Krajowy System e-Faktur wprowadza nową jakość w zakresie dokumentowania sprzedaży i zakupów. Jego fundamentem jest pełna cyfryzacja procesu fakturowania. Oznacza to konieczność jednoznacznej identyfikacji użytkowników systemu. W tym kontekście pojawia się pytanie, czy posiadanie Profilu Zaufanego jest rzeczywiście konieczne.
Dla większości przedsiębiorców odpowiedź brzmi twierdząco. Profil Zaufany stał się praktycznym standardem potwierdzania tożsamości w kontaktach z administracją. Umożliwia on bezpieczne logowanie do systemów publicznych i autoryzację czynności prawnych. KSeF korzysta z tych samych mechanizmów. Bez nich obsługa systemu byłaby utrudniona lub wręcz niemożliwa.
Dlaczego Profil Zaufany jest powiązany z KSeF?
KSeF nie jest zwykłą platformą informacyjną. Wręcz przeciwnie; jest to system, w przypadku którego korzystanie wywołuje skutki prawne i podatkowe. Każde wystawienie faktury oraz jej odbiór to działania, które muszą być przypisane do konkretnej osoby. Powód jest prosty: administracja skarbowa musi wiedzieć, kto faktycznie wykonuje daną operację.
Profil Zaufany spełnia rolę cyfrowego dowodu tożsamości. Pozwala on bowiem potwierdzić, że logujący się do danego systemu użytkownik jest przedsiębiorcą albo osobą upoważnioną do reprezentacji. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne korzystanie z systemu bez ryzyka podszywania się pod inne osoby. Brak Profilu Zaufanego może oznaczać brak dostępu do kluczowych funkcji KSeF, co rodzi ryzyko niewywiązania się z obowiązków ustawowych.
W praktyce brak Profilu Zaufanego blokuje już pierwszy krok pracy z KSeF. Bez niego przedsiębiorca nie zaloguje się do systemu (przez portal podatkowy). Nie uzyska on również dostępu do panelu, za pośrednictwem którego zarządza się fakturami. Bez Krajowego Systemu e-Faktur nie nada się również uprawnień np. księgowej czy pracownikowi biura rachunkowego.
| Warto wiedzieć Brak Profilu Zaufanego może sprawić, ze firma będzie miała problem z terminowym wystawianiem faktur. Może to prowadzić do sankcji finansowych na gruncie odpowiedzialności karnej skarbowej. Na szczęście, ryzyko to jest łatwe do wyeliminowania. Wystarczy odpowiednio wcześniej zadbać o założenie Profilu Zaufanego. |
Jak działa Profil Zaufany na co dzień?
Profil Zaufany jest narzędziem przypisanym do osoby fizycznej. Nie przypisuje się go bezpośrednio do firmy. Taki stan rzeczy oznacza, że każda osoba działająca w KSeF posiada własne konto oraz zakres uprawnień. Po aktywacji możliwe staje się podpisywanie dokumentów elektronicznych czy składanie np. wniosków urzędowych online.
Uwierzytelnienie, w zależności od preferencji danego przedsiębiorcy, odbywa się za pomocą:
- kodów SMS,
- aplikacji bankowych,
- e-dowodu.
Sam profil jest ważny przez trzy lata.
Profil Zaufany a zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Jednym z kluczowych obszarów KSeF jest zarządzanie dostępem. Właściciel firmy decyduje, kto może wystawiać faktury. Decyduje także, kto może je odbierać lub przeglądać. Profil Zaufany jest wykorzystywany do nadawania i cofania tych uprawnień. Umożliwia też kontrolę historii działań użytkowników. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje realną kontrolę nad systemem. Jest to szczególnie istotne przy współpracy z biurem rachunkowym. Bez PZ taki nadzór byłby znacząco utrudniony.
| Warto wiedzieć W ostatnich latach procedura została mocno uproszczona. Obecnie założenie profilu nie wymaga wizyty w urzędzie. Wystarczy dostęp do internetu i podstawowe dane osobowe. Jak założyć profil zaufany? Wejdź na stronę internetową serwisu Profilu Zaufanego i wybierz „Załóż profil”. Następnie wypełnij wniosek online: podaj swoje dane, tzn. imię, nazwisko, PESEL, e-mail oraz numer telefonu. Kolejnym etapem jest potwierdzenie tożsamości. Można to zrobić na kilka sposobów, zależnie od posiadanych narzędzi. |
Jeśli chodzi o metody potwierdzania tożsamości przy zakładaniu profilu, można to zrobić za pomocą jednego z 5 sposobów:
- przez bankowość elektroniczną (jeśli Twój bank umożliwia potwierdzenie profilu) – jest to najwygodniejsza metoda,
- przez e-dowód z warstwą elektroniczną,
- za pomocą podpisu kwalifikowanego,
- potwierdzenie osobiste. Odbywa się ono w punkcie potwierdzającym, takim jak urząd lub bank. W tym przypadku wymagany jest ważny dowód osobisty lub paszport. Dostępna jest również rozmowa video z urzędnikiem po wcześniejszym umówieniu,
- użycie podpisu kwalifikowanego, jeżeli przedsiębiorca już go posiada.
Profil Zaufany a KSeF. Podsumowanie
Po potwierdzeniu możesz korzystać z Profilu Zaufanego w wielu systemach administracji publicznej. Profil też będzie niezbędny do działania przy KSEF. W praktyce oznacza to płynny dostęp do e-faktur i pełną obsługę obowiązków podatkowych. PZ staje się więc elementem infrastruktury cyfrowej firmy. Jego posiadanie nie jest jedynie czczą formalnością. To realne ułatwienie w codziennym prowadzeniu działalności. W warunkach postępującej cyfryzacji brak takiego narzędzia oznacza niepotrzebne komplikacje.
