Warunki i termin wystawienia faktury do paragonu 

Obowiązek wystawienia faktury VAT dotyczy podatników, którzy sprzedają towary i świadczą usługi na rzecz innych płatników podatku. Praktycznie, w obrocie gospodarczym funkcjonuje także tzw. faktura imienna (do paragonu), która jeszcze kilka lat temu mogła być wystawiona na żądanie każdej osoby fizycznej okazującej paragon dokumentujący dokonany przez nią zakup. Warunki, jak również termin wystawienia faktury do paragonu wyglądają w świetle aktualnie obowiązujących przepisów nieco inaczej. Jak? Sprawdź!

Kiedy wystawia się fakturę do paragonu? 

Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z tego względu, wystawianie faktury do paragonu nie ma charakteru bezwzględnie obligatoryjnego. Obowiązek wystawienia faktury VAT do paragonu zachodzi jedynie, gdy sprzedawca lub usługodawca spotka się z wyraźnym żądaniem jej wystawienia ze strony nabywcy. 

Obowiązkowy NIP na paragonie, do którego będzie wystawiana faktura

Warto w tym miejscu podkreślić, że żądanie wystawienia faktury do paragonu nie determinuje jeszcze obowiązku jej sporządzenia. Od stycznia 2020 roku, nie wolno wystawiać faktur VAT do paragonów, na których nie został wskazany Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy. Oznacza to, że jeśli sprzedaż została udokumentowana na paragonie fiskalnym, a konsument nie podał NIPu przy nabijaniu towaru na kasę, faktury do tego paragonu bezwzględnie nie wolno wystawić. Należy odmówić jej wystawienia nawet, jeśli konsument zgłosi się z takim żądaniem. 

Termin wystawienia faktury do paragonu 2024

Jeśli na paragonie fiskalnym widnieje NIP nabywcy warunkujący możliwość wystawiania faktury imiennej, podatnika obowiązują ogólne terminy wystawienia faktury VAT. Zgodnie z przepisami, fakturę do paragonu należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym nastąpiła sprzedaż towarów lub usług. Ten termin wystawienia faktury imiennej obowiązuje tylko, jeśli konsument zażądał wystawienia faktury do paragonu w tym samym miesiącu, w którym dokonał zakupu towaru, czy skorzystał z usługi. Taka data wystawienia faktury do paragonu obowiązuje też w przypadku, gdy sprzedawca sam chce sporządzić fakturę, bez wyraźnego żądania ze strony kupującego.

Ile wstecz można wystawić fakturę na podstawie paragonu? 

Jeśli natomiast konsument zgłosi się z żądaniem później, termin wystawienia faktury do paragonu przeniesie się na 15. dzień kolejnego miesiąca po tym, w którym wystosował owe żądanie. Warto przy tym wspomnieć, że czas na żądanie wystawienia faktury do paragonu z NIP wynosi 3 miesiące liczone od ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonał zakupu. Jeżeli więc osoba fizyczna zgłosi się po fakturę do paragonu po upływie tego czasu, podatnik nie może już przystać na żądanie jej wystawienia. 

Najlepszy czas wystawienia faktury imiennej 

W praktyce, faktury do paragonów z NIP traktuje się podobnie, jak zwyczajne faktury VAT. Jeśli przy nabijaniu usług czy towarów na kasę fiskalną otrzymuje się do wpisania NIP nabywcy, oznacza to prawdopodobnie, że konsument będzie chciał otrzymać fakturę. Najczęściej więc pyta się o nią od razu, nie czekając, aż zbliży się termin wystawienia faktury do paragonu. Nie trzeba wtedy martwić się, że termin wystawienia faktury imiennej na żądanie konsumenta minie, a jego niedopełnienie zostanie zgłoszone.

Wystawianie faktur do paragonów w programie

Termin wystawienia faktury do paragonu z NIP na żądanie konsumenta przedłuża się w praktyce do nawet 3 miesięcy od chwili, w której dokonał on zakupu towaru lub usługi. Tak długi czas na wystawienie faktury do paragonu sprawia, że łatwo o tym zapomnieć. Warto więc wystawiać faktury do paragonów odpowiednio wcześniej, najlepiej jeszcze w dniu dokonania sprzedaży. Zadanie to znacząco ułatwiają nowoczesne programy komputerowe do fakturowania takie jak Faktura VAT 2024. 

Po integracji z kasą fiskalną online i odpowiednim ustawieniu, narzędzie automatycznie wykrywa paragony z numerami NIP, sporządzając do nich odpowiednie faktury. Dokumenty należy jedynie uzupełnić pozostałymi danymi, jakie poda sprzedawcy konsument niosący się z zamiarem wystosowania żądania wystawienia faktury do paragonu, a następnie wydrukować.

To nieoceniona pomoc, szczególnie dla sprzedawców internetowych. Osobom zajmującym się e-commerce warto też wspomnieć, że program księgowy Faktura VAT 2024 posiada integracje z systemami sprzedaży (WooCommerce, PrestaShop), czy marketplace’ami (np. Allegro), dzięki którym automatycznie pobiera dane dotyczące kwot transakcji czy kupujących. 

Wystawiaj faktury do paragonów i inne dokumenty księgowe w programie Faktura VAT 2024 – możesz przetestować go przez 30 dni całkowicie za darmo!