Czym jest e-paragon (paragon elektroniczny, paragon fiskalny online)?

E-paragony sporządza się w formie elektronicznej. Jest to zatem cyfrowy odpowiednik, który ma taką samą wartość prawną jak stosowane przez lata dokumenty papierowe.

Dzięki e-paragonom sprzedawca nie musi już drukować potwierdzenia sprzedaży. Dokument ten można dostarczyć klientowi e-mailem, przez aplikację mobilną itp. Takie rozwiązanie to spore uproszczenie i dla przedsiębiorców (sprzedawców), i dla nabywców.

E-paragon online, lecz kasa fiskalna nadal obowiązkowa. Wymaga tego Ministerstwo Finansów

E-paragon to dokument, który ma postać cyfrową. Trzeba jednak pamiętać, że jego wystawienie wciąż wymaga urządzenia fiskalnego. Musi on bowiem zostać nieodwracalnie zapisany w pamięci kasy fiskalnej, czego wymagają przepisy ustawy o VAT. A zatem, niezależnie od tego, czy używasz w swojej działalności:

• drukarki fiskalnej,
• kasy online,
• kas wirtualnych (tzn. kas w postaci oprogramowania),

każdy e-paragon musi przejść przez urządzenie fiskalne. To bardzo ważne, ponieważ paragon fiskalny, niezależnie od typu, powinien zostać sporządzony w formacie określonym przez Ministerstwo Finansów (więcej o tym w dalszej części tekstu).

Kto może wystawić e-paragon fiskalny?

W praktyce nie ma większego znaczenia, czy prowadzisz np.:

• mały sklep z rękodziełem,
• restaurację,
• salon kosmetyczny,
• duży sklep internetowy.

Dobra wiadomość jest taka, że każdy przedsiębiorca ma prawo do wystawiania e-paragonów. Przepisy prawa nie ograniczają takiej możliwości do konkretnych branż (inaczej jest w przypadku np. kas wirtualnych, o czym więcej można przeczytać tutaj).

Dokument elektroniczny musi zawierać te same dane co papierowy odpowiednik

Choć e-paragon ma postać cyfrową, to powinny znaleźć się na nim dokładnie te same informacje, co dokument papierowy. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących nie pozostawia wątpliwości – e-paragon fiskalny musi zawierać m.in. następujące informacje:

• nazwa podatnika,
• adres prowadzenia działalności,
• numer NIP,
• unikalny numer,
• data i godzina dokonania transakcji,
• opis transakcji,
• cena jednostkowa,
• ilość sprzedanych towarów/usług,
• wartość sprzedaży netto,
• wysokość oraz stawka podatku VAT
• wartość sprzedaży brutto.
• jeśli klient tego zażąda – numer NIP odbiorcy.

Wszystkie te dane są niezbędne na wypadek ewentualnych zwrotów, reklamacji lub kontroli przeprowadzanych przez organy podatkowe. E-paragon pełni bowiem taką samą funkcję co jego papierowy odpowiednik, tzn. dokumentuje sprzedaż.

Wystawienie e-paragonu możliwe tylko za zgodą nabywcy

Zanim przedsiębiorca wystawi nabywcy paragon fiskalny w postaci elektronicznej, musi uzyskać zgodę klienta. Taka zgoda może zostać wyrażona na różne sposoby. Może to nastąpić w chwili zaakceptowania regulaminu sprzedaży, jeśli ten zawiera odpowiedni zapis, albo w trakcie zakupu, np. ustnie lub przez kliknięcie opcji „chcę e-paragon” w systemie sprzedażowym sklepu online.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ możliwe jest również wyrażenie zgody przez:

• aplikację mobilną,
• formularz na stronie internetowej sprzedawcy.

Tak czy inaczej, przedsiębiorca nie może wystawić oraz wydać e-paragonu bez zgody nabywcy. Stosowane zapisy w tej kwestii zostały zawarte u ustawie o VAT. 

E-paragony. Co zmieniło się od wprowadzenia pakietu SLIM VAT 3?

Podstawą prawną, która umożliwiła wystawianie e-paragonów w formie elektronicznej, jest nowelizacja ustawy o VAT. Została ona wdrożona w ramach pakietu SLIM VAT 3. Począwszy od dn. 15 września 2023 roku, dokument ten może być wystawiony jedynie pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów formalnych. Przez wymogi te rozumie się m.in.:

• posiadanie urządzenia fiskalnego z odpowiednim oprogramowaniem,
• zapewnienie zgodnego z wymogami Ministerstwa Finansów formatu,
• uzyskanie zgody nabywcy.

Wystawiony zgodnie z przepisami  e-paragon to pełnoprawny dokument księgowym, uznawanym przez organy podatkowe. To duża zmiana w zakresie dokumentowania sprzedaży, która otwiera nowe możliwości przed firmami, zwłaszcza w obszarze sprzedaży online, pozwalając na automatyzację procesów księgowych oraz cyfryzację obsługi klienta.

E-paragon. Zasady przechowywania

Przepisy nakładają na firmy obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. Paragony nie są pod tym względem wyjątkiem, Tradycyjne paragony papierowe trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeśli jednak używasz kas wirtualnych lub kas online, nie musisz już fizycznie przechowywać paragonów fiskalnych. Wszystkie dane dotyczące sprzedaży są automatycznie przesyłane do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i są dostępne dla organów kontrolnych w Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Dzięki temu przedsiębiorcy mają mniej obowiązków. Nie trzeba już bowiem zabezpieczać ani fizycznie przechowywać dokumentów (np. na nośnikach danych). Takie rozwiązanie znacznie ułatwia prowadzenie działalności i zmniejsza obciążenia administracyjne.

Podsumowanie

Nie ma wątpliwości, że opisywane przez nas rozwiązanie to przyszłość, która już staje się teraźniejszością. Jest tak, ponieważ w dobie cyfrowej transformacji biznesu klienci oczekują szybkiej i wygodnej obsługi, a jednocześnie transparentności oraz łatwego dostępu do swoich danych. E-paragony właśnie na to pozwalają.