Emil Zelma
Faktura kojarzy się przede wszystkim z dokumentem księgowym, który odzwierciedla relacje handlowe między sprzedawcą a nabywcą. Dokument ten to przecież nieodłączny element w codziennej pracy każdej spółki czy JDG. Rzadko jednak zwraca się uwagę na to, że faktura może pełnić funkcję reklamową. Może ona stać się jednym z subtelnych, a zarazem skutecznych narzędzi promocji marki.
Choć na pierwszy rzut oka brzmi to jak nadużycie, w praktyce jest to w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Nic dziwnego, że pomysł ten jest coraz częściej wykorzystywany przez firmy, które chcą budować rozpoznawalność wśród klientów.
Faktura może pełnić funkcję reklamową i wzmacniać rozpoznawalność marki
Zaletą tego rozwiązania jest to, że faktura, jako dokument obowiązkowy, trafia bezpośrednio do klienta. Wniosek, jaki z tego płynie, jest prosty: nie może ona zostać pominięta. O ile ulotki czy banery reklamowe bywają ignorowane, o tyle dokument księgowy zawsze jest czytany. Jest tak m.in. z uwagi na podatek VAT, jaki został w ramach niej rozliczony.
| Warto wiedzieć To właśnie ta „wymuszona” uwaga, którą klient poświęca dokumentowi, stwarza przestrzeń, aby umieścić w nim dodatkowe elementy reklamowe. Dzięki niej można się dowiedzieć o nowych usługach czy produktach, nie czując przy tym przesytu informacyjnego. Faktura staje się więc formalnoscią, która pozwala spełniać obowiązki wobec prawa (oraz fiskusa). Przy okazji, sprzyja ona subtelnej komunikacji marketingowej. |
Faktura może uzupełnić inne formy promocji marki
Współczesny biznes opiera się na wielokanałowej komunikacji. Firma dociera do klientów poprzez:
- media społecznościowe,
- kampanie online,
- e-mail marketing,
- inne narzędzia, w tym np. SMS-y.
W tym kontekście faktura warta jest rozważenia jako kolejny kanał komunikacyjny, który nie wypiera innych działań, lecz uzupełnia ją. W efekcie można tworzyć spójny przekaz, który wzmacnia związek z marką i prowadzi do zwiększonej sprzedaży. Komunikat reklamowy, jaki można stworzyć dzięki fakturze, nie jest nachalny. Co ważne, jest tak w odróżnieniu od reklamy masowej, która bywa odbierana jako uciążliwa. Mówiąc o fakturze w kontekście promocji, mówi się raczej o wartym uwagi sposobie na budowanie długofalowej relacji z klientem.
Faktura a przepisy prawa i zgodność z regulacjami
Czy wstawienie treści reklamowych do dokumentu księgowego jest zgodne z prawem? W jednak przepisy nie przewidują zakazu stosowania takich rozwiązań. Elementy reklamowe (logotyp, hasło firmowe) możemy stosować bez obaw o konsekwencje. W świetle prawa cywilnego i podatkowego liczy się przede wszystkim poprawność danych transakcyjnych. Nie są za to istotne dodatkowe elementy, tzn. grafika, kolor, czcionki lub unikalny, charakterystyczny dla danej marki wzór.
| Warto wiedzieć Wystarczy, że obowiązkowe dane wymagane przez ustawę o VAT będą prawidłowe, a sama faktura spełni wymagania formalne. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, prawidłowo sporządzona faktura musi zawierać m.in. takie dane jak: – data wystawienia, – unikalny numer identyfikujący fakturę, – dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy przedsiębiorstw, adresy), – numer podatnika (NIP), – numer nabywcy do celów podatkowych, – data dostawy, – data wykonania usługi lub zapłaty (jeśli różna od daty wystawienia), – nazwa towaru lub usługi, – ilość lub zakres usług, – cena jednostkowa netto, – rabaty i obniżki cen (jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej). |
Faktura jako element obiegu dokumentów
Nie można pominąć faktu, że faktura, w przeciwieństwie do ulotek, musi być odpowiednio przechowywana. Sposób ich przechowywania regulują przepisy podatkowe. Sam dokument pozostaje w archiwach spółki czy jednoosobowej działalności gospodarczej przez kilka lat. Taki stan rzeczy sprawia, że reklamy umieszczone w tym miejscu mają trwały charakter.
Nawet po latach, przy okazji audytu czy kontroli, kontrahent ponownie ma kontakt z materiałem, który kiedyś w subtelny sposób promował markę. Warta podkreślenia jest również trwałość samej komunikacji. W odróżnieniu od treści online, które znikają w natłoku informacji, faktura stanowi jawny i nieusuwalny ślad.
