Redakcja K24
Projekt nowelizacji rozporządzenia o korzystaniu z KSeF zapowiada zmiany w KSeF 2027, które dotkną niemal każdą firmę i każde biuro rachunkowe. Dotyczą trzech obszarów: tokenów, certyfikatów KSeF oraz oznaczania jednego przelewu za kilka faktur. To wciąż projekt, dlatego szczegóły mogą się jeszcze zmienić. Mimo to warto już teraz sprawdzić, jak Twoja firma loguje się do systemu i kto ma w nim jakie uprawnienia.
Spis treści
ukryj
Na jakim etapie są zmiany w KSeF 2027?
Projekt nowelizacji rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki trafił do Rządowego Centrum Legislacji 27 października 2026 r. Zgodnie z zapowiedzią nowe przepisy mają obowiązywać od początku 2027 roku. Jednak do tego czasu projekt przejdzie jeszcze konsultacje i uzgodnienia. W praktyce oznacza to, że firma powinna planować, ale nie przebudowywać wszystkiego na podstawie samego projektu.
Projekt przewiduje przede wszystkim:
- przedłużenie możliwości uwierzytelniania się tokenami po 2026 roku,
- nowe zasady dla tokenów wygenerowanych od 1 stycznia 2027 r.,
- nowe reguły pobierania i używania certyfikatów KSeF zależnie od ich przeznaczenia,
- możliwość wytwarzania certyfikatów KSeF powiązanych z numerem NIP,
- nowe uprawnienie do obsługi identyfikatora zbiorczego w zakresie płatności.
Tokeny KSeF po 2026 roku
Dotąd wiele firm traktowało tokeny jako rozwiązanie przejściowe. Zakładano bowiem, że po 2026 roku uwierzytelnianie oprze się głównie na certyfikatach KSeF. Projekt zmienia ten plan, ponieważ wydłuża możliwość korzystania z tokenów. Dla małych firm to dobra wiadomość. Program do fakturowania, który łączy się z KSeF tokenem, nie przestanie więc nagle działać 1 stycznia.
Projekt zapowiada jednak odrębne zasady dla tokenów wytworzonych od 1 stycznia 2027 r. Szczegóły tych zasad trzeba będzie sprawdzić w ostatecznej wersji rozporządzenia. Dlatego rozsądnie jest rozdzielić tokeny „stare” i „nowe” w swojej dokumentacji. Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj, jak wygenerować token autoryzacyjny KSeF.
Co zrobić z tokenami już teraz
- Spisz wszystkie aktywne tokeny: kto je wygenerował, dla jakiego programu i z jakimi uprawnieniami.
- Usuń tokeny nieużywane, na przykład po byłych pracownikach lub starych integracjach.
- Zapisz daty wygenerowania, ponieważ granica 1 stycznia 2027 r. może mieć znaczenie.
- Zapytaj dostawcę programu, czy planuje obsługę nowych zasad.
Taki rejestr przyda się także przy audycie bezpieczeństwa. Nieaktualny token z szerokimi uprawnieniami to w praktyce otwarte drzwi do faktur firmy.
Certyfikaty KSeF powiązane z NIP
Obecnie certyfikat KSeF wiąże się przede wszystkim z konkretną osobą, która go pobiera. Projekt zakłada natomiast możliwość wytwarzania certyfikatów powiązanych z numerem identyfikacji podatkowej. Dla firmy oznacza to mniejszą zależność od jednej osoby. Na przykład odejście księgowej, która pobrała certyfikat, nie musi wtedy blokować integracji systemu ERP z KSeF.
Ponadto projekt porządkuje zasady pobierania i używania certyfikatów według ich przeznaczenia. Inny cel ma certyfikat do logowania, a inny certyfikat potrzebny przy fakturach offline i kodach weryfikujących. Warto więc już teraz sprawdzić, jakie certyfikaty posiada firma. Podstawy opisuje tekst Certyfikat KSeF – jak wygenerować i czym jest MCU.
Praktyczne wnioski dla biur rachunkowych
Biuro obsługujące kilkudziesięciu klientów zarządza zwykle wieloma certyfikatami i uprawnieniami. Certyfikat powiązany z NIP może uprościć tę pracę. Jednak przed wdrożeniem trzeba ustalić, kto w biurze odpowiada za przechowywanie kluczy i odnawianie certyfikatów. Co więcej, warto zapisać tę odpowiedzialność w umowie z klientem lub w wewnętrznej procedurze.
Identyfikator zbiorczy płatności – nowe uprawnienie
Trzecia zmiana dotyczy płatności. Przy przelewie za fakturę z KSeF płatnik ma podawać numer KSeF tej faktury. Problem pojawia się wtedy, gdy jednym przelewem regulujesz kilka faktur. Z tego powodu system przewiduje identyfikator zbiorczy, który zastępuje listę numerów KSeF w tytule przelewu. Projekt wprowadza z kolei osobne uprawnienie do obsługi tego identyfikatora.
W praktyce właściciel firmy może więc nadać to uprawnienie np. pracownikowi działu płatności. Ten pracownik nie musi przy tym mieć dostępu do wystawiania faktur. Dzięki temu łatwiej rozdzielić obowiązki i ograniczyć ryzyko nadużyć. Więcej o samym numerze faktury znajdziesz w tekście Numer KSeF w płatnościach.
Przykład: jeden przelew za trzy faktury
Firma otrzymała od jednego dostawcy trzy faktury w KSeF:
| Faktura | Kwota brutto |
|---|---|
| FV 1 | 1 230 zł |
| FV 2 | 2 460 zł |
| FV 3 | 615 zł |
| Razem | 4 305 zł |
Pracownik z odpowiednim uprawnieniem tworzy w KSeF identyfikator zbiorczy dla tych trzech faktur. Następnie wpisuje go w tytule jednego przelewu na 4 305 zł. W księgach rachunkowych firma ujmuje jedną pozycję wyciągu bankowego. Rozlicza ją jednak z trzema osobnymi zobowiązaniami na koncie rozrachunków z dostawcą: Wn „Rozrachunki z dostawcami” 4 305 zł (w podziale na trzy faktury), Ma „Rachunek bankowy” 4 305 zł. W KPiR przelew nie wymaga osobnego zapisu, natomiast przy kasowym PIT lub metodzie kasowej w VAT data zapłaty ma znaczenie dla każdej z trzech faktur.
Warto pamiętać, że identyfikator ułatwia dostawcy automatyczne rozliczenie wpłaty. Błędny identyfikator nie zmienia faktu zapłaty, ale może opóźnić rozksięgowanie po stronie kontrahenta. W efekcie możesz dostać niepotrzebne wezwanie do zapłaty.
Jak przygotować firmę na zmiany w KSeF 2027
Ostateczny tekst rozporządzenia jeszcze nie istnieje. Mimo to część działań ma sens niezależnie od jego treści. Zmiany w KSeF zawsze wymagają bowiem porządku w uprawnieniach i dostępach.
- Przegląd uprawnień – sprawdź, kto ma dostęp do KSeF i w jakim zakresie. Pomoże w tym tekst o tym, jak działa certyfikat i uprawnienie w systemie e-faktur.
- Rejestr tokenów i certyfikatów – zapisz daty wytworzenia, przeznaczenie i osobę odpowiedzialną.
- Rozmowa z bankiem i dostawcą programu – zapytaj, czy obsłużą identyfikator zbiorczy w przelewach masowych.
- Procedura płatności – ustal, kto generuje identyfikatory zbiorcze i jak księgowość dopasowuje je do faktur.
- Monitoring legislacji – sprawdź treść rozporządzenia po jego publikacji w Dzienniku Ustaw.
Skutki błędów i na co uważać
Najczęstszy problem to brak kontroli nad dostępami. Token lub certyfikat w rękach osoby, która nie pracuje już w firmie, pozwala jej przeglądać faktury, a czasem także je wystawiać. Dlatego odbieranie uprawnień powinno być stałym punktem procedury zwolnienia pracownika lub zakończenia współpracy z biurem.
Drugie ryzyko dotyczy płatności. Niepoprawne oznaczenie przelewu utrudnia kontrahentowi rozliczenie wpłaty. Ponadto przy płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności poprawne dane w komunikacie przelewu mają znaczenie podatkowe. Warto więc przetestować nowy proces na kilku przelewach, zanim obejmie on wszystkie płatności.
Podsumowanie
Projektowane zmiany w KSeF 2027 są dla firm raczej ułatwieniem niż nowym obciążeniem. Tokeny mają działać dłużej, choć z nowymi zasadami dla tych wygenerowanych od 2027 r. Certyfikaty powiązane z NIP mogą uniezależnić firmę od jednej osoby. Z kolei identyfikator zbiorczy z osobnym uprawnieniem uporządkuje płatności za wiele faktur. Pamiętaj jednak, że to wciąż projekt. Już teraz zrób przegląd tokenów, certyfikatów i uprawnień, a procedury zaktualizuj po publikacji ostatecznego rozporządzenia.
Zdjęcie: seth schwiet / Unsplash
