Marysia Janik
Wystawianie i przesyłanie faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur miało być obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Wiadomo jednak, że zostało to przesunięte w czasie, a nowy termin nie jest na razie znany. W każdym razie w tym kontekście pojawia się wiele pytań, m.in. o to, czy faktury papierowe znikną z obiegu?
KSeF – jaki jest aktualny stan prawny?
Obowiązkiem wystawiania i przesyłania faktur za pomocą KSeF zostaną objęci wszyscy przedsiębiorcy. Kiedy jednak stanie się to faktem, tego na razie nie wiadomo. Wcześniej podawano dwie daty, a mianowicie 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 r. dla wystawców faktur zwolnionych z VAT przedmiotowo lub podmiotowo. Niemniej w dniu 19 stycznia 2024 r. resort finansów poinformował o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Na ten moment – czyli w okresie przejściowym – korzystanie z systemu odbywa się na zasadzie dobrowolności. W obiegu są obecnie trzy typy faktur, a mianowicie: papierowe, elektroniczne wystawione poza KSeF oraz ustrukturyzowane KSeF.
Czy faktury papierowe odejdą do lamusa?
Księgowość to kolejny obszar ulegający w coraz większym stopniu cyfryzacji. Widać to doskonale na przykładzie faktur, które służą przedsiębiorcom do dokumentowania określonych wydatków. Najczęściej faktury są teraz przesyłane drogą elektroniczną, przy czym podatnicy nie mają obowiązku ich drukowania. Dzięki ustrukturyzowanym fakturom wprowadzanym do KSeF faktury papierowe zostaną niemal całkowicie wyparte z rynku. Nie oznacza to jednak wcale, że firmy mają pozbywać się drukarek. Nawet, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, nie wszystkie faktury będą objęte omawianym systemem. Przewidziane jest bowiem bezterminowe wyłączenie z obowiązku fakturowania w KSeF faktur, które są wystawiane:
- przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski – a jeśli takie miejsce posiadających, to nieuczestniczących w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których została wystawiona faktura,
- przez podatników korzystających z procedur szczególnych,
- na rzecz nabywców towarów i usług będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej – mowa tutaj o fakturach konsumenckich,
- w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym – chodzi m.in. o jednorazowe bilety w formie za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym czy lotniczym.
Należy się zatem spodziewać, że obecność w obiegu faktur papierowych zostanie jeszcze bardziej ograniczona. Wymienione powyżej faktury będą bowiem najczęściej wystawiane w formie elektronicznej – tak zresztą jest i teraz. W tym miejscu wypada parę słów poświęcić fakturom konsumenckim będącym szczególnym rodzajem faktur. Otóż są one wystawiane wyłącznie na żądanie nabywcy – w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. Wszystko wskazuje na to, że przedsiębiorcy będą je mogli wystawiać również w KSeF, ale nie będzie to obowiązkowe – poza tym także i w tym przypadku to odbiorca będzie musiał zwrócić się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W takiej sytuacji podatnik będzie też musiał udzielić konsumentowi dostępu anonimowego do e-faktury w KSeF. Jeżeli jednak takowe żądanie nie nastąpi, wówczas faktura konsumencka będzie mieć postać papierową albo elektroniczną – w zależności od tego, na co zdecyduje się odbiorca.
Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane – korzyści
Faktury elektroniczne to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Jak by nie patrzeć, faktury papierowe generują spore koszty dla firm. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy świadomie z nich rezygnują, bo dokumenty elektroniczne to prostu wygoda. Ponadto papierowe faktury zakupowe, jakie dana firma otrzymuje, mogą być przechowywane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Podatnik nie traci z tego tytułu prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Papierowe oryginały tych dokumentów można natomiast zniszczyć.
Faktury ustrukturyzowane generowane za pomocą KSeF mają ten ogromny plus, że są udostępniane w czasie rzeczywistym, co bardzo usprawnia komunikację na linii klient-sprzedawca. W chwili, gdy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, zarządzanie dokumentacją stanie się jeszcze sprawniejsze. Poza tym KSeF zapewnia skuteczną ochronę przed utratą czy zniszczeniem faktur oraz dostępem do nich niepożądanych osób. Faktury przesłane do systemu są w nim przechowywane przez okres 10 lat od dnia wystawienia – tak wynika z art. 112aa pkt 1 ustawy o VAT. Podatnik ma oczywiście prawo archiwizować je dłużej – czy to w formie elektronicznej w systemie księgowym stosowanym w swojej firmie, czy w postaci wydruków dokumentów wystawionych w KSeF. Jednakże 10 lat wystarczy, aby archiwizacja faktur była zapewniona przez cały wymagany okres, jaki wynika z przepisów podatkowych. Kolejną korzyścią, jaką niosą za sobą faktury ustrukturyzowane, jest krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT – 40 zamiast 60. dni.
