Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur to jedno z największych przedsięwzięć, jeśli chodzi o księgowość w Polsce. Od momentu jego wprowadzenia zmieni się wiele. Nie tylko sposób wystawiania i przesyłania faktur, ale także cały elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Do tej pory przedsiębiorcy korzystali z różnych metod – od papierowych faktur wysyłanych pocztą, przez pliki pdf przesyłane mailowo, aż po dedykowane systemy do fakturowania.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF od 1.02.2026 roku jedyną dopuszczalną formą stanie się faktura ustrukturyzowana w formacie xml. Będzie ona przesyłana i odbierana za pośrednictwem platformy stworzonej przez Ministerstwo Finansów.
Spis treści
ukryj
Wdrożenie KSeF a tradycyjny obieg faktur. Wyzwanie dla przedsiębiorców
Jeszcze niedawno obieg faktur wyglądał stosunkowo prosto. Dokument wystawiano w systemie księgowym, drukowano, wysyłano do kontrahenta, a następnie archiwizowano w segregatorach. Faktury elektroniczne w formie pdf były pewnym krokiem naprzód. W praktyce jenak nie różniły się one znacząco od papierowych odpowiedników. Wciąż trzeba je było drukować, przetwarzać ręcznie i przechowywać.
KSeF eliminuje tę barierę. Każda faktura musi zostać wystawiona w formie ustrukturyzowanej oraz przekazana do systemu. Dzięki temu dokumenty w firmie zyskują nowy status. Przestają być luźnymi plikami czy kartkami papieru. Stają się one elementem zintegrowanego systemu, który automatyzuje ich obieg.
| Ważne Obowiązkowe elementy faktury VAT w Polsce określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT: – data wystawienia, – data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, – kolejny numer faktury nadany według przyjętego schematu w ramach jednej lub więcej serii, – imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, – numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy oraz nabywcy, – nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, – miara/ilość/liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, – cena jednostkową netto, – kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, – wartość sprzedaży netto, – stawka podatku VAT, – suma wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku VAT, – kwota podatku VAT, – kwota należności ogółem. |
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie w kontekście KSeF
KSeF wymaga pełnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Przedsiębiorca nie będzie już musiał zastanawiać się, w jaki sposób przechowywać faktury papierowe czy jak je przesyłać do kontrahentów. Zastąpi to jednolity proces, w którym faktura trafia do systemu, uzyskuje numer KSeF i może być odebrana przez drugą stronę.
Dokument staje się dostępny w e-archiwum, co ułatwia jego obieg (oraz kontrolę przez fiskusa). Dzięki KSeF obsługa faktur zyskuje na przejrzystości, a przedsiębiorcy mają bieżący dostęp do statusów dokumentów i mogą szybko dowiedzieć się, czy dana faktura została wystawiona prawidłowo.
| Ważne Podstawą KSeF jest faktura ustrukturyzowana. Innymi słowy, jest to dokument elektroniczny przygotowany w ściśle określonym formacie xml. Musi on zawierać wszystkie wymagane dane, których dotychczas wymagano od standardowych faktur. Proces wystawiania faktur zmienia się zatem z prostego wygenerowania pliku pdf na obsługę przez dedykowaną platformę. KSeF umożliwia zarówno wystawianie faktur, jak i ich odbieranie, a system zapewnia zgodność ze standardami i eliminuje ryzyko pomyłek związanych z przesyłaniem dokumentów w różnych formach. Faktura ustrukturyzowana pozwala też w pełni zautomatyzować cały obieg dokumentów w firmie. |
Integracja z KSeF i automatyzacja procesów
Jednym z najważniejszych wyzwań będzie integracja z KSeF. Firmy korzystające z rozbudowanych systemów do fakturowania będą musiały dostosować interfejsy i zapewnić zgodność z platformą KSeF. Oznacza to konieczność współpracy z dostawcami oprogramowania. Konieczne mogą być również inwestycje w automatyzację procesów księgowych.
Elektroniczny obieg dokumentów może zostać dzięki temu w pełni zautomatyzowany. Faktury będą przesyłane, odbierane i archiwizowane bez udziału człowieka. Dane od razu trafią do systemów księgowych. Wdrażaniu KSeF towarzyszy zatem nie tylko zmiana prawna, ale i szansa na modernizację systemu zarządzania dokumentami w firmie.
Obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026
Wskutek wdrożenia omawianego rozwiązania wszystkie firmy objęte obowiązkiem VAT będą musiały wystawiać faktury poprzez platformę KSeF. Obowiązkowe KSeF oznacza koniec tradycyjnych faktur papierowych i pdf, a także pełne przejście na faktury ustrukturyzowane.
Chodzi jednak nie tylko o same dokumenty. System pozwala lepiej zarządzać danymi, eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania, zapewnia zgodność z przepisami i usprawnia rozliczenia podatku. Przedsiębiorcy, którzy wcześniej wdrożą elektroniczny obieg faktur zintegrowany z KSeF, zyskają przewagę konkurencyjną. Pozwoli im to bowiem uniknąć chaosu w momencie wejścia w życie nowych przepisów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Jak przygotować firmę do KSeF?
Przygotowanie do KSeF to proces, który warto rozpocząć jak najwcześniej. Kluczowe jest zrozumienie, że nie chodzi jedynie o zmianę formatu faktur, ale o reorganizację całego systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Konieczne będzie sprawdzenie:
- czy dotychczasowe narzędzia do fakturowania są zgodne z KSeF,
- jak wygląda integracja z systemami księgowymi,
- jakie zmiany organizacyjne trzeba wprowadzić.
Ważne jest także przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i obsługę faktur, a także przyznanie uprawnień do korzystania z aplikacji podatnika KSeF.
Podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to dla przedsiębiorców wyzwanie, a jednocześnie szansa na usprawnienie procesów w firmie. Dzięki KSeF dokumenty w firmie będą częścią spójnego, elektronicznego systemu, a obieg faktur stanie się w pełni zautomatyzowany. To rozwiązanie:
- obniży koszty przechowywania dokumentów,
- wyeliminuje papierowy obieg,
- poprawi bezpieczeństwo danych osobowych,
- ułatwi pracę fiskusa.
Wdrażaniu KSeF towarzyszą wyzwania, ale przedsiębiorcy, którzy już teraz zaczną przygotowania, będą mogli nie tylko bez problemu spełnić obowiązek KSeF, ale również zyskać realne korzyści w codziennym funkcjonowaniu swojej firmy.
