Księgowanie odprawy emerytalnej

Odprawa emerytalna jest świadczeniem, jakie przysługuje pracownikowi przechodzącemu na emeryturę. Związane z nią kwestie reguluje Kodeks pracy. W kontekście przyznania tego świadczenia nie mają znaczenia rodzaj umowy, staż pracowniczy oraz to, czy pracodawcą jest firma prywatna, czy państwowa.

Komu należy się odprawa emerytalna?

Jak wynika z obowiązującego w Polsce Kodeksu pracy, odprawa emerytalna należy się każdemu pracownikowi, który:

• osiągnął określony wiek, nabywając tym sama prawo do emerytury,
• zakończył stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę – bez względu na to, czy w rachubę wchodzi emerytura standardowa, czy też wcześniejsza,
• wcześniej nie pobierał odprawy – jest to świadczenie wypłacane jednorazowo.

Jeśli chodzi o termin wypłaty odprawy, to Kodeks pracy go nie uściśla. Niemniej w praktyce przyjmuje się, iż dniem nabycia prawa do odprawy emerytalnej jest ostatni dzień pracy – wtedy bowiem spełnione zostają wszystkie warunki wymagane w przypadku tego świadczenia.

Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej?

Co do zasady wysokość odprawy emerytalnej odpowiada wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, które jest liczone na takich samych zasadach, jak ekwiwalent urlopowy. Należy jednak pamiętać o tym, że układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania w poszczególnych firmach mogą ustalać odprawy o wyższej wysokości. Tak ustalona wysokość odprawy nie może być jednak niższa od wysokości, która została ustalona ustawowo. Wskazanej w Kodeksie pracy granicy nie wolno przekroczyć żadnemu pracodawcy. Poza tym są grupy zawodowe, w odniesieniu do których obowiązują inne przepisy. Tak jest np. w przypadku nauczycieli. Na mocy Karty Nauczyciela mają oni zagwarantowane wyższe odprawy o wysokości zdeterminowanej stażem pracy:

• świadczenie w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia przysługuje przy stażu pracy poniżej 20. lat,
• odprawa w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia należy się przy stażu pracy powyżej 20. lat.

Jeszcze inaczej wygląda to w przypadku pracowników samorządowych, którzy otrzymują odprawy w wysokości:

• w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia przy 10-letnim stażu pracy,
• w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia przy 15-letnim stażu pracy,
• w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia przy 20-letnim stażu pracy.

Czy od odprawy emerytalnej odprowadzane są składki ZUS i podatek dochodowy?

Ogromną zaletą odprawy emerytalnej jest to, że nie są od niej odprowadzane składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Wynika to z przepisów regulujących kwestie dotyczące odprawy emerytalnej. Co się natomiast tyczy podatku dochodowego, to dodatkowa pensja nie jest od niego zwolniona. Pracodawca nalicza go tak, jak przy zwykłym wynagrodzeniu.

Zasady księgowania odprawy emerytalnej

Podstawą prawną do księgowania odprawy emerytalnej jest Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z zm.). Odprawa emerytalna jest naliczana w liście płac, co podlega – wraz z wypłatą świadczenia – ujęciu w księgach rachunkowych. Oto kroki, jakie trzeba w tym celu wykonać:

1. PK (polecenie księgowania) – lista wypłaty odprawy emerytalnej – kwota brutto: Wn konto 404 „Wynagrodzenia” (analityka: par. 401 – odprawy emerytalne), Ma konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analityka: pracownik).
2. PK (polecenie księgowania) – przeksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych naliczonej w liście wypłat odprawy emerytalnej: Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analityka: pracownik), Ma konto 225 „Rozrachunki z budżetami” (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych).
3. WB (wyciąg bankowy) – zapłata na rachunek bankowy pracownika odprawy emerytalnej po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych: Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analityka: pracownik), Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: par. 401).
4. WB (wyciąg bankowy) – przekazanie na rachunek bankowy urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy naliczony od odprawy emerytalnej: Wn konto 225 „Rozrachunki z budżetami” (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych), Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: par. 401).

Przy tej okazji wypada przypomnieć, że wydatki poniesione z tytułu wypłaty odprawy emerytalnej klasyfikuje się do par. 401 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”.

Co z odprawami, kiedy pracownik pracuje u kilku pracodawców?

Do rzadkości nie należą sytuacje, kiedy dany pracownik w momencie przechodzenia na emeryturę jest zatrudniony jednocześnie u więcej niż jednego pracodawcy. Pomimo że odprawa emerytalna jest świadczeniem wypłacanym jednorazowo, to w takich okolicznościach przysługuje pracownikowi od każdego z pracodawców. Pogląd ten znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym, aczkolwiek w omawianym kontekście niezmiernie ważne jest to, żeby pracownik przechodził na emeryturę równocześnie u wszystkich pracodawców lub kolejno u nich wszystkich.