Emil Zelma
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie obsługi faktur. Tradycyjne noty korygujące, które wcześniej pozwalały nabywcy np. szybko poprawić literówki, w systemie KSeF odchodzą do historii. Dokument po wysłaniu do systemu staje się częścią centralnej bazy i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Nie ma możliwości jego edycji ani usunięcia. W praktyce oznacza to, że każda korekta faktury w KSeF może być wprowadzona wyłącznie przez sprzedawcę. Robi się to poprzez wystawienie faktury korygującej.
Krajowy System e-Faktur. Co to takiego?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. System umożliwia automatyczną kontrolę dokumentów pod kątem formalnym i podatkowym, przyspiesza rozliczenia VAT i eliminuje konieczność stosowania tradycyjnych faktur papierowych. Wszystkie faktury w KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny.
Faktura korygująca w KSeF
Faktura korygująca w KSeF powiązana jest bezpośrednio z dokumentem pierwotnym. Musi ona zawierać numer faktury pierwotnej oraz poprawione dane. System nie nakłada limitu na liczbę korekt do jednej faktury, co oznacza, że w przypadku wielu pomyłek można je korygować etapami.
Każda korekta powinna zawierać również m.in. datę wystawienia. Data przesłania faktury do KSeF decyduje o momencie rozliczenia zmian w podatku VAT.
Typowe błędy a korekta a KSeF
Praktyka pokazuje, że nawet w przypadku pracy z KSeF pomyłki są nieuniknione. Najczęściej pojawiają się błędy rachunkowe, w tym np.:
- niewłaściwa kwota netto/brutto,
- błędna stawka VAT.
W takich przypadkach wystawia się korektę in minus lub in plus, w zależności od tego, czy podatek został zawyżony, czy zaniżony.
W przypadku błędnego NIP nabywcy sytuacja wygląda inaczej – faktura formalnie trafia do innego podmiotu. Procedura wymaga wystawienia faktury korygującej do zera z błędnym NIP, a następnie nowej faktury z poprawnym numerem. Błędy formalne, w tym np.:
- brak kodu pocztowego,
- literówka w nazwie kontrahenta,
- niepełny adres,
także podlegają korekcie poprzez fakturę korygującą w KSeF. System nie dopuszcza samodzielnych poprawek nabywcy ani offline, co wymusza ścisłe stosowanie procedur.
| Warto wiedzieć Jeśli faktura nie spełnia wymogów technicznych (np. zawiera błędy w strukturze pliku XML lub została podpisana przez osobę bez uprawnień), KSeF odrzuci dokument. Taka faktura nie uzyskuje numeru identyfikacyjnego i nie ma mocy prawnej. W efekcie nowe przepisy sprawiają, że taka faktura traktowana jest jak niewystawiona. Dokument uznany za niewystawiony nie generuje żadnych skutków podatkowych i nie podlega korekcie. W praktyce oznacza to, że podatnik musi przygotować i przesłać fakturę ponownie do systemu e-faktur. |
Korygowanie dokumentów w praktyce
Dla przedsiębiorcy faktura korygująca oznacza konieczność odpowiedniego ujęcia w ewidencji: zmniejszenia lub zwiększenia przychodu i podatku VAT. Dla nabywcy korekta wpływa na wysokość kosztów i odliczenia podatku naliczonego.
Każda korekta, niezależnie od rodzaju błędu, powinna być ujęta w odpowiednim okresie rozliczeniowym w deklaracji VAT oraz w pliku JPK. Wyjątkiem są drobne zmiany formalne, które nie wpływają na rozliczenie podatku. W praktyce podatnik spotyka się z koniecznością korekty faktur w różnych sytuacjach – od błędów rachunkowych po niezgodności formalne, a obowiązek ich poprawy spoczywa wyłącznie na sprzedawcy, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Błąd na fakturze KSeF. Jak należy go poprawić?
Procedura korekty w KSeF rozpoczyna się od uzgodnienia z kontrahentem potrzeby poprawy dokumentu. Następnie sprzedawca wystawia fakturę korygującą w systemie finansowo-księgowym, zgodnie z obowiązującym schematem XML i wymaganiami ustawy o VAT.
| Warto wiedzieć Korekta przesyłana jest do KSeF, gdzie dokument otrzymuje unikalny numer i jest wprowadzany do ewidencji podatkowej. A co w przypadku zmiany ceny, ilości towaru lub usługi, a także błędów kwotowych? Wówczas konieczne jest dokonanie odpowiednich zapisów w deklaracji VAT. |
Ile czasu zajmuje korekta w KSeF?
Czas przesłania faktury korygującej do systemu KSeF jest niemal natychmiastowy, jednak w praktyce proces zależy od przygotowania dokumentacji i uzyskania akceptacji kontrahenta. W skrajnych przypadkach wymiana korespondencji oraz ustalenia z tym związane mogą potrwać nawet kilka tygodni (choć takie sytuacje należy traktować raczej jako wyjątek od reguły).
Podsumowanie
Korekta faktury w KSeF to obowiązek sprzedawcy i kluczowy element prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Każdy błąd – zarówno rachunkowy, jak i formalny – wymaga wystawienia faktury korygującej i wprowadzenia zmian w ewidencji.
Błąd na fakturze w KSeF – jak należy go korygować? Krajowy System e-Faktur a korekta dokumentów – co powinien wiedzieć na ten temat przedsiębiorca?
