Nowe faktury – od kiedy zmieniły się zasady ?

Od 1 stycznia 2025 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur. Wprowadzona nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024, poz. 1938) przyniosła szereg zmian, które mają uprościć i ujednolicić proces fakturowania – szczególnie dla małych przedsiębiorstw korzystających z procedury SME (Small and Medium Enterprises).

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców poprzez nowe faktury? Oto szczegółowe wyjaśnienie tego, co się zmieniło i jak nowe przepisy wpłyną na codzienność biznesu.

Nowe zasady wystawiania faktur – co się zmieniło?

Podstawową zmianą jest możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych przez małe przedsiębiorstwa korzystające ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME. Faktury takie mogą zawierać ograniczony zakres danych, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności, a nie na wypełnianiu formalności.

Faktura uproszczona musi teraz zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy (imiona, nazwiska lub nazwy oraz adresy),
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową i łączną kwotę należności,
• indywidualny numer identyfikacyjny EX.

Dzięki tym zmianom małe przedsiębiorstwa, które działają na terenie Unii Europejskiej i korzystają ze zwolnień z VAT w krajach członkowskich, mogą wystawiać nowe faktury zgodnie z ujednoliconymi standardami.

Numer identyfikacyjny EX – co to takiego?

Nowością wprowadzoną wraz z nowymi przepisami jest obowiązek posiadania numeru identyfikacyjnego EX. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME, prowadząc działalność gospodarczą w jednym kraju UE, ale dokonując sprzedaży w innym państwie członkowskim.

Numer EX jest nadawany w kraju, w którym przedsiębiorca ma siedzibę, i musi być uwzględniony na każdej wystawianej fakturze uproszczonej. Jego celem jest umożliwienie szybkiej identyfikacji podatnika i zapewnienie przejrzystości w rozliczeniach międzynarodowych.

Dlaczego wprowadzono zmiany?

Zmiany te wynikają z dyrektywy unijnej 2020/285, która zobowiązuje państwa członkowskie UE do uproszczenia procedur podatkowych dla małych przedsiębiorstw. Dyrektywa wprowadza tzw. procedurę SME, która ma na celu ograniczenie biurokracji i wsparcie najmniejszych firm w rozliczeniach VAT.

W praktyce oznacza to, że państwa członkowskie muszą umożliwić przedsiębiorcom korzystanie z uproszczonych faktur oraz wprowadzić jednolite zasady ich wystawiania na terenie całej Unii Europejskiej.

Nowe faktury – jakie inne zmiany wprowadzono?

Nowelizacja nie ogranicza się wyłącznie do zasad fakturowania. Wraz z ustawą z 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024, poz. 1721) wprowadzono również:

1. Uproszczony zakres danych na fakturach – dotyczy to nie tylko faktur uproszczonych, ale także dokumentów wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnień na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.
2. Ujednolicenie przepisów VAT w UE – zmiany dostosowują polskie regulacje do unijnego systemu podatkowego, co ułatwia rozliczenia transgraniczne.
3. Większa przejrzystość w dokumentach księgowych – nowe przepisy ograniczają obowiązki raportowania dla małych przedsiębiorstw, co zmniejsza koszty obsługi księgowej.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

W praktyce zmiany te są dużym ułatwieniem, szczególnie dla małych firm, które działają na rynku międzynarodowym. Faktury uproszczone wymagają podania tylko najważniejszych informacji, co zmniejsza czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji. Dodatkowo wprowadzenie numeru EX porządkuje system identyfikacji podatników w ramach Unii Europejskiej, co ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniach.

Jednocześnie przedsiębiorcy muszą pamiętać o dostosowaniu swoich systemów księgowych do nowych wymogów. Wprowadzenie numeru EX wymaga wcześniejszej rejestracji, a wszelkie faktury wystawiane po 1 stycznia 2025 roku muszą być zgodne z nowymi przepisami.

Kogo dotyczą zmiany?

Zmiany obejmują:

• małe przedsiębiorstwa, które korzystają ze zwolnienia VAT w Polsce lub za granicą w ramach procedury SME,
• firmy, które prowadzą działalność w jednym kraju UE, ale dokonują sprzedaży w innym państwie członkowskim,
• przedsiębiorców, którzy chcą uprościć swoje rozliczenia podatkowe w ramach przepisów unijnych.

Nowe faktury 2025 – podsumowanie

Od 2025 roku zasady wystawiania faktur stały się prostsze i bardziej przejrzyste – szczególnie dla małych firm korzystających ze zwolnień VAT. Wprowadzenie faktur uproszczonych oraz obowiązek stosowania numeru EX to krok w stronę uproszczenia procedur i ujednolicenia zasad na rynku europejskim. Choć zmiany wymagają pewnego przygotowania, to w dłuższej perspektywie przyniosą korzyści przedsiębiorcom, pozwalając im skupić się na rozwijaniu biznesu zamiast na biurokracji.

Jeśli jeszcze nie dostosowałeś swojej działalności do nowych przepisów, warto to zrobić jak najszybciej – nowe zasady i nowe faktury obowiązują już od początku roku.