Katarzyna Tadla
Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z kluczowych jest rzetelne dokumentowanie wszelkich operacji finansowych. W ramach codziennych działań przedsiębiorcy często wystawiają lub otrzymują różnego rodzaju dokumenty, w tym noty obciążeniowe. Naturalnie rodzi się pytanie, czy można ująć takie noty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Ważne jest również, jak to zrobić, aby wszystko było zgodne z przepisami. Regulacje dotyczące prowadzenia KPiR precyzyjnie określają, jakie dokumenty mogą być podstawą księgowania przychodów i wydatków. Sprawdźmy, czy nota obciążeniowa spełnia te wymagania i jak ją efektywnie księgować.
Nota obciążeniowa a dowód księgowy
Rozporządzenie dotyczące prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) dokładnie wskazuje, które dokumenty można uznać za dowody księgowe. W § 12 ust. 3 tego rozporządzenia wymienione są m.in. faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, faktury korygujące, a także inne dowody, które potwierdzają rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych.
Aby dokument mógł być uznany za dowód księgowy, musi zawierać określone dane, takie jak nazwa i adres stron biorących udział w transakcji, daty wystawienia i operacji gospodarczej, opis przedmiotu transakcji oraz wartość operacji. Również istotne jest, aby osoby uprawnione do potwierdzenia transakcji podpisały dokument.
Dodatkowo, § 13 rozporządzenia wymienia inne dokumenty, które można uznać za dowody księgowe. Są to np. dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć czy dowody opłat pocztowych i bankowych. Jednak co istotne, ten katalog nie wymienia bezpośrednio noty obciążeniowej. Na pierwszy rzut oka może to sugerować, że nie może być podstawą zapisu w KPiR.
Czy nota obciążeniowa może być ujęta w KPiR?
Mimo że nota obciążeniowa nie jest wprost wymieniana jako dowód księgowy, przepisy przewidują pewne wyjątki. Zgodnie z indywidualną interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBI/1/415-1115/10/ZK), możliwe jest ujęcie noty obciążeniowej w KPiR, pod warunkiem, że zawiera ona wszystkie dane wymagane w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie może uzyskać innego dokumentu potwierdzającego poniesione koszty, takiego jak faktura, może skorzystać z noty obciążeniowej. Nota ta może być podstawą do ujęcia wydatków w KPiR, pod warunkiem że spełnia określone wymogi dotyczące zawartości.
Jak efektywnie księgować notę obciążeniową?
W przypadku decyzji o księgowaniu noty obciążeniowej, przedsiębiorca powinien dokładnie sprawdzić, czy dokument zawiera wszystkie wymagane informacje. Jeśli korzystasz z systemu księgowego, takiego jak wFirma.pl, proces księgowania noty obciążeniowej jest stosunkowo prosty. Wystarczy przejść do odpowiedniej zakładki w systemie, wybrać odpowiedni rodzaj wydatku, a następnie wprowadzić dane kontrahenta, datę wystawienia noty, termin płatności oraz jej numer. Kluczowe jest jednak, aby nota obciążeniowa dokładnie dokumentowała operację gospodarczą, której dotyczy.
Podsumowanie
Nota obciążeniowej nie jest wymienia się bezpośrednio w przepisach jako standardowy dowód księgowy. Można ją jednak uwzględnić w KPiR, pod warunkiem że spełnia określone wymogi. Dla przedsiębiorców, którzy często mają do czynienia z takimi dokumentami, ważne jest, aby dokładnie sprawdzać ich treść i upewnić się, że spełniają one wszystkie kryteria przewidziane w przepisach. Poprawne księgowanie not obciążeniowych pozwala na rzetelne prowadzenie ewidencji finansowej. Jest to kluczowe dla prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym i unikania problemów podczas ewentualnych kontroli.
