujące warunki:
- transakcja odzwierciedla rzeczywistość,
- zakup dotyczył działalności gospodarczej,
- poniesiony wydatek pozostaje w związku z osiąganiem przychodów,
przedsiębiorca może zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczyć należny VAT zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Jakie warunki musi spełniać wydatek?
Niezależnie od tego, czy dokument pochodzi z KSeF, czy został wystawiony poza systemem, obowiązują te same zasady wynikające z ustawy o podatku dochodowym. Aby dany koszt uzyskania został zaakceptowany przez organ podatkowy, musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służyć osiąganiu lub zabezpieczaniu przychodów.
Równie ważne jest prawidłowe udokumentowanie transakcji. Sama faktura nie zawsze wystarczy, jeżeli okoliczności budzą wątpliwości. W praktyce warto dysponować dodatkowymi dowodami, takimi jak np.:
- umowa,
- zamówienie,
- potwierdzenie płatności,
- protokół odbioru,
- korespondencja handlowa.
Im lepiej udokumentowany jest wydatek, tym łatwiej wykazać jego związek z działalnością gospodarczą.
Nie można również zapominać, że dany koszt nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z rozliczenia przez przepisy ustaw podatkowych. Jeżeli wszystkie przesłanki zostały spełnione, przedsiębiorca może bezpiecznie uwzględnić go w ewidencji.
Faktura bez KSeF a prawo do odliczenia VAT?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że brak dokumentu w systemie uniemożliwi odliczenie VAT. Obecnie takie stanowisko nie znajduje potwierdzenia w przepisach. Jeżeli zakup dotyczy działalności opodatkowanej, a faktura dokumentuje rzeczywistą dostawę towary i usługi, podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Faktura poza KSeF. Sankcje dotyczą sprzedawcy, a nie kupującego
Dużo emocji budzą również sankcje KSeF. Warto jednak wyraźnie podkreślić, że kary przewidziane w przepisach odnoszą się przede wszystkim do podmiotu zobowiązanego do prawidłowego korzystania z systemu. Jeżeli przedsiębiorca miał obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane, a mimo to dokument wystawi poza systemem bez podstawy prawnej, może narazić się na odpowiedzialność administracyjną.
| Warto wiedzieć Nie oznacza to jednak, że drugi uczestnik transakcji automatycznie traci możliwość rozliczenia poniesionego wydatku. Obecne regulacje nie nakładają na kupującego obowiązku kontrolowania zgodności działań sprzedawcy z przepisami dotyczącymi Krajowym Systemem e-Faktur. Dlatego faktura bez KSeF a KUP pozostaje zagadnieniem ocenianym przede wszystkim przez pryzmat rzeczywistego charakteru transakcji. |
Co mówią interpretacje organów podatkowych?
Stanowisko prezentowane przez ekspertów znajduje odzwierciedlenie także w interpretacjach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Podkreśla się w nich, że brak przesłania dokumentu do systemu nie przekreśla możliwości ujęcia wydatku w rozliczeniach, jeżeli spełnia się wszystkie przesłanki wynikające z ustaw o podatku dochodowym PIT lub CIT.
Jak przygotować firmę na nowe obowiązki?
Mimo że obecnie otrzymanie dokumentu poza systemem nie wyklucza jego rozliczenia, przedsiębiorcy powinni stopniowo dostosowywać swoje procedury do nowych wymagań. Warto wdrożyć rozwiązania umożliwiające sprawne fakturowanie kosztów, archiwizację dokumentów oraz bieżące monitorowanie zmian w przepisach dotyczących faktur w KSeF. Dzięki temu łatwiej uniknąć błędów i ograniczyć ryzyko sporów z organami podatkowymi.
Zmiany w zakresie cyfryzacji rozliczeń będą postępowały. Wniosek, jaki stąd płynie, jest prosty: dlatego znajomość zasad funkcjonowania systemu oraz właściwe dokumentowanie każdej transakcji to podstawa, jeśli chodzi o bezpieczne, zgodne z przepisami prowadzenie działalności gospodarczej
