Wdrożenie obowiązkowego KSeF – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Przepisy, zasady, harmonogram, darmowe narzędzia

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony w Polsce 1 stycznia 2022 r. Dzięki niemu możliwe jest wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie ustrukturyzowanych. Tego typu rozwiązania są wprowadzane w różnych krajach – Polska będzie czwartym państwem zrzeszonym w UE, w którym będą obowiązywać faktury ustrukturyzowane.

Spis treści ukryj

1 KSeF: najważniejsze cele i korzyści

2 KSeF – jakie podstawy prawne?

3 Co z dostępnością i bezpieczeństwem KSeF?

4 Obsługa KSeF a darmowe narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów

KSeF: najważniejsze cele i korzyści

Jak podczas konferencji prasowej 26 września 2023 r. wyjaśniał Krzysztof Rogowski, Kierownik projektu Krajowego Systemu e-Faktur w Ministerstwie Finansów, wprowadzenie tej platformy ma przede wszystkim za zadanie uszczelnić polski system podatkowy. Już w przyszłym roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników, dzięki czemu fiskus będzie w stanie przyśpieszyć dostępność danych analitycznych i poprawić ich jakość. Przyniesie to korzyści nie tylko administracji skarbowej, ale i podatnikom oraz księgowym. Do największych zalet platformy Rogowski zaliczył m.in.:

jeden standard faktury elektronicznej obowiązujący w całej Polsce,
opcję szybkiego sprawdzenia treści faktury w systemie,
trwałość faktur wystawianych w KSeF – nie ulegną one zaginięciu czy zniszczeniu,
dostępność e-faktur w KSeF przez 10 lat,
mniej błędów popełnianych przy wystawianiu faktur,
pewność, że odbiorca otrzymał fakturę.

Do tego dochodzą jeszcze przesłanki podatkowe przemawiające na korzyść prezentowanego rozwiązania. Mowa tutaj np. o:

skróceniu podstawowego termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
łatwiejszym wystawianiu i rozliczaniu faktur korygujących in minus,
braku konieczności wystawiania duplikatów faktur,
wyłączeniu z raportowania plików JPK_FA i JPK_VAT RR.

W sytuacji, kiedy podatnik zdecyduje się nadać uprawnienie do KSeF dla biura rachunkowego, biuro uzyska natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur, jakie wystawił i otrzymał klient.

KSeF – jakie podstawy prawne?

Kolejną kwestią poruszaną podczas wspomnianej konferencji prasowej były podstawy prawne obligatoryjnego KSeF. Obowiązkowy model systemu został wdrożony na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, a także w oparciu o niektóre inne ustawy. 11 sierpnia 2023 r. ustawa z 16 czerwca 2023 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw – poz. 1598. Jak mówił Rogowski, realizuje ona szereg postulatów, jakie podczas konsultacji były zgłaszane przez przedsiębiorców, księgowych, przedstawicieli branży IT etc. W porównaniu z jej projektem wprowadzono parę istotnych zmian:

wydłużono terminy wdrażania KSeF – dla podatników system stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., a dla firm z sektora MŚP niebędących płatnikami VAT od 1 stycznia 2025 r.,
wycofano z KSeF faktury konsumenckie, które będą mogły być wystawiane w dowolnym formacie,
uznano przypadki awarii leżących po stronie podatnika, który wówczas będzie miał prawo do wystawienia e-faktury offline – oczywiście po usunięciu awarii musi ona zostać wysłana do KSeF,
zlikwidowano opcję wystawiania not korygujących,
wyłączono KKS,
zachowano możliwość wystawiania faktur przed dostawą towarów,
do końca 2024 r. utrzymano poza platformą faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP.

Aktem wykonawczym do ustawowych przepisów jest na ten moment rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podlegające nowelizacjom:

Dziennik Ustaw 2021 r. poz. 2481 (Wersja bazowa),
Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 2667 (Zmiany modelu uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego oraz Grup VAT – w tych podmiotach jest centralny system rozliczania VAT ale faktury muszą być dystrybuowane także do ich poszczególnych jednostek organizacyjnych)
Dziennik Ustaw 2023 r. poz. 1760 (od września 2023 r. dodano możliwość generowania i obsługi identyfikatora wewnętrznego – to rozwiązanie dla podatników mających jeden NIP ale wiele jednostek organizacyjnych, które potrzebują wystawiać i otrzymywać faktury).

Oprócz tego do końca 2023 r. mają się pojawić:

rozporządzenie w sprawie wyłączeń z KSeF,
nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenia w sprawie JPK_VAT.

Co z dostępnością i bezpieczeństwem KSeF?

Resort finansów zapewnia, że KSeF jako obowiązkowa platforma będzie dostępny przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku, niemniej przewidywane są przerwy techniczne i niezbędne aktualizacje systemu. KSeF ma być całkowicie przygotowany do obsługiwania do 100 mln faktur dziennie. Multiplikowanie i zapisywane w kopiach ma zagwarantować bezpieczeństwo danym gromadzonym w KSeF. W celu uzyskania dostępu do KSeF trzeba posiadać:

kwalifikowany podpis elektroniczny – odnosi się to do osób fizycznych,
pieczęć kwalifikowaną, co dotyczy to podmiotów niebędących osobami fizycznymi, lub
profil zaufany.

Opcja anonimowego wystawiania faktur w KSeF nie wchodzi w rachubę.

Co się natomiast tyczy administracji skarbowej, to ona również jest uprawniona do dostępu do danych KSeF. Ma jednak prawo uczynić to:

tylko w trakcie czynności kontrolnych i sprawdzających, a ponadto w toku postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej pozostających we KAS,
każdorazowo, o ile dostęp do danych będzie poprzedzony stosownym wnioskiem złożonym przez pracownika US posiadającego niezbędne uprawnienia – wniosek ten musi zostać zaakceptowany przez przełożonego.

Obsługa KSeF a darmowe narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów przygotowało kilka darmowych narzędzi do korzystania z KSeF. Tym najważniejszym jest Aplikacja Podatnika KSeF. Dzięki niej podatnicy i uprawnione przez nich podmioty mogą korzystać z systemu, włącznie z wystawianiem i odbieraniem faktur, a poza tym zarządzać uprawnieniami i tokenami. Rozpoczęcie pracy w aplikacji wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią kwalifikowaną lub profilem zaufanym. Zweryfikować status wysyłki, pobrać UPO KSeF oraz uzyskać podgląd e-faktury można bez konieczności logowania.

Innymi bezpłatnymi narzędziami są: