Dokumenty księgowe podlegają sztywnym zasadom, które determinują m.in. ich graniczne, nieprzekraczalne terminy wystawienia. Faktury VAT należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano sprzedaży towaru, czy usługi. Ta ogólna zasada nie jest jednak uniwersalna, bo faktyczny czas na wystawienie faktury zależy od różnych czynników. Na właściwy termin wystawienia faktury VAT wskazują odpowiednie przepisy. Sprawdź, kiedy wystawić fakturę za usługę lub towar zgodnie z ich treścią!
Kiedy wystawić fakturę za usługę lub towar?
Obowiązek wystawienia faktury VAT, zarówno normalnie opodatkowanej, jak i zwolnionej z podatku od towarów i usług, zachodzi, gdy:
- dokona się sprzedaży lub dostawy towarów na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Dotyczy to także sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju;
- dokona się tzw. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, do której odnosi się specyficzny typ faktury, który opisywaliśmy w artykule faktura wdt;
- wyświadczy się usługę na rzecz innego płatnika podatku czy osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- podatnik otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem czynności wskazanych w powyższych punktach. Płatność nie może dotyczyć natomiast wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, wobec których obowiązek podatkowy powstaje dopiero w chwili wystawienia dokumentu sprzedaży w postaci faktury.
Dopuszcza się także możliwość wcześniejszego wystawienia faktury VAT. Przepisy określają natomiast, kiedy wystawić fakturę za usługę lub towar najwcześniej. Można to zrobić na maksymalnie 60 dni przed dostawą zamówionego towaru, wykonaniem usługi, czy zapłatą. Reguła ta obwiązuje niezależnie od tego, czy ta ostatnia dotyczy całej kwoty, czy jedynie jej części.
Termin wystawienia faktury VAT – zasada ogólna
Z treści art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT wynika, że fakturę należy wystawić najpóźniej 15-ego dnia miesiąca, który nastąpi po wydaniu lub dostarczeniu towaru, czy wykonaniu usługi. Przekładając tę regułę na ułatwiający zobrazowanie sposobu jej działania przykład, jeśli chce się rozliczyć usługę wykonaną np. 10 listopada, czas na wystawienie faktury za jej wykonanie mija 15 grudnia.
UWAGA: Jeśli data wystawienia faktury przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, np. niedzielę czy święto narodowe, terminy wystawienia faktury VAT nie ulegają żadnym zmianom! O dziwo, Ustawodawca nie widzi żadnych przeszkód w tym, by faktury VAT były sporządzane i wystawiane w dni świąteczne, czy inne określone jako wolne od pracy. Warto zatem pamiętać o konieczności wystawienia faktur jeszcze przed weekendami.
Standardowy termin wystawienia faktury VAT obowiązuje w odniesieniu do większości rodzajów faktur w obrocie gospodarczym. Należą do nich także faktury zaliczkowe, czy też te wystawiane na życzenie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – o ile z żądaniem wystawienia faktury wystąpiły przed ostatnim dniem miesiąca, w którym skorzystały z usług lub dokonały zakupu towaru. O terminach wystawiania takich faktur piszemy nieco więcej w komplementarnych artykułach:
W kontekście daty wystawienia faktury warto dodać, że nie jest konieczne rozliczanie każdej usługi, czy towaru na osobnej fakturze. Dopuszcza się możliwość wystawienia faktury zbiorczej (za cały miesiąc), o ile usługi czy towary zostały sprzedane temu samemu klientowi. To dobra wiadomość dla osób, którym zależy na ograniczeniu liczby dokumentów podlegających rozliczeniu u księgowej.
Inne terminy wystawienia faktury VAT – wyjątki od reguły
Przepisy przewidują kilka sytuacji, w których termin wystawienia faktury VAT różni się od sugerowanego w treści art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT. W przypadku ich wystąpienia, czas na wystawienie faktury wynosi kolejno:
- 30 dni od dnia zakończenia prac, gdy faktura ma dotyczyć usług budowlanych lub remontowych;
- 60 dni od dnia wydania towaru, gdy faktura ma dotyczyć sprzedaży książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) i/LUB przypadku niezwrócenia opakowania objętego kaucją, jeśli w umowie nie ma określonego terminu jego zwrotu;
- 90 dni od dnia wykonania czynności, gdy faktura ma dotyczyć usługi polegającej na druku książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00);
- 120 dni od pierwszego dnia wydania towarów, w przypadku, gdy faktura ma dotyczyć sprzedaży wydawnictw;
- 15 dni od momentu, w którym osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury, jeśli nie zrobiła tego przed 30 dniem miesiąca, w którym skorzystała z usług lub dokonała zakupu towarów, które będą nią objęte;
- 7 dni od terminu zwrotu opakowania określonego w umowie – w przypadku, gdy nabywca nie zwróci opakowania objętego kaucją w terminie wskazanym w umowie.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury
Najkrótszy czas na wystawienie faktury obowiązuje w przypadku sprzedaży energii i innych mediów, usług abonamentowych, czy usług z zakresu najmu. Termin wystawienia faktury za takie usługi upływa w dniu zapłaty za ich świadczenie w poprzednim miesiącu kalendarzowym. Innymi słowy, jeśli termin zapłaty np. za energię elektryczną mija 10 listopada, jest to też ostatni dzień, w którym należy wystawić fakturę za dostawę energii w październiku.
Wystawienie faktury po terminie
Wszelkie wątpliwości, jeśli chodzi o to, co należy robić w przypadku wystawienia faktury VAT po terminie, znajdziesz w treści artykułu poświęconego temu zagadnieniu.
