Emil Zelma
Podczas prowadzenia działalności gospodarczej niezwykle ważnym, choć czasem niedocenianym zadaniem jest przechowywanie dokumentów księgowych – dokumentacja ta stanowi bowiem przedmiot kontroli skarbowych. Dokumenty należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów. Jakie są aktualne zasady w tej kwestii?
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe firmy?
Przez jaki czas należy przechowywać dokumentację księgową firmy? Nie ma jednej odpowiedzi na tak postawione pytanie, ponieważ konkretne wytyczne zależą m.in. od rodzaju dokumentów. Zgodnie z ogólnymi zasadami termin przechowywania dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa to 5 lat liczonych jest od końca roku kalendarzowego, w którym mija termin płatności danego podatku.
W praktyce warto jednak przechowywać dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację przewidzianą przepisami — w tym np. załączniki do faktur — przez dłuższy czas (optymalnie – przez 6 lat). Dlaczego? Odpowiedź na pytanie jest prosta: warto tak zrobić z uwagi na ryzyko przedłużenia okresu przedawnienia, do czego może dojść w związku:
- ze złożeniem korekty deklaracji,
- z wszczęciem przez organ podatkowy postępowania.
Posiadanie dokumentów może okazać się wówczas cennym wsparciem.
| Ważne Zgodnie z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa: „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej” |
Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?
Oprócz wspomnianych wyżej faktur przedsiębiorcy są zobowiązani również do tego, by przechowywać:
- księgi rachunkowe,
- umowy handlowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty kadrowo-płacowe, w tym m.in. listy wynagrodzeń oraz kopie dokumentów przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Podczas zamykania roku podatkowego należy zadbać o to, by w dokumentacji księgowej znalazła się również kopia rocznego zeznania podatkowego. Jeśli natomiast deklaracja została przesłana drogą elektroniczną, trzeba dodatkowo przechowywać numer UPO, czyli Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Wszystkie wyżej wymienione dokumenty należy przechowywać w taki sposób, który umożliwi ich łatwe odnalezienie oraz – jeśli zajdzie potrzeba – udostępnienie. W odniesieniu do dokumentów papierowych powszechną praktyką jest pogrupowanie ich w segregatorach.
Dokumenty księgowe powinny być odpowiednio przypisane do właściwych okresów rozliczeniowych i starannie opisane, aby ich odnalezienie nie sprawiało trudności. Właściwe przechowywanie dokumentacji finansowej wymaga także wyznaczenia bezpiecznego miejsca, które zabezpieczy ją przed dostępem osób nieupoważnionych. Trzeba pamiętać, że w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak pożar czy kradzież, odpowiedzialność za utratę dokumentów nadal spoczywa na podatniku. W takich sytuacjach konieczne jest odtworzenie utraconej dokumentacji.
| Przykład Pan Andrzej złożył roczną deklarację PIT za 2019 rok w terminie wymaganym w ustawie, tzn. do 30 kwietnia 2020 roku. Obowiązek podatkowy za ten rok ulega przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku — czyli od dnia 31 grudnia 2020 roku. A zatem, przedawnienie nastąpi dopiero 31 grudnia 2025 roku. Do tego czasu należy przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące działalności za 2019 rok, w tym m.in. faktury przychodowe i kosztowe. |
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej – co na ten temat mówią przepisy?
Współczesna księgowość w coraz większym stopniu opiera się na dokumentach elektronicznych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości jest to jak najbardziej możliwe. Wciąż jednak – podobnie, jak w przypadku dokumentacji papierowej – należy robić to w sposób zapewniający:
- trwałość,
- integralność,
- dostępność,
- bezpieczeństwo,
zapisów cyfrowych. W praktyce oznacza to wykorzystywanie nośników danych, a także tworzenie kopii zapasowych (backupów) oraz kontrolę dostępu do zgromadzonych danych. Dokumenty, które są przechowywane w takiej formie, powinny być gotowe do wydrukowania; należy je również zabezpieczyć przed niedozwolonymi modyfikacjami.
| Ważne Dokumentacja elektroniczna to nie tylko pendrive’y czy rekordy zapisane na dysku twardym komputera, ale także dane zapisane w chmurze (ang. cloud). Takie rozwiązanie charakteryzuje elastyczność oraz łatwiejszy dostęp do danych (np. za pośrednictwem aplikacji mobilnej). Jest ono wygodne np. w przypadku firm, które mają rozproszony zespół. Niezbędne jest wówczas korzystanie ze sprawdzonych dostawców usług chmurowych oraz regularne aktualizacje oprogramowania. |
Okres przechowywania dokumentów – dodatkowe informacje
Wspomniany wyżej 5-letni okres przechowywania dokumentacji księgowej to nie wszystko – w niektórych przypadkach obowiązują dłuższe terminy. Dotyczy to np.:
- dokumentów kadrowo-płacowych, które należy przechowywać przez min.10 lat,
- dokumentów dotyczących postępowań administracyjnych, sądowych lub egzekucyjnych. Takie dokumenty należy przechowywać do czasu zakończenia danej sprawy. Nie inaczej jest w przypadku dokumentów, w stosunku do których odbywają się kontrole skarbowe.
Podsumowanie
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej to z jednej strony wymóg wynikający z przepisów, z drugiej zaś działanie, które pozwoli odpowiedzialnie prowadzić działalność gospodarczą. Trzeba wówczas pamiętać m.in. o wymaganych minimalnych terminach przechowywania dokumentów. To jednak nie wszystko, ponieważ trzeba przechowywać dokumentację w sposób zapewniający do niej łatwy dostęp – dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej.
