Emil Zelma
W obrocie gospodarczym większość transakcji dokumentuje się fakturami VAT. Jednak nie każda sytuacja na to pozwala. Zdarzają się bowiem przypadki, w których faktura nie może być wystawiona. Przedsiębiorca musi w inny sposób udokumentować należność lub obciążenie drugiej strony. W takiej sytuacji można skorzystać z noty obciążeniowej (noty księgowej). Dokument ten pełni funkcję dowodu księgowego, choć nie może być utożsamiany z fakturą ani traktowany jako jej zamiennik. Nota obciążeniowa jest stosowana, gdy chodzi o rozliczenia nieobjęte podatkiem VAT.
Spis treści
ukryj
Czym jest nota obciążeniowa? Najważniejsze różnice między notą obciążeniową a fakturą
Zasadniczą różnicą między fakturą a notą obciążeniową jest podstawa jej wystawienia. Faktura dokumentuje sprzedaż towarów i usług, stanowiąc podstawę do rozliczenia podatku VAT. Nota obciążeniowa z kolei dotyczy sytuacji, które nie są związane z podatkiem od towarów i usług. Mamy więc do czynienia z dokumentem, który porządkuje kwestie finansowe, ale nie ma charakteru fiskalnego.
Kiedy możliwe jest wystawienie noty obciążeniowej księgowej?
Najczęściej przedsiębiorcy wystawiają noty, gdy zachodzi konieczność naliczenia kary umownej. Taka może być ustalona w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Kolejną sytuacją jest dochodzenie odsetek za nieterminową płatność. Jeżeli kontrahent opóźnia się z uregulowaniem faktury, wierzyciel może naliczyć odsetki ustawowe/umowne. Odsetki te również dokumentuje się z użyciem noty.
Nierzadko nota obciążeniowa pojawia się także przy korygowaniu wcześniejszych dokumentów księgowych, które zawierały błędy. Możliwe jest użycie jej również w kontaktach z ubezpieczycielem. Notę stosuje się w przypadku zgłaszania roszczenia o wypłatę odszkodowania. Wszystkie te przypadki łączy wspólna cecha. Chodzi tu o brak możliwości wystawienia faktury VAT.
Nota obciążeniowa – jak wystawić? Co powinien zawierać ten dowód księgowy?
Aby dokument księgowy spełniał swoją rolę, musi zawierać elementy przewidziane przez przepisy. Nota powinna zawierać informacje, które obejmują dowody księgowe z art. 21 Ustawy o rachunkowości. Są to m.in. takie elementy jak:
- określenie rodzaju dowodu,
- unikalny numer identyfikacyjny,
- określenie stron operacji gospodarczej,
- data, opis i wartość operacji,
- podpis osoby wystawiającej dowód księgowy.
W praktyce nota obciążeniowa przygotowywana jest zazwyczaj w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do kontrahenta obciążonego należnością, natomiast kopia pozostaje u wierzyciela. Taka procedura pozwala zachować przejrzystość rozliczeń. Umożliwia to również obydwu stronom powołanie się na dokument w przypadku sporu czy kontroli księgowej.
Nota a podpis. Czy nota obciążeniowa to dokument księgowy, który musi zostać podpisany?
W powszechnym rozumieniu podpis stanowi nieodłączny element każdego dokumentu księgowego. W przypadku noty obciążeniowej sytuacja wygląda nieco inaczej. Przepisy nie wymagają, aby dokument ten zawierał podpis. Nie pełni on bowiem funkcji zastępczej wobec faktury czy innego dowodu księgowego.
Co więcej, brak podpisu nie pozbawia noty jej mocy dowodowej, o ile:
- zawiera ona wszystkie niezbędne informacje pozwalające zidentyfikować strony,
- określić przedmiot operacji gospodarczej.
| Ważne W dobie cyfryzacji i powszechnej komunikacji elektronicznej nota obciążeniowa może być wystawiona i przesłana w formie elektronicznej. jako załącznik w wiadomości e-mail. Taka praktyka jest nie tylko wygodna, lecz także w pełni zgodna z obowiązującymi regulacjami. |
Nota obciążeniowa w praktyce
Stosowanie not obciążeniowych w codziennej działalności gospodarczej pozwala na uporządkowanie wielu kwestii, które inaczej mogłyby budzić wątpliwości interpretacyjne. Dzięki nim przedsiębiorcy zyskują narzędzie do egzekwowania swoich praw – czy to w zakresie naliczania odsetek, kar umownych, czy też zwrotu kosztów. Z drugiej strony, dla kontrahenta otrzymanie takiego dokumentu jest jasnym sygnałem, że musi się rozliczyć zgodnie z ustaleniami lub przepisami prawa.
| Ważne Mimo iż nota obciążeniowa nie jest dokumentem fiskalnym, to jednak podlega ujęciu w księgach rachunkowych. Dlatego jej prawidłowe sporządzenie ma istotne znaczenie nie tylko dla bieżących rozliczeń między stronami, lecz także dla późniejszych kontroli czy audytów. Z perspektywy praktycznej oznacza to, że nawet niewielkie uchybienia w treści dokumentu mogą prowadzić do problemów w zakresie sprawozdawczości finansowej. |
Podsumowanie
Nota obciążeniowa który pozwala przedsiębiorcom rozliczać te operacje gospodarcze, których nie można udokumentować fakturą VAT. Wystawia się ją m.in. w przypadku:
- kar umownych,
- odsetek za opóźnienia,
- korekt dokumentów księgowych,
- żądania odszkodowania od ubezpieczyciela,
- przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu.
Aby dokument ten spełniał swoją funkcję, musi zawierać dane określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości. Taką notę można sporządzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Każda ze stron transakcji powinna otrzymać egzemplarz noty. Ułatwia to bowiem sprawne dochodzenie należności oraz prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.
