Anna Kruk
Nowe terminy wprowadzenia KSeF to wynik audytu przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów od początku 2024 r. Już wcześniej rząd zapowiedział przesunięcie ustalonych pierwotnie dat. Problemy z Krajowym Systemem e-Faktur okazały się jednak większe, niż początkowo zakładano.
System, który się nie udał
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski, zaawansowany system informatyczny, za pomocą którego docelowo wszyscy przedsiębiorcy mają wystawiać, odbierać i przesyłać między sobą faktury ustrukturyzowane. Ten nowy typ e-dokumentów ma ujednoliconą strukturę, dzięki czemu może być m.in. automatycznie przetwarzany przez programy księgowe.
System KSeF już od jakiegoś czasu funkcjonuje na zasadach dobrowolności. Obowiązkowo miał zostać wprowadzony od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. – dla przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku.
Producenci oprogramowania dla firm już od wielu miesięcy przygotowywali swoje systemy na zmiany w przepisach. Przedsiębiorcy również zaczynali wdrażać KSeF w swoich działalnościach, by uniknąć zaskoczenia i popełniania błędów już po wejściu w życie obowiązków.
Na początku 2024 r. wykryto jednak krytyczne błędy systemu KSeF, które uniemożliwiłyby jego prawidłowe funkcjonowanie. Rząd zniósł zapowiedziane wcześniej terminy i zlecił przeprowadzenie audytu. W kwietniu 2024 r. poznaliśmy jego wyniki. Wykazał liczne nieprawidłowości, które wymagają nawet nie naprawy, ale całkowitej zmiany struktury systemu KSeF.
Nowe terminy wprowadzenia KSeF
O tym, że KSeF nie wejdzie w życie od 1 lipca 2024 roku, wiadomo było już na koniec stycznia. Minister finansów nie podał wtedy nowego terminu, ponieważ nie były jeszcze znane wyniki planowanego audytu. Okazało się, że zmiany wymagają zaprojektowania architektury systemu od podstaw. Takiej pracy nie da się wykonać w kilka miesięcy.
Minister Finansów Andrzej Domański podał dwa nowe terminy zaproponowane przez rząd. Co ciekawe, nie będą się już one opierać na statusie podmiotu: czynny podatnik VAT lub przedsiębiorca zwolniony, ale na przychodzie.
Zgodnie z zapowiedzą resortu finansów, nowe terminy wprowadzenia KSeF to:
- Od 1 lutego 2026 r. – podmioty, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł;
- Od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali przedsiębiorcy
Nie będzie więc półrocznego przesunięcia dla podatników zwolnionych z VAT.
Polskiej gospodarce groził paraliż. Wykryliśmy liczne nieprawidłowości, nasz raport pokazuje błędy. Niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu, co pozwoli na wytworzenie nowego oprogramowania. Zaczynamy niemalże od początku
– powiedział minister finansów Andrzej Domański.
Warto przy tym pamiętać, że ustalone przez resort finansów nowe terminy wprowadzenia KSeF są jedynie zapowiedzią. Ostateczne daty mogą się zmienić, dlatego warto śledzić poczynania rządu w tym zakresie.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?
Krajowy System e-Faktur to nowe narzędzie kontroli, które ma pomóc administracji skarbowej w wykrywaniu poważnych nadużyć i oszustw podatkowych. W praktyce wdrożenie KSeF najtrudniejsze może się okazać dla najmniejszych podmiotów. Wiele z nich korzysta z przestarzałych, a nawet samodzielnie stworzonych rozwiązań ułatwiających fakturowanie. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF będzie od nich wymagało zmiany przyzwyczajeń, a w większości przypadków także zakupu nowe oprogramowania przystosowanego do KSeF, takiego jak np. program Faktura VAT 2024.
Faktura ustrukturyzowana przyniesie ze sobą także korzyści. Ujednolicenie sposobu wystawiania, przesyłania i odbioru e-faktur pozwoli na zautomatyzowanie wielu czynności. W końcu możliwe będzie wdrożenie rozwiązań polegających np. na w pełni cyfrowym przetwarzaniu danych w programach księgowych. Zniknie też problem z przechowywaniem dokumentów w odpowiednich warunkach przez 5 lat, ponieważ w KSeF będą one archiwizowane aż przez 10 lat. Nie będzie trzeba przesyłać plików JPK_FA na żądanie organu podatkowego i wystawiać duplikatów. Dokumenty na zawsze przestaną się gubić, nie będzie też ryzyka ich zniszczenia.
