Emil Zelma
Księgowość w 2026 r. w dużym stopniu opiera się na automatycznej wymianie danych między programami. Przedsiębiorcy korzystają z wielu narzędzi jednocześnie. Są to m.in.: systemy księgowe, programy do zarządzania gospodarką magazynową, bankowość internetowa czy platformy sprzedażowe. Aby dane mogły być poprawnie przesyłane między nimi, potrzebny jest wspólny format danych. Właśnie dlatego tak duże znaczenie mają XML oraz JSON.
XML i JSON. Co to formaty danych?
XML i JSON to popularne formaty wymiany danych. Umożliwiają one przesyłanie informacji między różnymi systemami i aplikacjami. Dzięki nim możliwa jest integracja programów księgowych z innymi usługami. Takie rozwiązania są szeroko stosowane w:
- e-commerce,
- księgowości,
- aplikacjach webowych.
| Warto wiedzieć Oba standardy mają charakter tekstowy, dlatego można je odczytać nawet w zwykłym edytorze tekstu. |
W praktyce format XML jest często używany w rozwiązaniach urzędowych oraz systemach finansowych. Dotyczy to między innymi plików JPK. JSON natomiast jest bardzo popularny w nowoczesnych usługach API oraz aplikacjach webowych.
XML (Extensible Markup Language)
XML, czyli Extensible Markup Language, to format służący do opisywania danych. Dzięki temu dane XML można uporządkować i przetwarzać np. w systemach księgowych.
Każdy dokument XML posiada określoną składnię. W pliku występuje deklaracja XML oraz odpowiednie tagi opisujące zawartość. Znacznik otwierający i zamykający pozwala reprezentować konkretne informacje. W praktyce mogą być to np.:
- dane kontrahenta,
- numer faktury,
- kwota podatku VAT.
XML w księgowości i biznesie
Formatu XML powszechnie używa się m.in. w księgowości, bankowości oraz systemach administracyjnych. W Polsce XML wykorzystywany jest np. w JPK, e-fakturach oraz raportach przesyłanych do urzędów. Dzięki temu dane między aplikacjami mogą być przesyłane w uporządkowany sposób.
Duże znaczenie ma także technologia XSLT. Pozwala ona przekształcać dokument XML do innej postaci. Dzięki temu dane XML można prezentować w formie czytelnego zestawienia lub dokumentu PDF. To właśnie dlatego tego typu rozwiązania można spotkać w systemach raportowych.
| Warto wiedzieć XML i JSON nie konkurują ze sobą całkowicie. Bardzo często oba formaty funkcjonują równolegle w jednym systemie. XML odpowiada za komunikację formalną oraz dokumenty urzędowe. JSON obsługuje natomiast szybkie API i integracje w czasie rzeczywistym. |
JSON (Javascript Object Notation)
JSON, czyli Javascript Object Notation, to format tekstowy służący do przechowywania danych oraz ich przesyłania między aplikacjami. Wywodzi się on ze świata Javascript, ale obecnie korzystają z niego niemal wszystkie nowoczesne technologie webowe. Format ten jest szczególnie popularny w usługach API.
JSON jest często wykorzystywany w aplikacjach mobilnych oraz środowisku Android. Korzystają z niego także aplikacje webowe oraz nowoczesne systemy sprzedażowe. Dane JSON można łatwo generować oraz przesyłać przez interfejs API. Dzięki temu integracja między systemami przebiega szybciej.
| Warto wiedzieć Mimo swojej prostoty JSON nie zawsze zastępuje XML. W księgowości nadal dominuje XML, ponieważ umożliwia dokładniejszą kontrolę struktury dokumentu. JSON jest jednak coraz częściej stosowany tam, gdzie liczy się wydajność oraz prostota komunikacji między usługami. |
XML a KSeF
Format XML stanowi technologiczny fundament KSeF-u, całkowicie eliminując z obiegu prawnego tradycyjne pliki PDF czy skany dokumentów. W KSeF e-faktura nie jest już graficznym obrazem, lecz ustrukturyzowanym zbiorem danych, w którym każda informacja – od numeru NIP po kwoty podatku – posiada przypisany unikalny znacznik. Standaryzacja ta pozwala systemom teleinformatycznym Ministerstwa Finansów na automatyczną weryfikację poprawności semantycznej przesyłanych dokumentów.
Każda faktura w formacie XML musi charakteryzować się bezwzględną zgodnością z oficjalną strukturą logiczną FA_VAT, publikowaną przez resort finansów. Oznacza to, że dane biznesowe opisuje się za pomocą ściśle zdefiniowanych pól technicznych (P_1, P_15), bezpośrednio powiązanych z przepisami ustawy o VAT.
Wdrożenie standardu XML w relacjach B2B otwiera drogę do pełnej automatyzacji procesów księgowych po stronie odbiorcy dokumentu. Ponieważ pliki te są natywne dla programów finansowo-księgowych, system może błyskawicznie „odczytać” i wprowadzić fakturę do rejestrów bez ryzyka błędów ludzkich czy ograniczeń technologii OCR. Dla celów weryfikacji przez człowieka, surowe dane XML przekształca się przez oprogramowanie w czytelną wizualizację graficzną, na przykład w formacie PDF.
Dlaczego odpowiedni format danych ma znaczenie w księgowości?
XML i JSON pomagają automatyzować procesy biznesowe. Dzięki nim można generować dokumenty, integrować aplikacja z systemem księgowym oraz przesyłać dane bez ręcznego przepisywania. Przekłada się to oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek.
