Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w polskim systemie podatkowym .W sposób fundamentalny zmienia ona dotychczasowy model współpracy z biurem rachunkowym. Właściwe wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym wymaga nie tylko aktualizacji oprogramowania, ale przede wszystkim umiejętnego dysponowania uprawnieniami.
Jak krok po kroku przygotować biuro i klienta na KSeF?
Przygotowania do KSeF warto zacząć od audytu obecnych rozwiązań informatycznych. Prawidłowe wdrożenie KSeF wymaga, aby system księgowy posiadał pełną integrację z ministerialną bramką, co pozwoli bezpośrednio:
- pobierać faktury kosztowe,
- wysyłać dokumenty sprzedażowe,
bez konieczności ręcznego kopiowania danych. Przedsiębiorca powinien ustalić wraz z księgowym, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne etapy obiegu dokumentów.
Ważnym elementem jest tu odpowiedni model współpracy, który zdefiniuje, czy to klient będzie samodzielnie wysyłał dokument do KSeF, czy też biuro przejmie część tych obowiązków. Warto pamiętać, że każda faktura ustrukturyzowana staje się dostępna w systemie niemal natychmiast po jej poprawnym przesłaniu. Daje to ogromne możliwości, jeśli chodzi o automatyzacja procesów księgowych. Zanim jeszcze zacznie wystawiać się pierwsze faktury, dobrze jest przeprowadzić testy na środowisku próbnym. Można dzięki temu sprawdzić:
- jak systemy reagują na duże wolumeny danych,
- czy komunikacja na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe przebiega bez zakłóceń.
Uprawnienia w KSeF dla księgowego to podstawa
Najważniejszym aspektem, o który musi zadbać każdy przedsiębiorca, jest poprawne nadawanie uprawnień w KSeF. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, w systemie wyróżnia się kilka rodzajów dostępów, które pozwalają na:
- wystawianie faktur,
- jedynie sam dostęp do dokumentów,
- nadawanie takich uprawnień innym podmiotom.
| Warto wiedzieć Bez odpowiedniego nadania uprawnień pracownicy biura rachunkowego nie będą mogli wystawiać dokumentów sprzedażowych. W praktyce uniemożliwi to terminowe rozliczenia. |
Jaki model współpracy wybrać w relacji z biurem rachunkowym?
Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Pierwszy model zakłada, że klient nie udziela dostępu do KSeF pracownikom biura rachunkowego. W takim wariancie przedsiębiorca będzie:
- samodzielnie fakturować w swoim programie,
- pobierać faktury i przekazywać je do biura.
Znacznie efektywniejszy jest model, w którym nadaje się uprawnienia biuru rachunkowemu jako podmiotowi. Wówczas biuro to, posługując się swoim NIP-em, może swobodnie pobierać faktury klienta z KSeF oraz zarządzać pracą swoich księgowych.
Oprócz tego można nadać uprawnienia konkretnej osobie fizycznej, np. właścicielowi biura lub wyznaczonemu pracownikowi. Wiąże się to jednak z pewnym ryzykiem operacyjnym. W razie choroby lub urlopu danego pracownika dostęp do KSeF może być utrudniony, co opóźni księgowanie dokumentów.
Automatyzacja i korzyści płynące z KSeF
Głównym celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest uszczelnienie systemu podatkowego. Dla firm i biur rachunkowych prawdziwą korzyścią jest jednak automatyzacja. Dzięki temu, że każda faktura ma format XML, systemy księgowe mogą je przetwarzać bezbłędnie i w czasie rzeczywistym.
Dobrze zaplanowana współpraca z klientami pozwala na to, by biuro rachunkowe mogło pobrać faktury z KSeF w dowolnym momencie miesiąca, co ułatwia organizację codziennej pracy. Nie trzeba już czekać na „papiery” do dziesiątego czy piętnastego dnia miesiąca. Co więcej, poprawna integracja z KSeF pozwala na automatyczne parowanie płatności i lepsze zarządzanie płynnością finansową.
Współpraca z biurem rachunkowym a KSeF. Co powinna uwzględniać umowa?
Oto najważniejsze kwestie, które powinny znaleźć się w zaktualizowanej umowie lub aneksie. Dzięki temu zwiększamy szanse, że współpraca z biurem rachunkowym w dobie KSeF przebiegała bez zakłóceń:
- precyzyjny podział obowiązków w KSeF – jasne określenie, kto odpowiada za wystawianie e-faktur, kto za ich wysyłkę do systemu ministerialnego, a kto za regularne pobieranie dokumentów kosztowych do rozliczenia,
- procedury komunikacji i weryfikacji danych – ustalenie terminów i kanałów informowania o błędach w plikach XML, duplikatach faktur czy brakach w dokumentacji, które mogą wpłynąć na poprawność deklaracji podatkowych,
- zasady zarządzania uprawnieniami – wskazanie, kto technicznie nadaje i odbiera uprawnienia w systemie oraz jaka odpowiedzialność spoczywa na biurze za dostęp konkretnych pracowników do danych klienta,
- postępowanie w sytuacjach kryzysowych – określenie schematu działań na wypadek awarii KSeF, braku dostępu do Internetu lub problemów z podpisem kwalifikowanym, aby zachować ciągłość fakturowania i księgowania,
- odpowiedzialność za błędy techniczne – doprecyzowanie zapisów dotyczących ewentualnych opóźnień wynikających z błędów systemu centralnego versus zaniedbań którejś ze stron.
KSeF a współpraca w biurze rachunkowym. Podsumowanie
Wybór programu do fakturowania to dziś decyzja strategiczna i nie ma w tych słowach przesady. Systemy takie np. program do faktur od Rafsoft sprawiają, że wdrożenie KSeF staje się mniej stresujące. Dzięki możliwościom, jakie daje API KSeF, biura mogą oferować swoim klientom wyższy standard obsługi. KSeF dla biura rachunkowego to nie tylko obowiązek. Jest to również szansa na uporządkowanie współpracy i wyeliminowanie problemu zagubionych faktur kosztowych.
