Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 stanie się obowiązkowy. Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF w firmie spoczywa zawsze na podatniku. To przedsiębiorca odpowiada za przygotowanie organizacji, wdrożenie systemu i kontrolę zgodności z przepisami.
Nawet jeśli zadania zostaną przekazane księgowym, działowi IT czy biuru rachunkowemu, odpowiedzialność prawną ponosi właściciel firmy. To on musi zapewnić, że faktura wystawiana w KSeF jest poprawna, zgodna z przepisami i dostarczona na czas.
Spis treści
ukryj
Faktura w KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy
Przepisy podatkowe jasno wskazują, że podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie to przedsiębiorca. Odpowiada on za:
- terminowe przesyłanie faktur,
- odbieranie faktur od kontrahentów,
- nadzorowanie całego procesu.
Nie zwalnia go to z obowiązku należytej staranności w zakresie kontroli wewnętrznej. Podatnik musi pilnować, by każda e-faktura była poprawnie przygotowana i przesłana. Odpowiedzialność za błędy formalne czy opóźnienia spoczywa wyłącznie na nim.
Z KSeF muszą korzystać wszyscy podatnicy VAT
Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Polski i będący podatnikiem VAT będzie musiał korzystać z KSeF. Ministerstwo Finansów przewiduje wyjątki, ale ogólny obowiązek korzystania obejmie większość przedsiębiorstw. Wdrożenie KSeF obejmie zarówno spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze. Obowiązek wystawiania faktur wynika wprost z ustawy o podatku od towarów i usług.
| Warto wiedzieć Odpowiedzialność podatnika KSeF będzie dotyczyć niemal każdej czynności rozliczanej w ramach dostaw towarów lub świadczenia usług. |
Uprawnienia a kontrola nad systemem
Odpowiedzialność przedsiębiorcy obejmuje także proces zarządzania uprawnieniami. To podatnik decyduje, kto w firmie ma prawo wystawiać faktury ustrukturyzowane, kto może je odbierać i weryfikować. Uprawnienia do korzystania z KSeF muszą być rejestrowane i nadzorowane.
Każdy błąd w tym zakresie może prowadzić do konsekwencji karno-skarbowych. Uprawnienia do korzystania z KSeF często są powierzane księgowym, pracownikom sprzedaży lub specjalistom IT. Jednak odpowiedzialność prawna nie przechodzi na nich – pozostaje po stronie podatnika.
| Warto wiedzieć Ryzyko błędów w systemie KSeF obciąża zawsze przedsiębiorcę. Awaria KSeF lub błędne wystawienie faktury poza systemem może skutkować sankcjami. Podatnik może otrzymać karę do 100% podatku wykazanego na błędnej fakturze. W przypadku faktury bez podatku kara sięgnie 18,7% wartości transakcji. Wdrożenie KSeF oznacza więc konieczność wprowadzenia skutecznych procedur i nadzoru. Przedsiębiorca musi być przygotowany, że obowiązek korzystania z KSeF będzie nie tylko formalny, lecz także finansowo ryzykowny. |
Krajowy System e-Faktur a rola poszczególnych działów w firmie
Choć odpowiedzialność spoczywa na podatniku, wdrożenie KSeF wymaga współpracy wielu osób. Zarząd odpowiada za decyzje strategiczne i podpisuje pełnomocnictwa. Generalnie:
- księgowość dba o poprawność faktur i zgodność z przepisami,
- IT integruje systemy ERP z KSeF, pilnuje certyfikatów i monitoruje komunikację,
- działy sprzedaży i logistyki wystawiają faktury sprzedażowe i dbają o poprawność danych klientów,
- dział prawny i compliance weryfikuje zgodność z ustawą o podatku i innymi regulacjami.
Nawet HR może uczestniczyć w procesie, odpowiadając za szkolenia i nadawanie uprawnień.
| Warto wiedzieć Wdrożenie KSeF w firmie wymaga powołania zespołu projektowego. To właśnie on odpowiada za integrację systemów, przygotowanie procedur i szkolenia pracowników. Ważne jest, aby wskazać konkretną osobę odpowiedzialną za cały proces. Taki kierownik projektu pełni rolę koordynatora i właściciela wdrożenia. To on czuwa nad całością, choć odpowiedzialność prawną nadal ponosi przedsiębiorca. Dzięki temu wdrożenie KSeF w firmie przebiega sprawniej i zmniejsza ryzyko błędów. |
E-faktura i procedura wystawienia w systemie Krajowym Systemie e-Faktur
Każda faktura wystawiana w systemie musi spełniać wymagania ministerstwa finansów. Procedura wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dokładnie opisana w dokumentacji technicznej API.
W praktyce oznacza to konieczność przygotowania danych w formacie XML, uwzględnienia kodów GTU oraz innych elementów wymaganych ustawą. Braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie można lekceważyć. W okresie awarii podatnik może wystawiać faktury poza systemem, ale obowiązkiem jest ich przesłanie w wyznaczonym terminie. Niedochowanie tego obowiązku skutkuje sankcjami.
System KSeF a sankcje dla podatnika
Kary, które ma prawo nakładać urząd skarbowy, mogą być bardzo dotkliwe. Nakłada się je w sytuacjach, w których podatnik nie wystawił faktury w KSeF, przesłał fakturę w złym formacie lub nie zachował terminu.
Wysokość sankcji jest wysoka, dlatego każdy przedsiębiorca musi przygotować się do nowych obowiązków. KSeF należy wdrożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć chaosu w momencie wejścia w życie obligatoryjnego KSeF.
Korzystanie z KSeF. Obowiązek, którego nie można uniknąć
Obowiązek wystawiania faktur obejmie większość przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski. Wyłączone z tego obowiązku będą jedynie czynności rozliczane w ramach procedur szczególnych, a także sytuacje, gdy podatnik nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Jednak dla większości podmiotów korzystanie z KSeF stanie się codziennością. Od 2026 obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie faktem.
