Faktury ustrukturyzowane (e-faktury), ich format, wystawianie i obsługa- co musisz o nich wiedzieć?

Aleksandra MłodzińskaBez kategorii

Faktury ustrukturyzowane (e-faktury), ich format, wystawianie i obsługa- co musisz o nich wiedzieć?

Kolejna forma dokumentu finansowego -poza e-fakturą i fakturą papierową -funkcjonuje od końca 2021 roku na polskim rynku. Nie zdążyłeś się jeszcze z nią zapoznać? Nie wiesz, w jaki sposób jej używać? Podpowiemy, na co zwrócić uwagę, wybierając system wspierający korzystanie z tego nowego narzędzia.

Co to jest faktura ustrukturyzowana i Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura, charakteryzująca się ustrukturyzowanym zapisem danych w formacie XML. Zakres danych zawartych jest jednolity i ściśle określony. Faktura w KSeF funkcjonuje jedynie w świecie cyfrowym -to oznacza, że nie ma znanej nam dotąd formy, można ją jedynie zwizualizować.
E-faktury ustrukturyzowane są wystawiane, otrzymywane, przechowywane, udostępniane w Krajowym Systemie e-Faktur (platformie Ministerstwa Finansów). System umożliwia także właściwe oznaczanie, analizowanie i kontrolę wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych - zarówno przez samych podatników, jak i organy kontroli skarbowej.
Pobranie faktury z KSeF będzie jednoznaczne z akceptacją przyjęcia faktury i jej otrzymanie przez kontrahenta. Dzieje się tak poprzez przydzielenie fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego tę fakturę wraz ze wskazaniem daty operacji - więc w tym samym momencie faktura zostanie wystawiona i jednocześnie otrzymana przez kontrahenta.
10 czerwca 2022 r. Rada Unii Europejskiej wydała decyzję upoważniającą Polskę do wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych jako obligatoryjnego rozwiązania, zgodnie z którą od 1 stycznia 2024 r. wyłącznie faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane w obrocie gospodarczym. Ustawodawca dał jednak możliwość dobrowolnego wystawiania faktur elektronicznych w KSeF już od 1 stycznia 2022 r.
faktury ustrukturyzowane

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Unijny standard (wzór) faktury ustrukturyzowanej (e-faktury)

Faktury ustrukturyzowane mają ustalony i niezmienny wzór (formę faktury), zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Wyżej wymieniona faktura powinna zawierać standardowe obowiązkowe dane określone przez ustawę o VAT, wymienione w art. 106e ust. 1 oraz dodatkowe elementy faktury takie jak:
  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • wskazanie umowy zamówienia publicznego, którego faktura dotyczy.

Dane ze zwykłej e-faktury (PDF) odczytujemy samodzielnie lub przy użyciu nowoczesnych narzędzi tzw. OCR (optycznego rozpoznawania znaków), co prowadzi często do błędów i dodatkowej weryfikacji dokumentu. Dane z ustrukturyzowanej e-faktury otrzymujemy automatycznie (tj. bez konieczności samodzielnego odczytu informacji zawartych na dokumencie).

Wystawienie faktury korygującej do faktury z KSeF będzie możliwa albo według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku w trybie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), albo korekta do e-faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF

Plusy i minusy korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez przedsiębiorców?

Przedsiębiorca, wystawiając i odbierając faktury poprzez system z KSeF zyska:
  • łatwiejszy dostęp do dokumentów elektronicznych w jednym, obowiązującym wzorcu, co przekłada się na łatwe porównywanie faktur z racji ich ujednolicenia,
  • zminimalizowanie lub eliminację błędów powstających w systemie (mniejsze koszty obsługi),
  • brak konieczności wystawiania duplikatu w przypadku zagubienia faktury,
  • szybszy zwrot VAT (zwrot podatku VAT 20 dni wcześniej),
  • bezpieczeństwo płatności poprzez ułatwienie rozliczeń między kontrahentami i automatyzację księgowania faktur oraz standaryzację rozliczeń,
  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji -koniec z obawą o zniszczenie lub zgubienie faktury -są one przechowywane w KSeF przez okres 10 lat; ponadto system będzie powiadamiał nie tylko o nadejściu nowej faktury, ale też unikniemy pominięcia faktu odrzucenia faktury,
  • brak konieczności przesyłania dotychczas obowiązującego Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA),
  • zwiększenie możliwości współpracy z kontrahentami na rynku europejskim.

Do minusów wprowadzanego rozwiązania zaliczyć należy fakt, iż:

  • brak będzie możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu,
  • nie wolno stosować uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT,
  • Krajowy System e-Faktur nie będzie przechowywał załączników do faktury, co oznacza, że trzeba je będzie dostarczyć odbiorcom poza systemem KSeF.
Regulator natomiast poprzez wdrożenie nowego systemu teleinformatycznego realnie wpłynie na uszczelnienie systemu podatkowego i minimalizowanie błędów w rozliczaniu podatku VAT. Dodatkowo, zwiększy dochody budżetu państwa w związku z optymalizacją i skróceniem przeprowadzanych kontroli skarbowych.

Jak wystawić e-Fakturę ustrukturyzowaną?

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pomocą oprogramowania przygotowanego przez Ministerstwo Finansów.  Niemniej jednak jest to oprogramowanie służące jedynie do obsługi niewielkich spółek i wymaga manualnej obsługi procesu. Jeśli jesteś większym przedsiębiorcą, ciąży na tobie obowiązek samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego rozwiązania. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. Sprawdź, jak intuicyjne jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej w naszym programie.