Luka w numeracji faktur – co robić?

Luka w numeracji faktur jest dla podatnika sporym problemem. Zgodnie z przepisami, numery faktur powinny kolejno po sobie następować. Co zatem zrobić, gdy w wyniku błędu pominięta została faktura o określonym numerze? Czy można naprawić pomyłkę fakturą korygującą? Sprawdź, co na ten temat mówią przepisy!

Numery faktur – jak powinny być nadawane?

Przepisy dają podatnikom sporą dowolność w zakresie sposobu numeracji faktur. Numery takie mogą być nadawane w ramach jednej lub kilku serii. Nie ma też żadnej regulacji, która nakazywałaby nadawać dokumentom numery poczynając od „1”. Serie mogą być przypisane np. okresom rozliczeniowym lub kontrahentom.

Oczywiście nie znaczy to, że przedsiębiorca może nie przejmować się numeracją faktur. W art. 106e ust. 1 pkt. 2 ustawy o VAT znajdujemy bowiem informację, że faktura powinna zawierać numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument.

Mamy więc dwa ważne wymagania odnośnie do numerów faktur: muszą być kolejne i muszą identyfikować fakturę. Oznacza to, że luka w numeracji faktur jest błędem. Numery powinny być nadane jeden po drugim, w porządku następczym, chronologicznym. Oznacza to, że każda faktura powinna mieć numer wyższy od poprzedniej.

Numeracja faktur powinna zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania przez kolejne numerowanie. Choć to podatnik określa swój system numeracji w jednej lub kilku seriach, nie może dopuścić np. do sytuacji, gdy dwie różne faktury mają ten sam numer. Dzięki trzymaniu się tych zasad przedsiębiorca spełnia warunek identyfikowalności dokumentów.

Luka w numeracji faktur a faktura korygująca

W praktyce może się jednak zdarzyć luka w numeracji faktur. Zasadniczo systemy komputerowe, z których korzysta sprzedawca, nadają numery automatycznie. Dzięki temu użytkownik nie musi zastanawiać się, jaki kolejny numer nadać. Jeśli jednak samodzielnie nadaje dokumentom numery, może zwyczajnie się pomylić, np. po fakturze 45/04/2023 wystawić 47/04/2023. Powstaje wtedy luka w numeracji faktur i dylemat, jak sobie poradzić w takiej sytuacji.

Niektórzy wystawiają wtedy fakturę korygującą. Korygują nią numer wyższej faktury na numer faktury brakującej. Jest to jednak błąd. Zgodnie bowiem z art. 106j ust. 1 ustawy, korektę można wystawić tylko w przypadku, gdy po dokonaniu sprzedaży:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu;
• udzielono opustów i obniżek cen;
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku itp.

Luka w numeracji faktur nie wpisuje się w powyższy katalog. Nie można skorygować brakującego numeru dokumentu fakturą korygującą.

Co zrobić z luką w numeracji faktur?

Przepisy nie wskazują wprost, co należy zrobić w przypadku pominięcia numeru faktury. Wśród przedsiębiorców przyjęło się jednak rozwiązanie polegające na spisaniu oświadczenia. W oświadczeniu takim podatnik wyjaśnia przyczyny powstania luki. Należy je dołączyć do dokumentacji podatkowej.

Warto też podkreślić, że luka w numeracji faktur nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT z faktury. Nie ma bowiem żadnych przesłanek, które miałyby tego prawa pozbawiać tylko dlatego, że sprzedawca się pomylił. Oczywiście zostaje ono zachowane pod warunkiem, że faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, której nabycie związane było z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Luka w numeracji faktur sprzedawcy nie niesie ze sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla kupującego.

Zmiana sposobu numeracji faktur

Warto też podkreślić, że podatnik ma prawo zmienić sposób numeracji faktur – nawet w trakcie roku. Zmiana taka nie może jednak wpłynąć na możliwość jednoznacznej identyfikacji dokumentów.

Oczywiście zmiana sposobu numeracji faktur nie jest rozwiązaniem w przypadku luki. Nawet jeśli przedsiębiorca zacznie numerować dokumenty inaczej, brak jednego z nich pozostanie i będzie nieprawidłowością w prowadzonej ewidencji. Konieczne jest więc napisanie i dołączenie oświadczenia.