Emil Zelma
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur rewolucjonizuje sposób, w jaki podatnicy dokumentują swoje transakcje gospodarcze. Nowa technologia niesie ze sobą również zupełnie nowe rodzaje zagrożeń. Jednym z najpoważniejszych spośród nich jest tzw. faktura scamowa w KSeF.
Czym jest faktura scamowa i jakie zagrożenia niesie dla przedsiębiorcy?
„Scam” oznacza wyłudzenie środków finansowych poprzez wprowadzenie w błąd kontrahenta. W przypadku fałszywych faktur w KSeF może prowadzić nie tylko do bezpośredniej straty pieniędzy, ale również do poważnych komplikacji na gruncie prawa podatkowego.
Faktura scamowa to dokument, który w swojej istocie nie dokumentuje rzeczywistej operacji gospodarczej. Jej głównym celem jest wywołanie pozoru transakcji, aby wymusić na przedsiębiorcy niekorzystne dla niego rozporządzenie mieniem.
Zjawisko to przybiera różne formy, począwszy od działań podmiotów nieistniejących, aż po zaangażowanie firm uczestniczących w tzw. karuzelach podatkowych. Taki stan rzeczy sprawia, że fałszywe faktury mogą być trudne do wykrycia na pierwszy rzut oka.
Należy pamiętać, że obecność faktury w KSeF nie oznacza automatycznie, że transakcja była realna. To właśnie dlatego czujność podatnika podczas weryfikacji otrzymywanych dokumentów ustrukturyzowanych jest konieczna.
| Warto wiedzieć Próba oszustwa może być nakierowana na szybkie wyłudzenie przelewu, szczególnie gdy na fakturze widnieje bardzo krótki termin płatności, mający na celu wywołanie presji czasu i ograniczenie możliwości dokładnej weryfikacji przez dział księgowości. |
Faktura scamowa w KSeF. Co robić?
W KSeF wprowadza się mechanizmy umożliwiające przedsiębiorcom zgłoszenie nadużycia. Pozwala to przedsiębiorcom walczyć z procederem wystawiania fałszywych faktur.
| Warto wiedzieć Sprzedawca lub podmiot przez niego wskazany nie ma możliwości zgłoszenia nadużycia w systemie w odniesieniu do własnej, błędnie wystawionej faktury. |
Warto zaznaczyć, że zgłoszenie faktury scamowej w KSeF jest czynnością dobrowolną. Decyzja o podjęciu takich kroków spoczywa całkowicie na przedsiębiorcy, który otrzymał niechciany dokument. Daje to podatnikom elastyczność w zarządzaniu bezpieczeństwem swoich rozliczeń.
Faktura scamowa. Jak zweryfikować?
Identyfikacja fałszywej faktury w KSeF wymaga od przedsiębiorcy dokładnej weryfikacji. Kluczowym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której otrzymana faktura pochodzi od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował. Często jest to pierwszy dowód na fikcyjną transakcję.
Kolejnym sygnałem świadczącym o próbie oszustwa jest fakt, że próba kontaktu z wystawcą w celu wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury kończy się niepowodzeniem.
Ponadto, warto sprawdzać kontrahenta w CEIDG lub KRS. Jeśli podmiot nie figuruje w tych rejestrach, istnieje duże prawdopodobieństwo, że mamy do czynienia z próbą wyłudzenia.
Przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę na detale. Nawet drobne błędy językowe czy składniowe w treści faktury mogą sugerować, że dokument został wystawiony przez bota. Dodatkowo, takie elementy jak np.:
- podejrzane linki do stron internetowych,
- informacje o rzekomych nadwyżkach lub niedoborach w rozliczeniach,
- odsyłacze do załączników z niesprawdzonych źródeł,
to wyraźne wskazówki, że otrzymana faktura ma na celu wyłudzenie danych lub środków. Faktury scamowe często charakteryzują się również bardzo krótkim terminem płatności, nieuzgodnionym wcześniej z nabywcą. Takie rozwiązanie ma uniemożliwić rzetelną weryfikację zasadności transakcji. Dlatego tak ważne jest, aby każde odstępstwo od standardowych procedur traktować z dużą ostrożnością.
Twórcy fałszywych faktur coraz częściej wykorzystują zaawansowane techniki socjotechniczne, podszywając się pod znane instytucje lub kontrahentów o ugruntowanej pozycji rynkowej. Wykorzystują stres, pośpiech i presję czasu, sugerując np. zawieszenie usług lub natychmiastowe konsekwencje prawne.
Kluczem do ochrony przed scamem w KSeF nie jest tylko technologia, ale przede wszystkim rygorystyczne procedury wewnętrzne. Firmy muszą zdefiniować jasny protokół postępowania w przypadku otrzymania faktury od nieznanego podmiotu. Każda taka faktura powinna przechodzić przez dodatkowy szczebel weryfikacji przez osobę uprawnioną do potwierdzania transakcji. Wprowadzenie zasady ograniczonego zaufania i podwójnej autoryzacji płatności może zminimalizować ryzyko finansowe niemal do zera.
Proces zgłaszania i weryfikacji fałszywych faktur przez administrację
Zgłoszenie faktury scamowej w systemie KSeF wymaga podania szczegółowego uzasadnienia i odbywa się pojedynczo. Nie da się zgłosić kilku dokumentów jednocześnie, a każde zgłoszenie podlega analizie przez administrację skarbową.
W każdej chwili możliwe jest wycofanie zgłoszenia, np. po stwierdzeniu, że była to jednak zwykła pomyłka kontrahenta. Wdrożenie KSeF nakłada na firmy obowiązek dostosowania się do nowych zasad, w tym konieczność bycia przygotowanym na szybkie zgłaszanie faktu otrzymania fałszywych dokumentów.
Podsumowanie
Rosnąca automatyzacja procesów księgowych, choć zwiększa efektywność, paradoksalnie tworzy nowe pole do popisu dla cyberprzestępców. Faktury scamowe w KSeF są często projektowane tak, aby bez przeszkód przechodzić przez automatyczne systemy OCR i trafiać bezpośrednio do kolejki płatniczej. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada zaawansowanych algorytmów weryfikujących kontrahentów, ryzyko automatycznego opłacenia fikcyjnej faktury drastycznie rośnie. To wymusza konieczność wdrożenia hybrydowego modelu kontroli.
