Redakcja K24
W nocy z soboty 24 na niedzielę 25 października 2026 r. przestawiamy zegarki z godziny 3:00 na 2:00. Dla pracodawców z nocnymi zmianami temat zmiana czasu a nadgodziny wraca więc co roku. Pracownik na nocnej zmianie przepracuje fizycznie o godzinę więcej, na przykład 9 godzin zamiast 8 albo 13 zamiast 12. W praktyce ta dodatkowa godzina to praca nadliczbowa w porze nocnej. Poniżej wyjaśniamy, co zapłacić, jak to ująć w ewidencji i kogo ta zasada nie dotyczy.
Spis treści
ukryj
Zmiana czasu a nadgodziny – skąd dodatkowa godzina
Grafik zwykle zakłada zmianę od 22:00 do 6:00. Tej nocy zegar o 3:00 cofa się jednak na 2:00. W efekcie między 22:00 a 6:00 według zegara upływa 9 godzin rzeczywistej pracy. Kodeks pracy liczy czas pracy w godzinach faktycznie przepracowanych, a nie według wskazań zegarka.
Dlatego godzina ponad dobową normę albo ponad wymiar z harmonogramu jest godziną nadliczbową. Dotyczy to także systemu równoważnego. Jeśli grafik przewiduje 12 godzin, a pracownik spędzi w pracy 13, nadwyżka również jest nadgodziną. Co więcej, ta godzina przypada w porze nocnej, co ma znaczenie dla wysokości dodatków.
Trzy składniki wynagrodzenia za dodatkową godzinę
Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługują za tę godzinę trzy składniki:
- Normalne wynagrodzenie za godzinę pracy, wynikające z jego osobistej stawki.
- Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% wynagrodzenia, ponieważ nadgodzina przypada w nocy.
- Dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.
Dodatek nocny należy się zawsze, niezależnie od tego, czy godzina jest nadliczbowa. Z kolei dodatek za nadgodziny pracodawca może zastąpić czasem wolnym, o czym piszemy niżej.
Przykład liczbowy
Pan Marek zarabia 7040 zł brutto miesięcznie. W październiku 2026 r. wymiar czasu pracy wynosi 176 godzin. Jego stawka godzinowa to zatem 40 zł. Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 4806 zł, więc stawka minimalna za godzinę w październiku to około 27,31 zł.
| Składnik | Wyliczenie | Kwota |
|---|---|---|
| Normalne wynagrodzenie | 40 zł × 1 h | 40,00 zł |
| Dodatek za nadgodzinę (100%) | 40 zł × 100% | 40,00 zł |
| Dodatek nocny (20%) | 27,31 zł × 20% | 5,46 zł |
| Razem | 85,46 zł |
Kwota nie jest duża. Jednak przy kilkudziesięciu pracownikach na nocnej zmianie suma rośnie. Ponadto pracodawca płaci od niej składki ZUS po swojej stronie. Szerzej o tych obciążeniach piszemy w tekście o kosztach zatrudnienia pracownika.
Czas wolny zamiast dodatku za nadgodziny
Kodeks pracy pozwala oddać czas wolny zamiast wypłacać dodatek za nadgodziny. Do wyboru są dwa warianty:
- na pisemny wniosek pracownika – czas wolny w wymiarze 1:1, czyli godzina za godzinę;
- z inicjatywy pracodawcy – czas wolny w wymiarze 1,5 godziny za każdą nadgodzinę, bez wniosku pracownika.
W obu przypadkach pracownik traci prawo do dodatku 100%. Mimo to zachowuje prawo do dodatku nocnego za tę godzinę. Przy wariancie z inicjatywy pracodawcy trzeba także pilnować, by nie obniżyć wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar. Czas wolny warto więc oddać jeszcze w tym samym okresie rozliczeniowym.
Jak ująć dodatkową godzinę w ewidencji i na liście płac
Błędy przy zmianie czasu zwykle nie wynikają ze złej woli. Częściej system kadrowy albo czytnik kart liczy zmianę według zegara i pokazuje 8 godzin. Dlatego warto przejść przez krótką listę kontrolną.
- Sprawdź grafik na noc z 24 na 25 października i wypisz wszystkich pracowników obecnych w pracy o 2:00–3:00.
- Popraw ewidencję czasu pracy – wpisz faktyczną liczbę godzin, na przykład 9 zamiast 8. Oznacz osobno godzinę nadliczbową i godziny nocne.
- Ustal formę rekompensaty – wypłata dodatku albo czas wolny. Jeśli pracownik chce odbioru 1:1, zachowaj jego pisemny wniosek w aktach.
- Wylicz składniki na liście płac – normalne wynagrodzenie za nadgodzinę, dodatek 100% i dodatek nocny.
- Wypłać w terminie – razem z wynagrodzeniem za październik albo zgodnie z okresem rozliczeniowym z regulaminu.
Wszystkie trzy składniki są przychodem ze stosunku pracy. Zatem podlegają składkom ZUS i zaliczce na PIT na zwykłych zasadach. Trafią także do rocznej informacji, o której przypominamy w tekście o PIT-11 dla pracowników.
W pełnej księgowości koszt ujmujesz tak samo jak resztę płac. Najczęściej oznacza to zapis Wn konto 404 „Wynagrodzenia” i Ma konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Nie potrzebujesz osobnego konta, choć analityka dla dodatków ułatwia późniejsze raporty.
Limit roczny nadgodzin
Ta jedna godzina wlicza się również do rocznego limitu nadgodzin. Kodeks przewiduje limit 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że regulamin lub układ zbiorowy ustala inny. Przy pracownikach blisko limitu warto więc tę godzinę uwzględnić w planie na listopad i grudzień.
Komu zapłacą, a komu nie
Zasady o nadgodzinach i dodatku nocnym dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Pozostałe formy współpracy wyglądają inaczej:
- Umowa zlecenia – zleceniobiorca nie ma dodatków za nadgodziny ani za noc. Przy wynagrodzeniu godzinowym powinien jednak dostać zapłatę za każdą faktycznie przepracowaną godzinę, nie niższą niż minimalna stawka godzinowa.
- Umowa o dzieło – liczy się rezultat, a nie czas, więc dodatkowa godzina nie zmienia wynagrodzenia.
- B2B – rozliczenie zależy wyłącznie od umowy. Jeśli strony umówiły się na stawkę godzinową, przedsiębiorca wystawi fakturę za faktyczny czas usługi.
Natomiast wiosną sytuacja się odwraca. W marcu nocna zmiana trwa godzinę krócej, a pracodawca musi zadbać o prawidłowe rozliczenie wymiaru. O ogólnych zasadach planowania czasu pracy przeczytasz w tekście o czasie pracy i rozkładzie ruchomym.
Skutki błędu w rozliczeniu
Niewypłacenie dodatku za nadgodziny albo dodatku nocnego to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy może za nie nałożyć grzywnę, a w sprawie sądowej kara wynosi od 1000 do 30 000 zł. Ponadto pracownik może dochodzić zaległych kwot z odsetkami.
Błędna ewidencja czasu pracy także stanowi naruszenie, nawet jeśli pieniądze ostatecznie trafią do pracownika. Dlatego korekta wpisu w ewidencji jest równie ważna jak sama wypłata. W praktyce wystarczy kilka minut kontroli grafiku tuż po weekendzie.
Podsumowanie
Temat zmiana czasu a nadgodziny dotyczy każdego pracodawcy, którego pracownicy będą w pracy w nocy z 24 na 25 października 2026 r. Dodatkowa godzina jest nadgodziną w porze nocnej. Pracownik na etacie dostaje za nią normalne wynagrodzenie, dodatek 100% i dodatek nocny 20%. Dodatek za nadgodziny możesz zastąpić czasem wolnym, jednak dodatek nocny zostaje zawsze.
Najważniejsze kroki to poprawa ewidencji na faktyczną liczbę godzin, wybór formy rekompensaty i wypłata razem z płacą za październik. Zleceniobiorcom i współpracownikom B2B płacisz natomiast według umowy. Jeśli przy okazji porządkujesz dokumentację kadrową, zajrzyj też do poradnika o zmianach w zatrudnieniu i umowach w 2026 r.
Zdjęcie: Renel Wackett / Unsplash
