Faktura europejska – co powinna zawierać faktura dla kontrahenta z UE?

Faktura europejska to dokument wystawiany na rzecz kontrahentów z UE. Choć zakresem danych nie odbiega znacznie od faktury krajowej, przy jej sporządzaniu należy zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Sprawdź, w jakim języku można wystawić fakturę unijną, jak sprawdzić status VAT podmiotu unijnego i dlaczego tak ważne jest miejsce świadczenia usług na fakturze.

Kraje należące do Unii Europejskiej mają dużą swobodę w zakresie zawierania umów i dokonywania transakcji z innymi podmiotami działającymi na terytorium Wspólnoty. Oczywiście dokonując dostawy towarów czy świadcząc usługi, przedsiębiorca musi pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu tych czynności, a także rozliczeniu z fiskusem. Ważną kwestią jest zakres danych, jakie powinna zawierać faktura europejska.

Czym jest faktura europejska?

Faktura europejska bywa też nazywana unijną lub fakturą dla kontrahenta z UE. W rzeczywistości jednak każde z tych określeń jest jedynie umowne. Nie funkcjonuje oficjalnie w przepisach. Tak naprawdę bowiem faktura wystawiana dla kontrahenta z UE nie różni się zasadniczo od dokumentów, które wystawiamy dla podmiotów krajowych. Obowiązują w tym wypadku te same zasady, co dla standardowych faktur VAT. Należy jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.

Czy faktura unijna może być wystawiona po angielsku?

Faktura europejska może być sporządzona w dowolnym języku. Przepisy nie wprowadzają w tym względzie ograniczeń. W praktyce najczęściej dokumenty te wystawiane są po angielsku, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby był to język czeski, francuski, portugalski czy jakikolwiek inny. Fakturę unijną można też oczywiście wystawić w języku polskim.

Wystawiając fakturę unijną, należy jednak wziąć pod uwagę przepisy dotyczące prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Wskazują one na konieczność sporządzenia dowodu księgowego w języku polskim. O ile więc faktura dla kontrahenta może być wystawiona w dowolnym języku, o tyle jej egzemplarz pozostający w dokumentacji podatnika musi być w języku polskim. W praktyce przedsiębiorcy często wystawiają dwie wersje faktury europejskiej – polską i w obcym języku.

O czym należy pamiętać wystawiając fakturę europejską?

Przede wszystkim trzeba zacząć od sprawdzenia kontrahenta. Służy do tego unijna baza VIES – po wpisaniu numeru identyfikacyjnego dowiesz się, czy dany podmiot jest aktywnym podatnikiem VAT. Szybko też zweryfikujesz ewentualnego oszusta, który podszywa się pod kontrahenta unijnego, a np. nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Kolejna kwestia to prawidłowe wskazanie miejsca świadczenia usługi. Od niego zależy bowiem, która strona zostanie obciążona podatkiem VAT. W większości przypadków obowiązek ten spoczywa na nabywcy, czyli zagranicznym kontrahencie, który kupuje coś od polskiego podmiotu. Ogólna zasada wskazuje, że miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest obszar, w którym usługobiorca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia firmy. Na fakturze wskazujemy więc siedzibę usługobiorcy.

Uwaga! Wyjątki od powyższej reguły zostały określone w art. 28b ustawy o VAT. Opodatkowaniu ze względu na miejsce świadczenia usług podlegają m.in. usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze.

Dane na dokumencie

Zakres danych na fakturze europejskiej nie różni się zasadniczo od standardowego dokumentu krajowego:

Faktura europejska powinna zawierać:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone,
• adresy obu stron transakcji,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• numer faktury,
• datę wystawienia dokumentu,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).

Jeżeli obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy, faktura unijna powinna dodatkowo zawierać oznaczenie „Odwrotne obciążenie” („Reverse charge”).