Wystawienie faktury po terminie – konsekwencje i rozwiązania

Wystawienie faktury VAT po terminie może skutkować wystosowaniem zarzutu działania na szkodę Skarbu Państwa i nałożeniem kary podatkowej lub grzywny. W momencie, w którym podatnik orientuje się, że minął już czas na sporządzenie faktury, powinien niezwłocznie zabrać się do działania, by zapobiec przykrym konsekwencjom karno-skarbowym. Czego nie można, a co należy zrobić, gdy minie termin wystawienia faktury VAT? Sprawdźmy.

Termin wystawienia faktury VAT a obowiązek podatkowy  

Faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług, wystawia się zazwyczaj niezwłocznie po dokonaniu transakcji – jeśli jest to oczywiście możliwe. Rzeczywisty termin wystawienia faktury VAT mija, w większości przypadków, 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano sprzedaży. W niektórych, szczegółowo opisanych w podlinkowanym artykule sytuacjach, termin wystawienia faktury VAT jest krótszy lub dłuższy.

Niezależnie od tego, jakiemu terminowi wystawienia podlega faktura VAT, w przypadku wskazania w deklaracji za miesiąc, w którym dokonano sprzedaży, wystawienie faktury po terminie nie powinno powodować konsekwencji podatkowych. Nie będzie przynajmniej skutkowało koniecznością korekty zeznania VAT. Korekta byłaby niezbędna, gdyby spóźniona faktura nie została uwzględniona w JPK.

Spóźniona faktura a data powstania obowiązku podatkowego 

W przypadku faktury po terminie zakłada się, że obowiązek podatkowy wyznacza nie data jej wystawienia, a termin ustawowy. Jeśli podatnik miał czas na wystawienie faktury do 15. lipca, a wystawił ją 17 lipca, obowiązek podatkowy powstaje 15 lipca. Jeżeli zaś nie jest określony w Ustawie o VAT, za datę jego powstania przyjmuje się termin płatności faktury. 

Wystawienie faktury VAT po terminie – konsekwencje karno-skarbowe

Wystawienie faktury VAT po terminie może nie rodzić konsekwencji na gruncie VAT. Nie oznacza to jednak, że nie wiąże się z tymi karno-skarbowymi. W zasadzie, w przypadku opóźnionej faktury VAT można mieć do czynienia z jednym z trzech scenariuszy:

• nieprawidłowe rozliczenie podatku VAT. Gdy wystawienie faktury po terminie będzie skutkowało zaniżeniem zobowiązania, zawyżeniem zwrotu lub kwoty do przeniesienia na kolejny okres rozliczeniowy, organ podatkowy może zastosować sankcję w wysokości 30% powstałego zawyżenia lub zaniżenia. 
• art. 54 Kodeksu karno-skarbowego. Gdy nieujawnienie przedmiotu lub podstawy opodatkowania będzie miało znamiona celowego i naraziło Skarb Państwa na uszczuplenie w podatku, podatnik może otrzymać karę grzywny do 720 stawek dziennych.
• art. 62 § 1 Kodeksu karno skarbowego. Wystawienie faktury po terminie w przypadku rozliczenia jej w deklaracji podatkowej i pliku JPK 7, może być z kolei uznane za wadliwe sporządzanie faktur podlegające karze grzywny do 180 stawek dziennych. 

Stawka dzienna kks od lipca 2023

Wysokość stawki dziennej za wykroczenia i przestępstwa z Kodeksu Karno-Skarbowego, zależy od kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę Jej ostatniej aktualizacji dokonano 1 lipca 2023 roku. Wysokość stawki dziennej ustalono na:

• stawka dzienna (SD) minimalna (1/30 × 3600 PLN) – 120 PLN
• stawka dzienna (SD) maksymalna (120 PLN × 400) – 48 000 PLN
• grzywna minimalna (10 SD × 120 PLN) – 1200 PLN
• grzywna maksymalna (720 SD × 48 000 PLN) – 33 560 400 PLN

Faktura z datą wsteczną 

Wydawałoby się, że najlepszym rozwiązaniem, zastępującym poniekąd wystawienie faktury po terminie, jest umieszczenie na niej wcześniejszej daty wystawienia. Niestety, taka faktura z datą wsteczną nie rozwiązuje problemu. Może doprowadzić nawet do gorszych konsekwencji, niż samo wystawienie faktury VAT po terminie. Dlaczego?

Ponieważ bezwzględnie nie wolno podawać daty sprzedaży i/lub wystawienia dokumentu niezgodnej ze stanem rzeczywistym! Urząd Skarbowy, który nakryje podatnika na takim działaniu, naliczy mu najwyższą karę finansową przewidzianą dla podmiotu działającego celowo i na szkodę Skarbu Państwa, czyli 570 stawek dziennych (68 400 zł)

Przesunięcia daty sprzedaży wstecz nie można też często dokonać, np. z uwagi na to, że transakcja została zarejestrowana na kasie fiskalnej. Podobnie jest zresztą z datą wystawienia faktury. W większości programów, z jakich korzystają podatnicy, jest ustawiana automatycznie i nie można przesunąć jej do tyłu.

Niedługo, wystawianie faktur z wstecznymi datami sprzedaży czy sporządzenia, nie będzie w ogóle możliwe ze względu na obowiązek ich rozliczania przez KSeF. W Krajowym Systemie e-Faktur, wszystkie dokumenty będą rejestrowane online w czasie rzeczywistym.

Obowiązkowy KSeF obejmie wszystkich podatników (także korzystających ze zwolnienia, czy nieprowadzących firm) już na początku 2025 roku. Warto wcześniej zaopatrzyć się w program do fakturowania zgodny z KSeF taki jak faktura VAT 2024.

Korekta daty wystawienia faktury wzór

W przypadku wystawienia dokumentu z błędną datą, np. literówką powodującą zmianę w dacie wystawienia faktury, należy dokonać korekty faktury. Korekta daty wystawienia faktury może rodzić zmiany w obszarze VAT, dlatego nie można jej dokonać przy pomocy noty korygującej. W przypadku, gdy korekta na fakturze dotyczy wartości sprzedaży, daty wystawienia, czy daty sprzedaży, należy wystawić tzw. fakturę korygującą.

Jak widać, wystawienie faktury po terminie może wiązać się z przykrymi konsekwencjami – nie tylko administracyjnymi, ale też natury karno-skarbowej. W sytuacji przegapienia daty wystawienia faktury, nie należy też zmieniać tej daty, ani kombinować z przesuwaniem daty sprzedaży. Najrozsądniej jest jak najszybciej wystawić fakturę i sprawdzić, czy została rozliczona w deklaracji US i VAT. Jeśli nie, najlepiej dokonać korekty tych deklaracji. Tylko w ten sposób można uniknąć konsekwencji . Te jednak i tak mogą się pojawić, gdy urząd postanowi potraktować sprawę w surowy sposób.