Emil Zelma
W polskich przepisach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej pojęcie refaktury nie zostało wprost zdefiniowane. Mimo to jest ona powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym, w rozliczeniach pomiędzy firmami.
Spis treści
ukryj
Co można refakturować? Kiedy wystawienie refaktury kosztów jest wskazane?
W praktyce refakturować można różne usługi, od dostępu do internetu czy energii elektrycznej aż po koszty transportu oraz nocleg dla pracowników. Idea tego dokumentu jest dość prosta. Dzięki temu dokumentuje się przeniesienie kosztów z jednego podmiotu na drugi – faktycznie korzystający z usługi, z której formalnie korzysta inny podmiot. Refaktura pozwala zatem urealnić rozliczenia między firmami w taki sposób, by były one zgodne ze stanem faktycznym.
Czym jest refaktura, czyli odsprzedaż usług?
Samej definicji refaktury próżno szukać w przepisach. W ustawie o podatku VAT, a konkretnie w art. 8 ust. 2a, opisane zostały jednak tego typu sytuacje. Wystawienie refaktury jest konieczne, jeśli dany podatnik nabywa usługi we własnym imieniu. Może być tak np. dlatego, że na tego podatnika został zarejestrowany licznik prądu. W praktyce jednak lokal może być wynajmowany innemu przedsiębiorcy, który faktycznie zużywa energię elektryczną. Taki koszt należy refakturować, tzn. przenieść koszt na najemcę lokalu, który tę energię na co dzień zużywa.
| Przykład Pani Agnieszka, która prowadzi działalność gospodarczą, wynajmuje innemu przedsiębiorcy, panu Janowi, lokal mieszkalny będący zarazem środkiem trwałym w jej przedsiębiorstwie. Oprócz opłaty za najem dolicza najemcy również koszty zużytej przez niego energii elektrycznej i wody na podstawie rzeczywistych rachunków. Przeniesienie to można potraktować jako refakturę. |
Takich sytuacji jest jednak więcej. Refakturowanie może dotyczyć sytuacji, gdy przedsiębiorca ponosi np. koszty transportu (zakup biletów lotniczych, usług noclegowych itp.) dla pracowników delegowanych przez inny podmiot. Również w takiej sytuacji można przenieść koszty działań na faktycznego beneficjenta.
| Ważne Refakturowanie to czynność, która nie kreuje nowej usługi, a podmiot, który wystawia refakturę, pełni podwójną rolę. Z jednej strony jest to odbiorca danego świadczenia, z drugiej zaś jest on jego dostawcą. |
Co można refakturować i jak to wygląda w praktyce?
Trzeba pamiętać, że refakturowanie dotyczy jedynie świadczenia usług. Niestety, nie da się tego zrobić w odniesieniu do dostawy towarów, chyba że wiąże się to z usługą transportową lub logistyczną. Jak wspomniano, można refakturować również koszty mediów, najmu, usług porządkowych, ochroniarskich itp. Tym, co łączy wszystkie te przypadki, jest jedna wspólna cecha — usługi zostały nabyte w cudzym interesie, nie z myślą o własnym wykorzystaniu.
| Ważne Odniesienie do czynności, jaką jest refakturowanie można znaleźć w art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług. Jego treść jest następująca: „W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi”. |
Jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona refaktura? Nie ma jasnych wskazówek w tej kwestii, podobnie jak np. w przypadku pro formy. To dlatego przyjmuje się, że dokument ten powinien zawierać takie informacje, jak standardowa faktura VAT. A zatem, powinny znaleźć się w tym dokumencie m.in.:
- dane sprzedawcy oraz nabywcy, NIP,
- unikalny numer,
- wartość netto i brutto, stawka VAT,
- nazwa usługi,
- data wystawienia faktury oraz data wykonania usługi, jeśli różni się ona od daty wystawienia. To bardzo ważne, ponieważ nieścisłości mogą doprowadzić do zakwestionowania kosztów podczas kontroli przeprowadzanej przez urząd skarbowy.
Refaktura. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Ponieważ przepisy nie zawierają jednoznacznych regulacji w tej kwestii, w praktyce przyjęło się stosowanie zasad ogólnych. Oznacza to, że obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Podobnie wygląda to w przypadku podatku dochodowego – przy refakturowaniu również stosuje się ogólne reguły. Jednak w sytuacjach niejasnych, które mogą budzić wątpliwości interpretacyjne, dobrym rozwiązaniem jest złożenie wniosku o indywidualną interpretację podatkową do Krajowej Informacji Skarbowej, by rozwiać ewentualne niepewności.
Refaktura a marża. Czy refakturowane koszty można powiększyć o marżę?
W sytuacji, gdy dochodzi do refakturowania, przedsiębiorca-pośrednik zobowiązany jest do wystawienia swojemu klientowi faktury obejmującej konkretną usługę. Trzeba to jednak zrobić z zachowaniem tych samych kwot, które zostały wskazane na pierwotnej fakturze wystawionej przez rzeczywistego dostawcę usługi. Innymi słowy, pośrednik nie ma prawa zmieniać wartości tej usługi ani naliczać dodatkowej marży. Jego rola ogranicza się wyłącznie do przekazania kosztów w niezmienionej formie od faktycznego wykonawcy usługi do jej końcowego odbiorcy.
Refakturowanie nie daje zatem możliwości uzyskania zysku z tytułu pośrednictwa, ponieważ jego celem nie jest sprzedaż z narzutem. Dlatego też konieczne jest wierne odwzorowanie rzeczywistych kosztów poniesionych w związku z daną usługą.
Jaką stawki VAT należy zastosować przy refakturowaniu?
Jest to jedna z tych kwestii, z którymi mierzą się podatnicy prowadzący działalność gospodarczą podczas wystawiania refaktur. Odpowiedź jest prosta – należy zastosować stawkę VAT, którą wskazano na fakturze pierwotnej. Jest to konieczne, ponieważ refakturowanie to de facto powtórne wystawienie dokumentu za daną usługę (po prostu zmienia się podmiot zobowiązany do zapłaty za usługę). W przeciwnym wypadku refakturowanie mogłoby zostać wykorzystane do optymalizacji podatku VAT.
