Redakcja K24
Pracownik w wieku przedemerytalnym to dla firmy nie tylko doświadczona osoba w zespole. To także konkretne obowiązki kadrowe i kilka oszczędności, które łatwo przeoczyć. Osoby z pokolenia X, czyli urodzone w latach 1965–1980, właśnie wchodzą w ten etap. Dlatego warto teraz uporządkować kartoteki, listy płac i politykę rachunkową.
Spis treści
ukryj
Kto to jest pracownik w wieku przedemerytalnym
Kodeks pracy chroni pracownika, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego. Powszechny wiek emerytalny wynosi 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Ochrona obejmuje jednak tylko osoby, którym okres zatrudnienia pozwoli uzyskać emeryturę po osiągnięciu tego wieku.
W praktyce ochrona zaczyna się więc w wieku 56 lat u kobiet i 61 lat u mężczyzn. W 2026 roku obejmuje ona na przykład kobiety urodzone w latach 1967–1970. Z kolei mężczyźni z rocznika 1965 wchodzą w okres ochronny właśnie w tym roku. Pokolenie X przestaje zatem być „młodszym” tematem w kadrach.
Co zrobić w kadrach już teraz
- Przejrzyj daty urodzenia pracowników i oznacz osoby, które w ciągu 12 miesięcy wejdą w okres ochronny.
- Ustaw w systemie kadrowym przypomnienie o dacie rozpoczęcia ochrony.
- Sprawdź, czy w aktach są dokumenty potwierdzające staż pracy, ponieważ od niego zależy, czy ochrona w ogóle działa.
- Uzgodnij z zarządem, jakie plany restrukturyzacyjne mogą dotknąć te osoby.
Ochrona przed wypowiedzeniem – na czym polega
Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę osobie w okresie ochronnym. Przepis wynika z art. 39 Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak pełnej nietykalności. Firma nadal może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, na przykład za ciężkie naruszenie obowiązków. Ponadto strony mogą zawsze rozwiązać umowę na mocy porozumienia.
Wypowiedzenie zmieniające jest dopuszczalne tylko w wąskich przypadkach. Chodzi przede wszystkim o wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dla wszystkich pracowników albo o utratę przez pracownika zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy. Z kolei przy zwolnieniach grupowych przepisy pozwalają wypowiedzieć warunki pracy i płacy, ale nie samą umowę.
Skutki błędu
Wypowiedzenie wręczone z naruszeniem ochrony jest wadliwe. Pracownik może odwołać się do sądu pracy i żądać przywrócenia do pracy. W efekcie firma może zapłacić wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy. Dlatego każde wypowiedzenie dla osoby po 55. roku życia warto skonsultować z prawnikiem przed wręczeniem.
Niższe składki: zwolnienie z FP i FGŚP
To najczęściej pomijana oszczędność. Pracodawca nie opłaca składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za kobiety, które ukończyły 55 lat, oraz za mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat. Zwolnienie działa od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik osiągnął ten wiek.
Składka na FP wynosi 2,45% podstawy, a na FGŚP 0,10%. Program płacowy zwykle nie wyłączy ich sam. Księgowa musi zatem zmienić kod lub ustawienia w kartotece pracownika. W deklaracji ZUS DRA i raportach RCA trzeba także poprawnie wykazać brak tych składek.
Przykład liczbowy
Pracownica urodzona 10 marca 1971 roku ukończyła 55 lat 10 marca 2026 roku. Zwolnienie przysługuje więc od 1 kwietnia 2026 roku. Zarabia 8 000 zł brutto miesięcznie.
| Składka | Stawka | Miesięcznie | Rocznie |
|---|---|---|---|
| Fundusz Pracy | 2,45% | 196,00 zł | 2 352,00 zł |
| FGŚP | 0,10% | 8,00 zł | 96,00 zł |
| Razem | 2,55% | 204,00 zł | 2 448,00 zł |
Jeśli firma przeoczy zwolnienie, nadpłaci składki. Nadpłatę można odzyskać po korekcie dokumentów rozliczeniowych. Mimo to korekty za wiele miesięcy zabierają czas, więc lepiej ustawić zwolnienie od razu. Więcej o całej strukturze obciążeń znajdziesz w tekście o tym, jakie koszty ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika.
Odprawa emerytalna i rezerwy w księgach
Gdy pracownik przechodzi na emeryturę, firma wypłaca mu odprawę emerytalną. Zgodnie z art. 921 Kodeksu pracy wynosi ona co najmniej jednomiesięczne wynagrodzenie. Pracownik otrzymuje ją tylko raz. Układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania może jednak przewidywać wyższą kwotę.
Odprawa emerytalna nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Podlega natomiast opodatkowaniu PIT jak przychód ze stosunku pracy. Dla firmy jest kosztem podatkowym w momencie wypłaty. Szczegółowe zapisy na kontach opisujemy w artykule o księgowaniu odprawy emerytalnej.
Rezerwa na odprawy – kiedy ją tworzyć
Jednostki prowadzące pełną księgowość co do zasady tworzą rezerwy na świadczenia pracownicze, w tym na odprawy emerytalne. Jednostki małe i mikro mogą natomiast korzystać z uproszczeń. Decyzję trzeba jednak zapisać w polityce rachunkowości. Rezerwa obciąża wynik finansowy, ale nie jest kosztem podatkowym. W praktyce powstaje więc różnica przejściowa.
Przy pracownikach z pokolenia X temat robi się pilny. Im więcej osób zbliża się do emerytury, tym wyższa kwota rezerwy. Dlatego przy bilansie za 2026 rok warto zaktualizować wyliczenie i sprawdzić, czy założenia aktuarialne nadal mają sens.
Gdy pracownik nie chce przechodzić na emeryturę
Coraz więcej osób chce pracować dłużej, także po osiągnięciu wieku emerytalnego. Samo ukończenie 60 lub 65 lat nie rozwiązuje umowy o pracę. Pracodawca nie może też wypowiedzieć umowy wyłącznie z powodu wieku, ponieważ byłaby to dyskryminacja.
Po zakończeniu okresu ochronnego firma może już wypowiedzieć umowę na zwykłych zasadach. Musi jednak podać rzeczywistą i konkretną przyczynę. Ponadto pracownik, który osiągnął wiek emerytalny i nie pobiera emerytury, może skorzystać z ulgi dla pracujących seniorów w PIT. Zwalnia ona przychody do 85 528 zł rocznie. Pracownik składa w tej sprawie oświadczenie, a płatnik nie pobiera wtedy zaliczek od przychodu objętego ulgą. Zasady rozliczania osób, które już pobierają świadczenie, opisuje tekst o zatrudnieniu emeryta lub rencisty w 2026 r..
Lista kontrolna dla biura rachunkowego
- Raz na kwartał wygeneruj listę pracowników, którzy w najbliższym roku ukończą 55, 56, 60 lub 61 lat.
- Ustaw zwolnienie z FP i FGŚP od właściwego miesiąca.
- Oznacz w kartotece datę rozpoczęcia ochrony przedemerytalnej.
- Sprawdź, czy regulamin wynagradzania nie przewiduje wyższej odprawy niż minimum ustawowe.
- Zaktualizuj rezerwę na odprawy emerytalne przed zamknięciem roku.
- Zbierz oświadczenia o uldze dla seniorów od osób, które osiągnęły wiek emerytalny i nadal pracują.
Podsumowanie
Pracownik w wieku przedemerytalnym ma silną ochronę przed wypowiedzeniem, więc firma musi planować zmiany organizacyjne z wyprzedzeniem. Jednocześnie zatrudnienie osób po 55. lub 60. roku życia obniża koszty, ponieważ pracodawca nie płaci za nie FP i FGŚP. Z kolei w księgach trzeba pamiętać o odprawie emerytalnej i rezerwie na nią. Najważniejsze jest więc jedno: regularnie sprawdzać daty urodzenia i od razu przenosić je na ustawienia płacowe. Dzięki temu pracownik w wieku przedemerytalnym nie stanie się źródłem sporów ani nadpłaconych składek.
Zdjęcie: Kelly Sikkema / Unsplash
