Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur wprowadza wiele zmian, a jedną z nich jest obowiązek stosowania kodów QR na fakturach. Kod QR na fakturze jest elementem, który ma ułatwić podatnikom i ich kontrahentom weryfikację dokumentu. Dzięki niemu można szybko sprawdzić, czy:
- podatnik rzeczywiście wystawił fakturę w KSeF,
- jej treść zgadza się z wersją zapisaną w systemie.
Kod działa jako swoisty klucz weryfikacyjny, który pozwala na dostęp do tej faktury i jej danych.
Zeskanowanie kodu daje odbiorcy natychmiastowe potwierdzenie autentyczności, co szczególnie ważne jest wtedy, gdy dokument trafia do obiegu poza systemem KSeF, w postaci wizualizacji pdf albo wydruku papierowego.
Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli chodzi o kody QR na fakturze z systemu KSeF?
Kod QR na fakturze jako sposób na weryfikację dokumentu
Kod QR jest obowiązkowym oznaczeniem faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym. Ministerstwo Finansów w sprawie korzystania z KSeF wyraźnie podkreśla, że każda faktura udostępniona nabywcy poza systemem musi zawierać kod.
Podatnik musi zamieścić QR na fakturach w sytuacji, gdy przekazuje fakturę w formie papierowej lub elektronicznej wizualizacji. Kod umożliwia weryfikację zgodności z KSeF. Daje on również dostęp do danych zawartych na tej fakturze, co eliminuje ryzyko podrobienia dokumentu.
Zastosowanie kodu QR w praktyce
Zastosowanie kodu QR obejmuje różne przypadki. Po pierwsze, wymaga się kodu wtedy, gdy dokument przekaże nabywcy dokument poza KSeF. Dotyczy to kontrahentów zagranicznych, a także nabywców, którzy nie posiadają siedziby w Polsce.
Po drugie, kod QR jest obowiązkowy dla dokumentów ustrukturyzowanych, które zostały wystawione w trybie offline i w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu dokumentu do systemu.
| Warto wiedzieć W takich sytuacjach kodem QR w KSeF oznacza się faktury, aby zapewnić ich autentyczność i możliwość szybkiej weryfikacji. |
Kod QR potwierdza wystawienie faktury w KSeF
Kod QR jest w praktyce potwierdzeniem wystawienia faktury w KSeF. Umieszczenie go na fakturze stanowi potwierdzenie wystawienia faktury. Jest to zatem sposób na zapewnienie wiarygodności dokumentu.
Dzięki temu odbiorca faktury z kodem zyskuje gwarancję, że faktura ustrukturyzowana została zarejestrowana w KSeF. Ma on również gwarancję tego, że treść dokumentu nie została zmieniona.
Co zawiera kod QR umieszczany na fakturze?
Kod QR jest umieszczany na dokumencie jako zestaw danych umożliwiających jej identyfikację. Po zeskanowaniu widoczna jest:
- data wystawienia faktury,
- numer identyfikacyjny faktury nadany przez system,
- NIP sprzedawcy,
- wyróżnik faktury.
Oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się jako potwierdzenie, że dokument zachowuje pełną zgodność z KSeF. Informacje te umożliwiają szybkie pobranie faktury z systemu. Ułatwiają one również sprawdzenie, czy została wystawiona w KSeF w imieniu podatnika posiadającego uprawnienia do wystawienia faktury.
| Warto wiedzieć Wystawienie faktury w trybie offline nie zwalnia podatnika z obowiązku stosowania kodu QR. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w trybie awaryjnym, poza KSeF, musi zawierać kod umożliwiający późniejszą weryfikację. Faktury wystawionej w trybie offline nieprzesłanej do KSeF nie można uznać za w pełni zgodną z systemem, dopóki nie zostanie przesłana do do systemu. |
Drugi kod QR na fakturze KSeF
Niektóre faktury w KSeF będą musiały zawierać dwa kody QR. Drugi kod pojawi się, gdy faktura zostanie wystawiona poza KSeF lub w trybie offline/w trybie awaryjnym. Jego zadaniem będzie weryfikacja, czy certyfikat używany do podpisania faktury jest aktywny, a osoba wystawiająca faktury w imieniu podatnika rzeczywiście posiada uprawnienia do wystawienia faktury.
Kod QR ułatwia codzienną pracę podatnika. Podsumowanie
Umieszczanie kodów QR na fakturach KSeF ma praktyczny wymiar. Umożliwiają one natychmiastowe potwierdzenie wystawienia faktury. Kod na fakturze:
- zawiera informacje umożliwiające weryfikację,
- daje dostęp do faktury w systemie.
Każda faktura wystawiona w KSeF, a następnie przekazana w formie wizualizacji faktur, będzie musiała zawierać co najmniej jeden kod QR.
W przypadku faktury wystawianej w trybie offline lub w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu dokumentu do systemu możliwe jest umieszczenie dwóch kodów. Wyłącznie jeden kod QR umieszcza się wtedy, gdy faktura została wystawiona w KSeF w trybie online.
