Faktura korygująca a nota korygująca – podstawowe różnice i podobieństwa

Podczas prowadzenia działalności biznesowej nietrudno o popełnienie błędu – dotyczy to np. dokumentacji księgowej. Dobra wiadomość jest taka, że polskie prawo dopuszcza korygowanie błędnych danych. W tym celu stosuje się dwa podstawowe dokumenty. Są one następujące: faktura korygująca oraz nota korygująca. Czym się one różnią?

Kto ma prawo skorygować fakturę? Sprzedawca czy odbiorca?

Podstawowa różnica między fakturą korygującą (korektą) oraz notą korygującą dotyczy tego, kto może je wystawiać. Jeśli chodzi o fakturę korygującą, to sporządza ją sprzedawca. Dokument ten wystawia się w sytuacji, gdy pomyłka dotyczy np. następujących błędów na fakturze:

• ilość towaru,
• cena,
• wysokość oraz stawki podatku VAT,
• wartość sprzedaży.

Inaczej wygląda to w przypadku noty korygującej, którą wystawia nabywca. Dotyczy ona takich błędów na fakturze, które nie wpływają na wysokość zobowiązania wobec fiskusa. A zatem, sporządza się ją w przypadku danych formalnych, w tym np.:

• błędnie uzupełnionego numeru NIP,
• złego numeru faktury pierwotnej,
• literówki w nazwie firmy (sprzedawcy lub odbiorcy),
• nieprawidłowej daty (wystawienia dokumentu lub sprzedaży).

Jak wygląda faktura korygująca oraz nota korygująca?

Zarówno faktura korygująca, jak i nota korygująca muszą zawierać pewne elementy, aby można było te dokumenty uznać za poprawnie sporządzone. Pierwsza z nich powinna zawierać:

• oznaczenie „faktura korygująca” lub „korekta”,
• dane typowe dla „standardowej” faktury, tzn. datę sporządzenia, unikalny numer dokumentu itp., dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• skorygowane dane pierwotne wraz ze skorygowanymi, rzetelnymi zapisami.

Podobnie jest w przypadku noty, która – prócz oznaczenia „nota korygująca” (zamiast „faktura korekta„) – powinna zawierać dane stron transakcji, unikalny numer oraz datę wystawienia, a także wskazanie korygowanych danych wraz z ich poprawną wersją.

Potwierdzenie otrzymania dokumentu przez kontrahenta?

Jeśli wystawiana jest faktura korygująca, a korekta powoduje zmniejszenie podatku VAT, to konieczne jest uzyskanie potwierdzenia otrzymania dokumentu przez nabywcę. Takie potwierdzenie może mieć formę listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, e-maila, faxu, itp.

W przypadku noty korygującej wymagane jest, aby jej treść została zaakceptowana przez wystawcę dokumentu pierwotnego. Nie została jednak zdefiniowana konkretna forma tej akceptacji. Można to więc zrobić zarówno w sposób papierowy, jak i elektroniczny, np. mailowo.

Kiedy wystawić fakturę korektę oraz notę korygującą do faktury?

Kwestia terminu wystawienia faktury korekty jest związana z momentem zaistnienia przyczyny jej sporządzenia. Co do zasady faktura korygująca powinna zostać wystawiona niezwłocznie po wykryciu błędu lub zajściu zdarzenia gospodarczego, które wymaga jej wystawienia (np. zwrot towaru, rabat).

Maksymalny termin jest określony przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynosi on obecnie pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Z kolei nota korygująca może być wystawiona w dowolnym momencie. Jest tak niezależnie od upływu czasu, o ile dotyczy elementów, które rzeczywiście mogą zostać poprawione w ten sposób.

Jak księgować faktury korygujące? VAT i PIT pod lupą

Sposób księgowania faktury korygującej zależy od jej charakteru. Jeśli korekta jest efektem nowego zdarzenia gospodarczego – jak rabat, zwrot lub dopłata – i wpływa na wartość transakcji, wówczas korektę zmniejszającą księguje się w dacie uzgodnienia warunków z kontrahentem, natomiast zwiększającą – w dacie wystawienia korekty.

Z punktu widzenia podatku PIT istotny jest natomiast moment wystawienia korekty. Niezależnie od jej rodzaju, liczy się data dokumentu. W sytuacji, gdy korekta dotyczy oczywistej pomyłki lub błędu rachunkowego, korektę zmniejszającą ujmuje się na gruncie VAT w momencie uzgodnienia warunków, a zwiększającą – w dacie pierwotnej faktury. Dla podatku dochodowego w takim przypadku datą księgowania jest z kolei moment wystawienia faktury pierwotnej.

W przypadku noty korygującej, co do zasady, nie występuje konieczność odrębnego księgowania – nie wpływa ona bowiem na wartości finansowe, a jedynie na formalne elementy dokumentu.

Podsumowanie

Zarówno faktura korekta, jak i nota korygująca pełnią bardzo ważne funkcje w obrocie gospodarczym. Choć obie służą do wprowadzania poprawek, faktura korygująca jest zdecydowanie bardziej rozbudowanym i formalnym dokumentem, przeznaczonym do korekt merytorycznych, takich jak zmiana ceny, ilości towaru czy kwoty podatku VAT. Może ją wystawić tylko przedsiębiorca – sprzedawca towaru lub usługi.

Nota korygująca do faktury to rozwiązanie zarezerwowane dla nabywcy i używane do korekt danych nie wpływających na kwoty rozliczeniowe – literówek, dat, adresów czy numerów NIP. Warto zatem dokładnie sprawdzić, jakiego rodzaju błąd zawiera pierwotna faktura i dobrać odpowiedni dokument do jego korekty. Dzięki temu unikniemy nieporozumień z kontrahentami oraz nieprawidłowości w księgowości, które mogłyby skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Ostatecznie chodzi przecież o to, by dokumentacja była przejrzysta, zgodna z przepisami i odporna na kontrole – a to wymaga nie tylko dobrego programu księgowego, ale też znajomości różnic między fakturą korygującą a notą korygującą.