Emil Zelma
W praktyce gospodarczej przewiduje się wariant, w którym przedsiębiorca nabywa towar od osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Oto przykładowe takie sytuacje: zakup sprzętu komputerowego, używanych mebli biurowych, maszyn, materiałów budowlanych itp. Możliwości w tym zakresie jest sporo; trzeba jednak pamiętać o prawidłowym ujęciu transakcji z księgowego punktu widzenia.
Spis treści
ukryj
Zakup towaru od osoby prywatnej a obowiązki księgowe przedsiębiorcy
Zakup towaru, czy to od spółki handlowej lub jednoosobowej działalności gospodarczej, czy to od osoby prywatnej, trzeba odpowiednio rozliczyć. Aby jednak taka operacja gospodarcza została uznana przez organy podatkowe, musi ona wynikać z dowodu księgowego. To bardzo ważne, ponieważ zakup od osoby prywatnej nie wiąże się z otrzymaniem od sprzedawcy faktury VAT czy rachunku.
Jak udokumentować zakup od osoby prywatnej? Umowa sprzedaży jako dowód zakupu towaru od osoby fizycznej
W praktyce stosuje się w tym celu klasyczne umowy sprzedaży. Taka umowa powinna zawierać elementy wymagane dla dowodu księgowego. Co powinna zawierać umowa potwierdzająca zakup towaru? Muszę znaleźć się w niej takie informacje jak:
- strony uczestniczące w operacji gospodarczej, tzn. kupujący oraz sprzedający. Konieczne jest wskazanie danych identyfikacyjnych (imię i nazwisko, adres zamieszkania),
- data zawarcia umowy,
- data faktycznego przekazania towaru,
- dokładny, precyzyjny opis przedmiotu operacji gospodarczej,
- wartość transakcji.
- podpisy obu stron.
Bez wyżej wymienionych elementów dokument nie będzie spełniać wymogów dowodu księgowego. Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości:
„1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) […];
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych […]„.
Zakup towaru od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. Nie wystarczy sporządzić umowę sprzedaży – co jeszcze jest konieczne?
Jeśli umowa sprzedaży została już sporządzona oraz podpisana, niezbędne są dalsze działania. Podatnik musi dokonać odpowiedniego wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Transakcja powinna być ujęta zgodnie z datą poniesienia kosztu. Sam dokument należy oznaczyć numerem porządkowym z księgi. To jeszcze nie wszystko, ponieważ należy dołączyć umowę do dokumentacji księgowej firmy. Dobrą praktyką jest przygotowanie umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z tych egzemplarzy jest przeznaczony dla sprzedającego, drugi zaś dla kupującego.
| Ważne Umowa zakupu od osoby prywatnej powinna zostać odpowiednio opisana w firmowej dokumentacji księgowej. Powinno się oznaczyć ten dokument kolejnym numerem porządkowym. Warto również zanotować informację o sposobie rozliczenia transakcji, a konkretnie – czy odbyła się gotówką, przelewem, Jeśli zakup dotyczy majątku trwałego (np. auta dostawczego), należy uwzględnić to w ewidencji środków trwałych. Natomiast w sytuacji, w której towar został nabyty z zamiarem dalszej odsprzedaży, transakcja zostanie potraktowana jako zakup towarów. |
Nabycie towarów od osoby prywatnej a podatek od czynności cywilnoprawnych (podatek PCC)
Księgowość to nie wszystko, o czym należy pamiętać. Oprócz tego przedsiębiorca musi liczyć się z obowiązkiem podatkowym. Konieczne jest bowiem opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC).
W sytuacji, w której wartość umowy sprzedaży przekracza równowartość 1000 zł, po stronie nabywcy powstaje obowiązek podatkowy. Stawka podatku PCC dla umów sprzedaży majątku ruchomego wynosi 2% wartości transakcji. Obowiązek ten należy zrealizować w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy. Robi się to poprzez złożenie formularza PCC-3 w urzędzie skarbowym oraz opłacenie podatku. Zaniedbanie tego obowiązku to prosta droga do problemów z fiskusem.
Zakup towaru od osoby prywatnej. Brak możliwości odliczenia podatku VAT
Zakup towaru od osoby prywatnej wiąże się z brakiem możliwości odliczenia podatku VAT. Powód takiego stanu rzeczy jest bardzo prosty. Ponieważ sprzedający nie jest czynnym podatnikiem w zakresie podatku od towarów i usług, to nie wystawia on faktury VAT. Tym samym nabywca nie ma podstawy do odliczenia podatku naliczonego.
Wartość transakcji jest wówczas równa wartości netto (bez podatku VAT), a cena podana w umowie sprzedaży stanowi całkowity koszt dla przedsiębiorcy. Warto to uwzględnić w kalkulacjach finansowych, szczególnie gdy zakup dotyczy ma istotny wpływ na bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Podsumowanie
Choć zakup towaru od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie wiąże się z wystawieniem faktury, nie oznacza to jeszcze, że można uniknąć formalności.
To jeszcze nie wszystko, ponieważ, jak już wspomniano, przedsiębiorca musi pamiętać o ewentualnym obowiązku zapłaty podatku PCC. Obowiązek ten dotyczy transakcji o wartości przekraczającej równowartość 1000 zł. Last but not least, trzeba mieć na uwadze brak możliwości odliczenia podatku VAT od takiej transakcji.
