Emil Zelma
Rok 2026 przynosi jedne z największych zmian w obszarze zatrudniania od wielu lat. Wprowadzane nowelizacje obejmują m.in. sposób ustalania stażu pracy, prowadzenie dokumentacji, zasady wypłaty świadczeń oraz obowiązki pracodawców związane z przeciwdziałaniem mobbingowi. Dla firm oznacza to konieczność aktualizacji procedur kadrowych, ponieważ nowe przepisy wpływają na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Każdy pracodawca, który chce bezpiecznie zatrudniać pracowników, powinien sprawdzić, czy stosowana umowa, regulamin oraz dokumentacja są zgodne z obowiązującymi regulacjami.
Taki stan rzeczy sprawia, że zmiany w prawie pracy będą odczuwalne zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorców.
Spis treści
ukryj
Nowe zasady naliczania stażu pracy w 2026 r.
Najważniejszą reformą jest rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy. Dotychczas decydujące znaczenie miała przede wszystkim umowa o pracę, natomiast od 2026 r. uwzględniane są także inne formy zatrudnienia, w tym m.in.
- umowa zlecenia,
- działalność gospodarcza,
- umowa agencyjna.
Wliczana będzie również odpowiednio udokumentowana praca za granicą oraz niektóre okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego.
Zmiany mają bezpośredni wpływ na dodatki stażowe i inne świadczenia wynikające z przepisów w zakresie prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Dla wielu osób oznacza to szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu, natomiast dla firmy mogą wzrosnąć koszty pracownicze już od początku zatrudnienia.
| Warto wiedzieć Potwierdzenie okresów stażowych będzie wymagało zaświadczenia z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom społecznym. Taki dokument przedsiębiorca powinien uwzględnić podczas weryfikacji historii zawodowej kandydata. Dzięki temu prawidłowo ustali wszystkie uprawnienia wynikające z Kodeksu pracy. |
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Coraz więcej procesów kadrowych będzie odbywało się elektronicznie. Cyfrowa dokumentacja uprości archiwizację i obsługę spraw pracowniczych, ale jednocześnie zwiększy odpowiedzialność przedsiębiorców za bezpieczeństwo danych. Każdy pracodawca powinien zadbać o:
- odpowiedni obieg dokumentów,
- możliwość ich szybkiego udostępnienia podczas kontroli,
- właściwe zabezpieczenie systemów informatycznych.
Trzeba dostosować regulamin pracy (regulamin zakładowy) do nowych przepisów
Zmiany obejmują także organizację czasu pracy, sposób przechowywania akt osobowych oraz aktualizację dokumentów wewnętrznych. Warto sprawdzić, czy obowiązujący regulamin pracy (regulamin zakładowy) odpowiada nowym wymaganiom.
Nowe terminy wypłaty ekwiwalentu za urlop
Zmieniają się również zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed rozwiązaniem umowy, należny ekwiwalent powinien zostać przekazany najpóźniej w ciągu dziesięciu dni od zakończenia zatrudnienia.
| Warto wiedzieć Każdy pracodawca powinien zweryfikować stosowaną procedurę rozliczeń końcowych, aby terminowo wypłacić należne świadczenia i uniknąć sporów z byłym pracownikiem. |
Większy nacisk na przeciwdziałanie mobbingowi. Poradnik dla pracodawców
Projektowane przepisy rozszerzają obowiązki związane z przeciwdziałaniem mobbingowi i dyskryminacji. Każdy pracodawca będzie musiał wdrożyć odpowiednie rozwiązania organizacyjne, a regulamin powinien określać sposób zgłaszania naruszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających. Zmieniona definicja mobbingu kładzie większy nacisk na uporczywość zachowań, a nie wyłącznie ich długotrwałość.
W praktyce warto przygotować jasną procedurę zgłaszania nieprawidłowości oraz przeszkolić osoby kierujące zespołami. Jest to zdecydowanie jeden z tych obszarów, w których zmiany w prawie pracy będą miały największy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw.
Nowe zasady organizacji staży
Planowane przepisy porządkują również organizację staży. Każda umowa stażowa będzie musiała mieć formę pisemną, określać program, opiekuna i czas trwania, który nie przekroczy sześciu miesięcy.
Staże muszą być odpłatne, a okres ich odbywania będzie zaliczany do stażu pracy, o którym pisaliśmy wcześniej. Stażysta otrzyma także ochronę w zakresie BHP oraz przepisów antymobbingowych. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładniejszego planowania programów stażowych i przestrzegania limitów dotyczących liczby uczestników.
Kontrole umów będą skuteczniejsze
Reforma rozszerza kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy. W określonych przypadkach inspektor najpierw nakaże poprawienie warunków współpracy, a jeśli zalecenia nie zostaną wykonane, będzie mógł wydać decyzję administracyjną. Celem zmian jest ograniczenie przypadków, w których niewłaściwie zawarta umowa zastępuje rzeczywisty stosunek pracy.
Choć kontrole PIP nie obejmą wszystkich przedsiębiorców z jednakową intensywnością, każdy pracodawca powinien sprawdzić, czy zawierana umowa, sposób wykonywania obowiązków oraz organizacja pracy są zgodne z przepisami prawa pracy. Większość zmian wchodzi w życie w 2026 r., dlatego odpowiednie przygotowanie firmy pozwoli uniknąć problemów i zapewni zgodność z wymaganiami Kodeksu pracy.
