Katarzyna Tadla
Nowe przepisy Kodeksu pracy, obowiązujące od kwietnia 2023 roku, przyniosły istotne zmiany w organizacji pracy zdalnej. Dotyczą one także firm księgowych, które muszą dostosować procedury pracy i dokumentacji. Regulacje te nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki w zakresie organizacji pracy zdalnej, finansowania jej kosztów oraz zabezpieczenia danych. Poniżej omówimy, jakie wyzwania niesie praca zdalna dla działów księgowych.
Obowiązki i finansowanie kosztów pracy zdalnej
Pracodawca, zgodnie z nowelizacją, musi pokryć koszty pracy z domu, w tym zużycie sprzętu, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Koszty te mogą być rozliczane jako ekwiwalent lub ryczałt, zgodnie z przepisami. Firmy muszą więc prowadzić dokumentację w celu monitorowania i raportowania tych wydatków, co stawia nowe wymagania przed działami księgowymi. Przepisy mówią także, że pracodawca powinien określić w regulaminie zasady korzystania z pracy poza siedzibą firmy, by uwzględnić koszty, które wynikają z pracy z domu.
Bezpieczeństwo danych i ochrona informacji
W pracy zdalnej niezwykle istotne jest zabezpieczenie danych, zwłaszcza w księgowości, gdzie operuje się danymi osobowymi oraz finansowymi. Nowe przepisy wymagają, aby pracodawca zapewnił bezpieczne narzędzia IT, np. systemy z szyfrowaniem i zdalnym dostępem, które chronią informacje przed wyciekiem. Wymaga to od firm większych inwestycji w oprogramowanie i szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych. Jest to także związane z przepisami o ochronie danych osobowych. Stanowią one, że nieautoryzowany dostęp do takich danych jest surowo zabroniony i może skutkować wysokimi karami.
BHP i kontrola
Przepisy nowelizacji Kodeksu pracy wskazują, że pracodawca musi zadbać o warunki BHP również w pracy zdalnej. Pracownicy powinni mieć ergonomiczne stanowiska pracy, które nie wpływają negatywnie na ich zdrowie. W księgowości ma to szczególne znaczenie, ponieważ praca wymaga długiego czasu spędzanego przed komputerem. Pracodawca może przeprowadzać kontrole pracy zdalnej, ale musi to robić bez naruszania prywatności pracownika. Pracodawcy powinni mieć przejrzyste procedury, które nie tylko zapewniają zgodność z wymogami BHP, ale także kontrolują efektywność pracownika. To istotne w przypadku pracy z dużymi ilościami danych księgowych.
Praca zdalna okazjonalna – dodatkowe korzyści
Kodeks pracy wprowadza pojęcie okazjonalnej pracy w trybie zdalnym, pozwalając na wykonywanie obowiązków z domu przez maksymalnie 24 dni w roku, co jest przydatne dla księgowych, którzy mogą sporadycznie pracować zdalnie. Jest to korzystne, ponieważ księgowość wymaga czasami pełnego skupienia, co w przypadku pracy z domu może być łatwiejsze do osiągnięcia. Taki tryb pracy pozwala na lepsze godzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym i stanowi istotny benefit, który może poprawić komfort pracy.
Podsumowanie – wyzwania i nowe możliwości
Zdalny model pracy w księgowości stawia przed pracodawcami szereg nowych wyzwań, w tym związanych z koniecznością tworzenia dodatkowej dokumentacji i przestrzegania przepisów BHP oraz ochrony danych. Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy wprowadza jednak również korzyści, w tym większą elastyczność i możliwość korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej. Dla firm księgowych istotne będzie wdrożenie systemów zdalnych oraz przejrzystych procedur, które z jednej strony będą zgodne z przepisami, a z drugiej – zapewnią bezpieczeństwo danych i odpowiednie warunki pracy dla pracowników. W efekcie nowe przepisy pozwolą na bardziej efektywne i elastyczne podejście do pracy księgowych, co odpowiada współczesnym potrzebom rynku pracy
