KSeF. Jak nadać pracownikowi uprawnienia?

Krajowy System e-Faktur został stworzony, by ułatwić podatnikom wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aby jednak móc korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie oraz przypisanie odpowiednich uprawnień. Każdy użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość, zanim zacznie wystawiać lub przeglądać faktury w imieniu podatnika. A zatem, zarówno przedsiębiorca, jak i pracownik działający w jego imieniu, muszą posiadać nadane uprawnienia w KSeF. Bez tego dostęp do faktur (a co za tym idzie, możliwość pracy z systemem) będzie zablokowany.

Uwierzytelnienie i dostęp do KSeF

Nie trzeba zakładać nowego konta, aby rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Każda firma otrzymuje je automatycznie, a dostęp jest możliwy po uwierzytelnieniu się. Do wyboru są różne metody logowania, to znaczy:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna zawierająca NIP,
• Profil Zaufany,
• specjalny token wygenerowany bezpośrednio w systemie.

Logowanie do KSeF odbywa się przez stronę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Osoby fizyczne mają możliwość zalogowania się za pomocą Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Jeśli podpis nie zawiera numeru PESEL lub NIP, trzeba wcześniej złożyć formularz ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym. Dopiero wtedy logowanie będzie skuteczne i pozwoli na przypisanie dalszych uprawnień.

Jak nadawać uprawnienia w KSeF?

Nadanie uprawnień do KSeF może odbywać się w dwóch trybach. Pierwszym z nich jest droga elektroniczna, czyli logowanie do systemu i przypisanie odpowiednich ról przez interfejs.

Drugi wariant to forma papierowa lub elektroniczna z użyciem formularza ZAW-FA, który należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego. Rozwiązanie to jest często stosowane w przypadku organizacji lub spółek, które nie mogą samodzielnie się uwierzytelnić, ponieważ nie dysponują kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią z NIP. W takiej sytuacji podatnik musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną do pierwszego logowania i dalszego nadawania uprawnień.

Rola podatnika w nadawaniu uprawnień

Podatnik może na kilka sposobów nadać pracownikowi uprawnienia w KSeF. Musi on dysponować uprawnieniami pierwotnymi, które umożliwiają nadawanie dalszych dostępów. To właśnie osoba z uprawnieniami właścicielskimi ma możliwość:

• wprowadzania kolejnych użytkowników,
• określania ich ról,
• zmieniania lub odbierania nadanych wcześniej uprawnień.

Jeżeli podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci z NIP lub podpisu elektronicznego, musi pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w jego imieniu. Dopiero na tej podstawie możliwe będzie nadawanie dalszych uprawnień drogą elektroniczną.

Nadanie uprawnień pracownikom w KSeF

Pracownik, który ma korzystać z KSeF, potrzebuje odpowiednich ról nadanych przez podmiot. Nadawanie uprawnień pracownikom odbywa się najczęściej drogą elektroniczną, ponieważ jest to szybsze i prostsze.

Wystarczy, że osoba posiadająca pierwotne prawa właścicielskie zaloguje się do systemu i przypisze pracownikowi odpowiedni zakres dostępu. Jeśli jednak podmiot nie ma możliwości uwierzytelnienia się w systemie, wtedy konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Procedura nadawania i odbierania uprawnień

Zgodnie z rozporządzeniem:

• nadanie,
• zmiana,
• odbieranie uprawnień,

odbywa się poprzez oprogramowanie interfejsowe systemu, po wcześniejszym uwierzytelnieniu. Jeśli podmiot nie posiada możliwości logowania elektronicznego, to jedyną drogą pozostaje złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA. W takim przypadku można wskazać tylko jedną osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie. Uprawnienia są przypisane do konkretnej osoby i obejmują określony zakres działań (m.in. wystawianie  i odbieranie faktur czy nadawanie kolejnych dostępów pozostałym pracownikom.

Jakie dane trzeba podać przy nadawaniu uprawnień?

Aby skutecznie nadać uprawnienie w KSeF, konieczne jest wskazanie danych identyfikacyjnych. Wymagany jest numer NIP podatnika, a także dane osoby, której nadawane są prawa. Mogą to być:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL,
• numer dowodu osobistego,
• unikalne dane podpisu kwalifikowanego.

W przypadku podmiotów konieczne jest podanie pełnej nazwy.

Trzeba także określić rodzaj uprawnienia, a jeśli dotyczy to przedstawiciela podatkowego, należy wyraźnie zaznaczyć ten fakt.

Dopiero po wprowadzeniu wszystkich danych i zatwierdzeniu zmian uprawnienia zaczęły działać i pracownik może korzystać z KSeF.

Uprawnienia pierwotne i dalsze nadawanie

W KSeF istnieje możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach już istniejących ról. Osoba posiadająca uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień może przypisywać je kolejnym użytkownikom. Dzięki temu system jest elastyczny i pozwala rozbudowywać zespół korzystający z KSeF bez konieczności każdorazowego składania zawiadomień do urzędu skarbowego. Warunkiem jest jednak to, że ktoś musi posiadać uprawnienia pierwotne. Bez tego nie można samodzielnie korzystać z KSeF ani nadawać dostępu innym użytkownikom.

Podsumowanie

Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF jest niezbędne do tego, by pracownik mógł legalnie działać w systemie. Proces ten może odbywać się:

• drogą elektroniczną,
• przy pomocy zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

Uprawnienia w KSeF są ściśle powiązane z tożsamością osoby fizycznej i zakresem ról, jakie zostaną jej przypisane. Dzięki temu podatnik ma pełną kontrolę nad tym, kto może wystawiać, odbierać faktury czy nadawać dalsze uprawnienia innym. Jeśli chcesz uzyskać dostęp do KSeF, musisz nadać pracownikom odpowiednie role i upewnić się, że rozumieją zakres swoich uprawnień oraz zasady bezpiecznego korzystania z systemu.