Faktury ustrukturyzowane (e-faktury), ich format, wystawianie i obsługa- co musisz o nich wiedzieć?
Kolejna forma dokumentu finansowego -poza e-fakturą i fakturą papierową -funkcjonuje od końca 2021 roku na polskim rynku. Nie zdążyłeś się jeszcze z nią zapoznać? Nie wiesz, w jaki sposób jej używać? Podpowiemy, na co zwrócić uwagę, wybierając system wspierający korzystanie z tego nowego narzędzia.
Co to jest faktura ustrukturyzowana i Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych
Unijny standard (wzór) faktury ustrukturyzowanej (e-faktury)
- informacje dotyczące odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego, którego faktura dotyczy.
Dane ze zwykłej e-faktury (PDF) odczytujemy samodzielnie lub przy użyciu nowoczesnych narzędzi tzw. OCR (optycznego rozpoznawania znaków), co prowadzi często do błędów i dodatkowej weryfikacji dokumentu. Dane z ustrukturyzowanej e-faktury otrzymujemy automatycznie (tj. bez konieczności samodzielnego odczytu informacji zawartych na dokumencie).
Wystawienie faktury korygującej do faktury z KSeF będzie możliwa albo według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku w trybie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), albo korekta do e-faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF
Plusy i minusy korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez przedsiębiorców?
- łatwiejszy dostęp do dokumentów elektronicznych w jednym, obowiązującym wzorcu, co przekłada się na łatwe porównywanie faktur z racji ich ujednolicenia,
- zminimalizowanie lub eliminację błędów powstających w systemie (mniejsze koszty obsługi),
- brak konieczności wystawiania duplikatu w przypadku zagubienia faktury,
- szybszy zwrot VAT (zwrot podatku VAT 20 dni wcześniej),
- bezpieczeństwo płatności poprzez ułatwienie rozliczeń między kontrahentami i automatyzację księgowania faktur oraz standaryzację rozliczeń,
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji -koniec z obawą o zniszczenie lub zgubienie faktury -są one przechowywane w KSeF przez okres 10 lat; ponadto system będzie powiadamiał nie tylko o nadejściu nowej faktury, ale też unikniemy pominięcia faktu odrzucenia faktury,
- brak konieczności przesyłania dotychczas obowiązującego Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA),
- zwiększenie możliwości współpracy z kontrahentami na rynku europejskim.
Do minusów wprowadzanego rozwiązania zaliczyć należy fakt, iż:
- brak będzie możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu,
- nie wolno stosować uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT,
- Krajowy System e-Faktur nie będzie przechowywał załączników do faktury, co oznacza, że trzeba je będzie dostarczyć odbiorcom poza systemem KSeF.
Jak wystawić e-Fakturę ustrukturyzowaną?
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pomocą oprogramowania przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Niemniej jednak jest to oprogramowanie służące jedynie do obsługi niewielkich spółek i wymaga manualnej obsługi procesu. Jeśli jesteś większym przedsiębiorcą, ciąży na tobie obowiązek samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego rozwiązania. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. Sprawdź, jak intuicyjne jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej w naszym programie.
Comments are closed.