KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadza jednolite zasady dokumentowania sprzedaży. W związku z tym faktury będą funkcjonować wyłącznie w formie cyfrowej. Braki formalne powodują, że faktura nie wywołuje skutków podatkowych. Przedsiębiorca musi więc zwracać uwagę na każdy element danych; dotyczy to zarówno numeru, jak i danych nabywcy oraz kontrahenta.
Faktura w KSeF a wymogi formalne
Błędy w dokumentach sprzedażowych są naturalnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Niewłaściwa liczba pozycji, źle wskazana cena albo pomyłka w opisie usługi to sytuacje dość powszechne. Dotychczas, przy fakturach papierowych lub w formacie PDF, rozwiązanie problemu było nieskomplikowane, ponieważ:
- taki dokument odkładano,
- kontaktowano się z wystawcą,
- oczekiwano na korektę lub nową fakturę.
W realiach Krajowego Systemu e-Faktur mechanizm ten zmienia się diametralnie i wymusza zupełnie inne podejście.
Treść art. 106e ustawy o VAT nie zmienia się wraz z wprowadzeniem KSeF. Faktura nadal musi zawierać określone elementy, w tym np. opis transakcji, unikalny numer, stawki VAT itp.
Błędy formalne mogą dotyczyć np.:
- numeru NIP,
- danych adresowych,
- stawek podatkowych.
Faktura z brakami może nie zostać przesłana do KSeF. System KSeF odrzuca dokument niespełniający wymagań technicznych. Taka faktura zostaje uznana za niewystawioną. Podatnik nie może jej odliczyć ani ująć w rozliczeniu.
Brak numeru NIP to błąd krytyczny
Szczególnym przypadkiem jest brak numeru NIP. Faktura bez NIP nie może zostać poprawnie zidentyfikowana w Krajowym Systemie e-Faktur, ponieważ KSeF nie nada jej numeru identyfikacyjnego. Wystawienie faktury w takim kształcie jest zatem nieskuteczne, a dokument nie pojawi się w obrocie podatkowym. Niestety, nie ma możliwości, aby korygować taką e-fakturę. Jedynym rozwiązaniem jest ponowne wystawienie dokumentu sprzedażowego oraz przesłanie go do KSeF.
Błędny NIP oraz dane nabywcy na fakturze
Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o błędny NIP lub nieprawidłowy adres nabywcy. Taki błąd formalny nie blokuje systemu KSeF. Faktura zostaje przyjęta i otrzymuje numer identyfikacyjny. Można ją korygować zgodnie z zasadami ustawy o VAT.
| Warto wiedzieć Korekta pozwala naprawić pomyłkę rachunkową i formalną. |
Faktura korygująca w systemie KSeF
Fakturę korygującą trzeba wystawić w odpowiedniej formie. Trzeba mieć na uwadze, że z punktu widzenia KSeF korekta również przybiera postać faktury ustrukturyzowanej. Dokument musi zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną. Bez tego numeru system KSeF nie powiąże ze sobą faktury pierwotnej oraz wtórnej. Wystawienie faktury korygującej jest możliwe np. w przypadku błędu w:
- nazwie usługi,
- kwocie netto,
- danych formalnych.
Korekta może mieć charakter in minus lub zwiększający podstawy opodatkowania. Wszystko zależy od rodzaju pomyłki.
Ograniczenia korekty błędnego NIP nabywcy
Faktura ustrukturyzowana ma jednak swoje ograniczenia. System KSeF nie pozwala technicznie skorygować błędnego NIP nabywcy. Taki błąd wymaga szczególnej procedury, ponieważ podatnik musi wystawić fakturę korygującą zerującą pierwotny dokument. Następnie należy wystawić nową fakturę z prawidłowym NIP; oba dokumenty trzeba przesłać do KSeF. W efekcie w systemie pojawiają się trzy pliki.
| Warto wiedzieć W tym momencie pojawiają się potencjalne trudności. Ponieważ faktura została już zapisana w systemie, ewentualny konflikt z kontrahentem staje się widoczny dla administracji skarbowej. Błędna faktura w KSeF, pozostawiona bez korekty, może skutkować poważnymi konsekwencjami, takimi jak nieprawidłowe odliczenie VAT albo zaniżenie bądź zawyżenie kosztów w KPiR lub w księgach rachunkowych spółki. |
Likwidacja not korygujących od 2026 roku
Mamy dla was kolejną ważną informację, jeśli chodzi o zmiany w 2026 roku. Mianowicie, uchylony został art. 106k ustawy o VAT:
„1. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą„
Nota korygująca nie będzie już stosowana w obrocie prawnym. Nabywca nie może zatem wystawić noty, nawet poza KSeF. Jedynym dokumentem pozostanie faktura korygująca. Zmiana ma charakter systemowy i obejmuje wszystkich podatników.
Podsumowanie
Każda pomyłka formalna ma realne skutki podatkowe; nie inaczej jest w przypadku dokumentów wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur. KSeF wprowadza jednolite zasady wystawiania e-faktur i wzmacnia znaczenie poprawności formalnej dokumentów. Błędy, w tym np. takie jak brak NIP-u, powodują uznanie faktury za niewystawioną. Błędne dane nabywcy można korygować wyłącznie fakturą korygującą; nie stosuje się już not.
