Jak rozliczać koszty na przełomie roku podatkowego w KPiR? Księgowanie faktury na przełomie roku w KPiR – jak ująć w KPiR zgodnie z metodą kasową oraz memoriałową?

Rozliczanie kosztów na przełomie roku spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy i księgowemu. Dotyczy to również podatników prowadzących KPiR — ta forma ewidencji, choć uproszczona, wymaga prawidłowego określenia momentu ujęcia kosztu. Problem pojawia się typowo wtedy, gdy faktura została wystawiona w grudniu, a dotyczy towaru lub usługi przypadających na styczeń. Od 2026 roku doszła jeszcze jedna zmienna: w KSeF datą wystawienia faktury jest moment nadania jej numeru — a to potrafi przesunąć koszt do innego roku podatkowego.

Wybór metody rozliczania kosztów to podstawa

Przepisy pozwalają wybrać jedną z dwóch metod: uproszczoną (kasową) albo memoriałową. Wybór decyduje o tym, w którym roku podatkowym koszt trafi do księgi.

Ważne. Podatnik nie ma obowiązku zgłaszania urzędowi skarbowemu, którą metodę stosuje. Raz obrana ścieżka musi być jednak stosowana konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Metoda kasowa — koszt według daty poniesienia

Metodę uproszczoną opisuje art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Koszty uzyskania przychodów ujmuje się w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia przyjmuje się:

• dzień wystawienia faktury (lub innego dowodu stanowiącego podstawę zapisu), albo
• dzień dokonania zapłaty — jeśli wcześniej nie wystawiono faktury.

Metoda kasowa nie każe dzielić kosztów między lata. Jeśli faktura ma datę grudniową, koszt trafia do starego roku — nawet gdy usługa zostanie wykonana w styczniu.

KSeF a data poniesienia kosztu na przełomie roku

To najważniejsza nowość dla rozliczeń grudniowo-styczniowych. Poza systemem datą wystawienia była data wpisana przez sprzedawcę na dokumencie. W KSeF datą wystawienia jest moment nadania fakturze numeru KSeF, czyli chwila skutecznego przesłania jej do systemu.

Przy metodzie kasowej, w której dniem poniesienia kosztu jest właśnie dzień wystawienia faktury, ma to bezpośrednie przełożenie na rok podatkowy.

Przykład. Kontrahent przygotował fakturę 31 grudnia, ale przesłał ją do KSeF dopiero 2 stycznia. Numer KSeF został nadany 2 stycznia — i to ta data jest datą wystawienia. Koszt trafia więc do nowego roku podatkowego, choć na dokumencie widnieje grudzień.

Praktyczny wniosek: na przełomie roku warto pilnować nie tego, kiedy faktura została sporządzona, lecz kiedy trafiła do systemu. Pomaga w tym pobieranie faktur zakupowych z KSeF na bieżąco, a nie zbiorczo po zamknięciu miesiąca. Więcej o samych terminach piszemy w artykule o terminie wystawienia faktury VAT.

Metoda memoriałowa a koszty na przełomie roku

Metodę memoriałową regulują art. 22 ust. 5–5c i ust. 6 ustawy o PIT. Tu koszty dzieli się na dwie grupy:

• koszty bezpośrednio związane z przychodami — potrąca się je w roku, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody, nawet jeśli wydatek poniesiono wcześniej;
• koszty pośrednie — ujmuje się w dacie poniesienia, a jeśli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, dzieli się je proporcjonalnie do długości tego okresu.

Przykład. Roczna polisa ubezpieczeniowa opłacona w listopadzie, obejmująca okres od 1 grudnia do 30 listopada roku następnego. Przy metodzie memoriałowej do starego roku trafia koszt jednego miesiąca, a pozostałe jedenaście — do nowego. Przy metodzie kasowej cała kwota obciąża rok, w którym wystawiono fakturę.

Typowe wydatki wymagające takiego podziału to abonamenty, prenumeraty, czynsz płacony z góry, opłaty za domeny i hosting oraz ubezpieczenia.

Towary handlowe i spis z natury

Osobną kwestią są towary handlowe i materiały. Zakupione w grudniu, a niesprzedane do końca roku, trafiają do spisu z natury sporządzanego na 31 grudnia. Ich wartość koryguje dochód — koszt zakupu zostaje ujęty w księdze, ale remanent końcowy powoduje, że podatkowo obciąża dopiero rok, w którym towar zostanie sprzedany. Ta zasada działa niezależnie od wybranej metody rozliczania kosztów.

Elektroniczna księga i JPK_PKPIR

Od 1 stycznia 2026 roku pierwsza grupa podatników PIT — czynni podatnicy VAT — prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Księgę za 2026 rok trzeba będzie przekazać organowi w ustrukturyzowanej formie JPK_PKPIR, po raz pierwszy w 2027 roku.

Dla rozliczeń na przełomie roku oznacza to mniej miejsca na późniejsze ręczne korekty w arkuszu. Zapisy muszą być kompletne i poprawnie datowane od razu, bo księga w takiej postaci trafia w całości do urzędu.

Podsumowanie

• metoda kasowa — koszt w roku wystawienia faktury lub zapłaty, bez dzielenia na lata;
• metoda memoriałowa — koszty bezpośrednie idą za przychodem, pośrednie dzieli się proporcjonalnie;
• KSeF — datą wystawienia jest nadanie numeru w systemie, co na przełomie roku może przesunąć koszt do kolejnego roku podatkowego;
• towary handlowe — rozlicza je spis z natury na 31 grudnia.

Właściwe przypisanie kosztu do okresu, obsługę obu metod i przygotowanie księgi w wymaganym formacie zapewnia program do faktur i księgowości.