Wdrożenie obowiązkowego KSeF – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Przepisy, zasady, harmonogram, darmowe narzędzia

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony w Polsce 1 stycznia 2022 r. Dzięki niemu możliwe jest wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie ustrukturyzowanych. Tego typu rozwiązania są wprowadzane w różnych krajach – Polska będzie czwartym państwem zrzeszonym w UE, w którym będą obowiązywać faktury ustrukturyzowane.

KSeF: najważniejsze cele i korzyści

Jak podczas konferencji prasowej 26 września 2023 r. wyjaśniał Krzysztof Rogowski, Kierownik projektu Krajowego Systemu e-Faktur w Ministerstwie Finansów, wprowadzenie tej platformy ma przede wszystkim za zadanie uszczelnić polski system podatkowy. Już w przyszłym roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników, dzięki czemu fiskus będzie w stanie przyśpieszyć dostępność danych analitycznych i poprawić ich jakość. Przyniesie to korzyści nie tylko administracji skarbowej, ale i podatnikom oraz księgowym. Do największych zalet platformy Rogowski zaliczył m.in.:

• jeden standard faktury elektronicznej obowiązujący w całej Polsce,
• opcję szybkiego sprawdzenia treści faktury w systemie,
• trwałość faktur wystawianych w KSeF – nie ulegną one zaginięciu czy zniszczeniu,
• dostępność e-faktur w KSeF przez 10 lat,
• mniej błędów popełnianych przy wystawianiu faktur,
• pewność, że odbiorca otrzymał fakturę.

Do tego dochodzą jeszcze przesłanki podatkowe przemawiające na korzyść prezentowanego rozwiązania. Mowa tutaj np. o:

• skróceniu podstawowego termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
• łatwiejszym wystawianiu i rozliczaniu faktur korygujących in minus,
• braku konieczności wystawiania duplikatów faktur,
• wyłączeniu z raportowania plików JPK_FA i JPK_VAT RR.

W sytuacji, kiedy podatnik zdecyduje się nadać uprawnienie do KSeF dla biura rachunkowego, biuro uzyska natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur, jakie wystawił i otrzymał klient.

KSeF – jakie podstawy prawne?

Kolejną kwestią poruszaną podczas wspomnianej konferencji prasowej były podstawy prawne obligatoryjnego KSeF. Obowiązkowy model systemu został wdrożony na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, a także w oparciu o niektóre inne ustawy. 11 sierpnia 2023 r. ustawa z 16 czerwca 2023 r.  została opublikowana w Dzienniku Ustaw – poz. 1598. Jak mówił Rogowski, realizuje ona szereg postulatów, jakie podczas konsultacji były zgłaszane przez przedsiębiorców, księgowych, przedstawicieli branży IT etc. W porównaniu z jej projektem wprowadzono parę istotnych zmian:

• wydłużono terminy wdrażania KSeF – dla podatników system stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., a dla firm z sektora MŚP niebędących płatnikami VAT od 1 stycznia 2025 r.,
• wycofano z KSeF faktury konsumenckie, które będą mogły być wystawiane w dowolnym formacie,
• uznano przypadki awarii leżących po stronie podatnika, który wówczas będzie miał prawo do wystawienia e-faktury offline – oczywiście po usunięciu awarii musi ona zostać wysłana do KSeF,
• zlikwidowano opcję wystawiania not korygujących,
• wyłączono KKS,
• zachowano możliwość wystawiania faktur przed dostawą towarów,
• do końca 2024 r. utrzymano poza platformą faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP.

Aktem wykonawczym do ustawowych przepisów jest na ten moment rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podlegające nowelizacjom:

• Dziennik Ustaw 2021 r. poz. 2481 (Wersja bazowa),
• Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 2667 (Zmiany modelu uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego oraz Grup VAT – w tych podmiotach jest centralny system rozliczania VAT ale faktury muszą być dystrybuowane także do ich poszczególnych jednostek organizacyjnych)
• Dziennik Ustaw 2023 r. poz. 1760 (od września 2023 r. dodano możliwość generowania i obsługi identyfikatora wewnętrznego – to rozwiązanie dla podatników mających jeden NIP ale wiele jednostek organizacyjnych, które potrzebują wystawiać i otrzymywać faktury).

Oprócz tego do końca 2023 r. mają się pojawić:

• rozporządzenie w sprawie wyłączeń z KSeF,
• nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenia w sprawie JPK_VAT.

Co z dostępnością i bezpieczeństwem KSeF?

Resort finansów zapewnia, że KSeF jako obowiązkowa platforma będzie dostępny przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku, niemniej przewidywane są przerwy techniczne i niezbędne aktualizacje systemu. KSeF ma być całkowicie przygotowany do obsługiwania do 100 mln faktur dziennie. Multiplikowanie i zapisywane w kopiach ma zagwarantować bezpieczeństwo danym gromadzonym w KSeF.  W celu uzyskania dostępu do KSeF trzeba posiadać:

• kwalifikowany podpis elektroniczny – odnosi się to do osób fizycznych,
• pieczęć kwalifikowaną, co dotyczy to podmiotów niebędących osobami fizycznymi, lub
• profil zaufany.

Opcja anonimowego wystawiania faktur w KSeF nie wchodzi w rachubę.

Co się natomiast tyczy administracji skarbowej, to ona również jest uprawniona do dostępu do danych KSeF. Ma jednak prawo uczynić to:

• tylko w trakcie czynności kontrolnych i sprawdzających, a ponadto w toku postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej pozostających we KAS,
• każdorazowo, o ile dostęp do danych będzie poprzedzony stosownym wnioskiem złożonym przez pracownika US posiadającego niezbędne uprawnienia – wniosek ten musi zostać zaakceptowany przez przełożonego.

Obsługa KSeF a darmowe narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów przygotowało kilka darmowych narzędzi do korzystania z KSeF. Tym najważniejszym jest Aplikacja Podatnika KSeF. Dzięki niej podatnicy i uprawnione przez nich podmioty mogą korzystać z systemu, włącznie z wystawianiem i odbieraniem faktur, a poza tym zarządzać uprawnieniami i tokenami. Rozpoczęcie pracy w aplikacji wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią kwalifikowaną lub profilem zaufanym. Zweryfikować status wysyłki, pobrać UPO KSeF oraz uzyskać podgląd e-faktury można bez konieczności logowania.

Innymi bezpłatnymi narzędziami są:

• Aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca:

– wystawianie i odbieranie faktur w KSeF,

– przenoszenie faktur bezpośrednio do ewidencji VAT,

– powiązanie konta z KSeF,

• interfejsy API nieodzowne dla branży IT:

– środowisko produkcyjne: https://ksef.mf.gov.pl/,

– środowisko przedprodukcyjne: https://ksef-demo.mf.gov.pl/

– środowisko testowe: https://ksef-test.mf.gov.pl/,

• aplikacja moblilna KSeF – jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, ma ona zostać udostępniona w Google Play oraz App Store  w I kwartale 2024 r.