Krajowy System e-Faktur – jakich rodzajów transakcji nie dotyczy ten obowiązek? Kiedy nie trzeba korzystać z KSeF w 2026 r.? Jakich faktur to nie dotyczy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi jeden z kluczowych elementów cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Jego wdrożenie ma na celu:

• ujednolicenie sposobu wystawiania dokumentów sprzedażowych,
• usprawnienie kontroli podatkowych,
• uproszczenie obiegu danych pomiędzy:
  • podatnikami,
  • administracją skarbową.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF stanie się powszechny dla większości podatników VAT, jednak ustawodawca przewidział szereg wyłączeń.

Nie każda transakcja i nie każda faktura musi być bowiem wystawiana w formie e-faktury ustrukturyzowanej.

Podmioty zagraniczne poza Krajowym Systemem e-Faktur

Do podstawowych wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF należy zaliczyć sytuacje, w których faktura pochodzi od podatnika nieposiadającego:

• siedziby działalności gospodarczej,
• stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,

na terytorium Polski.

W takim przypadku system KSeF nie znajduje zastosowania, nawet jeżeli transakcja dotyczy czynności opodatkowanych na gruncie ustawy o VAT.

Stałe miejsce działalności a faktura

Kolejną istotną kategorią wyłączeń są podatnicy, którzy:

• nie mają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz
• posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

W tym przypadku kluczowe znaczenie ma faktyczny udział tego stałego miejsca w danej transakcji. Oznacza to, że sam fakt posiadania zaplecza w Polsce nie przesądza jeszcze o konieczności korzystania z KSeF. Ważne jest, czy konkretna transakcja realizowana jest poza jego strukturami.

Procedury szczególne bez KSeF

Ustawa o VAT wyraźnie wskazuje również, że KSeF nie dotyczy podatników korzystających z określonych procedur szczególnych. Chodzi przede wszystkim o procedurę:

• nieunijną dotyczącą niektórych usług,
• związaną z międzynarodowym okazjonalnym przewozem drogowym osób,
• sprzedaży na odległość towarów importowanych.

We wszystkich tych przypadkach faktura, choć nadal dokumentuje transakcję, funkcjonuje w odrębnym systemie rozliczeniowym. 

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wyjątki wskazane w rozporządzeniu

Znaczącą rolę w określaniu zakresu KSeF odgrywa również rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki. Doprecyzowuje się w nim przypadki, w których faktura ustrukturyzowana nie jest wymagana. Dotyczy to między innymi faktur dokumentujących usługi:

• przejazdu autostradami płatnymi,
• przewozu osób różnymi środkami transportu,

jeżeli dokument przyjmuje formę biletu jednorazowego i zawiera ograniczony zakres danych. Takie faktury, choć nadal są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, nie muszą być wystawiane w KSeF, co wynika ze specyfiki masowych, uproszczonych rozliczeń.

Co z transakcjami za usługi zwolnione z VAT?

Wyłączenie z obowiązku korzystania z KSeF obejmuje także faktury dotyczące niektórych usług zwolnionych z VAT, w szczególności zaś usług:

• finansowych,
• ubezpieczeniowych,
• pośrednictwa finansowego.

W tych przypadkach faktura może zawierać węższy zakres danych niż standardowa faktura VAT, co powoduje, że wystawienie jej w ramach KSeF byłoby nieadekwatne do rzeczywistych potrzeb obrotu gospodarczego. Ustawodawca dopuścił zatem możliwość dalszego wystawiania takich dokumentów poza systemem KSeF.

Faktura wystawiana przez nabywcę

Szczególną sytuacją są również transakcje, w których faktura jest wystawiana przez nabywcę towarów lub usług w imieniu sprzedawcy. Jeżeli jedna ze stron nie jest zidentyfikowana dla danej czynności za pomocą numeru NIP, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie powstaje.

Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy brak identyfikacji dotyczy nabywcy, jak i przypadków, gdy sprzedawca upoważniający nabywcę do wystawiania faktur nie posiada NIP dla danej transakcji. W takich realiach faktura pozostaje poza KSeF, mimo że nadal pełni funkcję dokumentu podatkowego.

Faktury ustrukturyzowane w KSeF a sprzedaż dla konsumentów (klientów detalicznych)

Warto podkreślić, że KSeF nie dotyczy również faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli nabywcą jest konsument, podatnik nie ma obowiązku wystawiać faktury w KSeF, nawet po 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że relacje B2C w dużej mierze pozostają poza zakresem obowiązkowego KSeF. Znacząco upraszcza to rozliczenia w handlu detalicznym i usługach skierowanych do klientów indywidualnych.

KSeF 2026 w praktyce. Podsumowanie

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF stanie się od 1 lutego 2026 r. standardem dla podatników VAT, katalog wyłączeń pokazuje, że system ten nie obejmuje wszystkich możliwych transakcji. W praktyce oznacza to konieczność każdorazowej analizy, czy dana faktura powinna być wystawiona w KSeF, czy też może funkcjonować poza systemem. Świadomość tych wyjątków jest kluczowa zarówno na etapie wdrożenia KSeF, jak i w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, które będzie musiało równolegle obsługiwać faktury w KSeF oraz faktury wystawiane poza tym systemem.