W niektórych przypadkach, sprzedawca ma prawo oczekiwać od kupującego przedpłaty na poczet realizacji usługi, czy dostawy towaru. Tego typu przedpłata, nazywana też zaliczką albo zadatkiem (UWAGA: jest różnica!), powinna być rozliczona na dokumencie znanym jako faktura zaliczkowa. Kiedy wystawić fakturę zaliczkową i czy zawsze trzeba to robić? Sprawdź, kiedy faktura zaliczkowa jest konieczna oraz jaki jest termin wystawienia faktury zaliczkowej zgodny z obowiązującymi przepisami.
Faktura za zaliczkę a obowiązek podatkowy
Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów czy wyświadczenia usługi, wiąże się z koniecznością dopełnienia obowiązku podatkowego w obszarze VAT. Z tego względu, po odnotowaniu takiej przedpłaty (czy to na koncie, czy w gotówce), konieczne okazuje się wystawienie faktury VAT znanej jako faktura zaliczkowa. Kiedy wystawić taką fakturę? Sprawdźmy, co mówią na ten temat przepisy.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa traktowana jest na równi z każdą inną fakturą VAT. Oznacza to, że termin wystawienia faktury zaliczkowej przypada na 15. dzień miesiąca następującego po tym, w którym odnotowano przedpłatę w postaci zaliczki za towar czy usługę. Innymi słowy, jeśli podatnik otrzymał od kupującego zaliczkę na przykład 4 października, odnoszącą się do niej fakturę zaliczkową musi wystawić najpóźniej 15 listopada.
Faktura zaliczkowa z terminem płatności
Czasem zdarza się jednak, że sprzedawca czy usługodawca wybiera wcześniejsze wystawienie faktury zaliczkowej. Przepisy dopuszczają bowiem możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi, czy otrzymaniem płatności lub zaliczki na ich poczet. Należy mieć jednak na względzie, że taka faktura zaliczkowa z terminem płatności dla odbiorcy, może być wystawiona maksymalnie 60 dni przed:
- faktycznym dniem wpłaty zaliczki (terminem jej płatności);
- rzeczywistym dniem sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
Kiedy faktura zaliczkowa nie jest potrzebna?
Teoretycznie, fakturę zaliczkową należy wystawić każdorazowo, gdy otrzyma się przedpłatę na poczet wykonania usług czy sprzedaży towarów nią objętymi. Praktycznie, wprowadzone w 2023 roku zmiany w przepisach podatkowych umożliwiły rezygnację z wystawiania faktury zaliczkowej w niektórych, z góry określonych przypadkach. Jakich? Kiedy faktura zaliczkowa nie jest konieczna?
Faktura zaliczkowa i końcowa w tym samym miesiącu
Zgodnie z najnowszymi przepisami, faktury zaliczkowej wystawiać nie trzeba, gdy zaliczkę za towar czy usługę otrzymało się w tym samym miesiącu, w którym zakończyło się świadczenie usługi. czy dokonało sprzedaży towaru. W takiej sytuacji można wystawić jedynie fakturę końcową uwzględniającą wpłaconą przez kontrahenta zaliczkę. Jest to wygodne rozwiązanie, które pozwala ograniczyć liczbę generowanych i rozliczanych dokumentów.
Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić?
Kiedy faktura zaliczkowa jest konieczna, najlepiej wystawić ją w dniu otrzymania zaliczki. Taki termin wystawienia faktury zaliczkowej umożliwi odbiorcy szybsze przekazanie dokumentu do rozliczenia w księgowości. Wystawiając fakturę zaliczkową tego samego dnia, którego otrzymało się przedpłatę, zmniejsza się także ryzyko przegapienia terminu wystawienia faktury. O skutkach tego typu błędu i możliwych rozwiązaniach piszemy więcej poniżej oraz w artykule .
Brak faktury zaliczkowej – konsekwencje
Brak faktury zaliczkowej może prowadzić do postawienia zarzutu dokonania czynu zabronionego z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z jego brzmieniem, niewystawienie faktury (także zaliczkowej), odmowa jej wystawienia, czy też wystawienie w sposób wadliwy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. By zapobiec nałożeniu takiej kary, należy dokonać korekty zeznań podatkowych i faktury, dla której nie została wystawiona faktura zaliczkowa.
Warto więc pamiętać, kiedy faktura zaliczkowa musi być wystawiona i pilnować, by została sporządzona jeszcze zanim minie termin wystawienia faktury zaliczkowej. Dobrze mieć też na uwadze, że Urząd Skarbowy może ukarać podatnika nie tylko za niewystawienie takiej faktury, ale także np. pominięcie którychś z jej elementów (np. oznaczenia “faktura zaliczkowa”). Z tego względu, przy wystawianiu faktur, najlepiej korzystać z programów takich jak Faktura 2024, które minimalizują ryzyko popełnienia przy tym błędów.
Podsumowanie zasad wystawiania faktur zaliczkowych
Jeśli podatnik otrzymał zaliczkę czy przedpłatę na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi, które zostaną sprzedane w kolejnym miesiącu następującym po otrzymaniu przedpłaty, musi wystawić kupującemu podmiotowi dokument znany jako faktura zaliczkowa. Kiedy wystawić tego typu fakturę?
Ustawodawca zakłada, że można to zrobić do 15. dnia kolejnego miesiąca następującego po przedpłacie. Nalepiej zrobić to w dniu jej otrzymania. Pozwoli to uchronić się przed przegapieniem terminu wystawienia faktury, a zarazem uniknąć przykrych konsekwencji. Tym bardziej, że mogą obejmować one nie tylko konieczność korekty faktur i zeznań, ale też nałożenie dotkliwych kar finansowych.
