Emil Zelma
Zgodnie z obiegową opinią działalność gospodarcza rozpoczyna się w momencie formalnej rejestracji w CEiDG lub KRS. Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że w rzeczywistości można już wcześniej ponosić wydatki firmowe. Czy koszty, które zostały poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów podatkowych? Jak najbardziej da się tak zrobić, choć pod pewnymi warunkami.
Spis treści
ukryj
Koszty ponoszone na potrzeby działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 22 u. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
„[…] koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów […]„
Wydatki, których nie można zaliczyć do podatkowych KUP, zostały wskazane w art. 23 ustawy. Można tam znaleźć np. koszty sądowe czy grzywny. Co ciekawe, katalog ten nie zawiera zapisów, które wskazywałyby, że nie można w kosztach podatkowych uwzględniać wydatków poniesionych jeszcze przed formalnym założeniem firmy.
Można tak zrobić, ale pod pewnym warunkiem. Konieczne jest bowiem wyraźne, bezpośrednie powiązanie poniesionego kosztu z działalnością gospodarczą.
| Ważne To na podatniku, w tym przypadku: przyszłym przedsiębiorcy, ciąży obowiązek, jakim jest wykazanie związku pomiędzy wydatkiem poniesionym przed założeniem przedsiębiorstwa a prowadzoną działalnością. |
Wydatek, który został poniesiony jeszcze przed utworzeniem przedsiębiorstwa, musi spełniać trzy warunki, by dało się go zaliczyć do kosztów podatkowych. Warunki te są następujące:
- jego celem jest osiągnięcie przychodu z działalności gospodarczej (zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów);
- dany wydatek nie może znajdować się w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT;
- należy udokumentować poniesienie wydatku – standardowo robi się to za pomocą faktur, paragonów lub umów.
Jakie koszty można ponieść przed założeniem firmy? Przykłady
Praktyka pokazuje, że do kosztów podatkowych, które ponosi się jeszcze przed utworzeniem firmy, można zaliczyć wydatki na:
- rejestrację działalności gospodarczej,
- opłaty skarbowe,
- usługi świadczone przez notariusza,
- uzyskiwanie porad prawnych (np. w celu wyboru formy organizacyjno-prawnej czy formy opodatkowania) lub księgowych,
- kursy oraz szkolenia zawodowe (o ile są one niezbędne do tego, by uruchomić i prowadzić działalność gospodarczą),
- zakup tablicy informacyjnej,
- oznakowanie siedziby firmy,
- wykonanie pieczątki.
Jak zatem widać, możliwości w tym zakresie jest całkiem sporo. Generalnie, powyższa lista obejmuje wydatki na takie działania, które są niezbędne, by rozpocząć prowadzenie firmy w sposób zgodny z prawem.
Ważne jest nie tylko to, co można zaksięgować, ale także sposób księgowania. W praktyce większość opisywanych wydatek należy ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie nr 13 – Pozostałe wydatki.
| Ważne Fiskus podczas kontroli skrupulatnie sprawdzi każdy wprowadzony do KPiR wydatek poniesiony przed założeniem firmy. Ocenia się wówczas to, czy dany wydatek był związany z prywatnymi potrzebami przedsiębiorcy. Dobrym przykładem jest uwzględnienie w KPiR kosztu założenia konta bankowego. Musi być to konto przeznaczone na potrzeby firmy. |
| Przykład Pan Karol założył jednoosobową działalność gospodarczą – firmę oferującą usługi tłumaczeniowe. Przedsiębiorstwo formalnie rozpoczęło działalność w dniu 1 kwietnia 2025 r. Już w marcu pan Karol poniósł jednak pierwsze wydatki, które mógł zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu w dniu rozpoczęcia działalności. Pan Karol zakupił: – 4 biurka po 700 zł za każdy mebel (na fakturę VAT), – artykuły biurowe za 300 zł (paragon imienny), – usługę wyrobienia pieczątki za 70 zł (również na paragon imienny), a do tego zlecił wykonanie drobnych prac remontowych na podstawie umowy cywilnoprawnej z wykonawcą – koszt 1000 zł. Wszystkie te koszty zostały ujęte w KPiR z datą 01.04.2025. Ponadto, pan Karol nabył dwa telefony, ale do kosztów podatkowych zaliczono tylko jeden, ponieważ Karol prowadzi firmę samodzielnie i drugi telefon nie był niezbędny. |
Koszty firmowe poniesione przed rozpoczęciem środków trwałych a zakup środków trwałych
Jeśli chodzi o środki trwałe (np. auto osobowe czy maszynę), to wartość nabytego przed utworzeniem firmy majątku można ujmować w kosztach podatkowych stopniowo. Robi się to tak samo jak w standardowych przypadkach, tzn. poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Takie rozwiązanie stosuje się wówczas, gdy wartość początkowa środka trwałego przekracza 10 000 zł.
W przeciwnym przypadku przedsiębiorca może zaksięgować wartość niskocennego środka trwałego jednorazowo – koszt ujmuje się w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Wydatki poniesione przed formalnym rozpoczęciem działalności? Co z podatkiem VAT?
Podatek VAT to kolejna kwestia, o której warto pamiętać podczas księgowania wydatków przed faktycznym rozpoczęciem działalności gospodarczej. Ogólna zasada jest prosta – można odliczyć VAT, jeśli przedsiębiorca posiada fakturę dokumentującą zakup. Faktura ta powinna zawierać wszystkie wymaga przez przepisy (ustawa o VAT) elementy, w tym m.in. dane identyfikujące przyszłego przedsiębiorcę. Rzecz jasna, odliczenie jest możliwe w sytuacji, gdy podatnik:
- złoży formularz VAT-R,
- zostanie zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.
Oczywiście, odliczenie nie będzie możliwe, jeśli przedmiot wydatku nie będzie miał związku z prowadzoną działalnością.
